淺析檔案信息化的開發利用

馬玉敏

[摘 要] 檔案部門是企業各種信息資源的儲存中心，檔案信息化建設構成企業信息化的重要組成部分，為企業在競爭激烈的環境中提供著不可替代的檔案資料信息，尤其是在企業技術和企業文化發展中發揮著重要作用。本文就檔案信息化的建設和重要性進行了簡要論述。

[關鍵詞] 檔案管理；信息化；開發

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 18. 074

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）18- 0122- 01

1 檔案信息化的重要性

企業檔案記錄著企業在生產經營和管理方面各項活動的，綜合了企業各項資源，包括人（人事檔案）、財（會計檔案）、物（有形資產和無形資產），構成了企業重要的特殊資源，是企業信息中最主要、最基本的信息。它在企業經營活動中包含著企業方針、戰略等方面的政策信息，產品、設備、基建等工程及改造方面的技術信息，以及有關人才培養和人才信息，還有會計核算信息，企業發展史料信息等。這些信息除在本企業提供利用、產生效益外，它還具有交流轉讓作用，使檔案有了增值價值，由此可見，檔案信息在企業的競爭發展中提供著基礎管管理功能和信息利用功能，對其進行信息化有益于提高檔案的管理和利用。

2 檔案信息化的開發利用

現代化企業，尤其是大中型現代化企業，利用信息化建設提高檔案的有效管理和有效利用是一項值得思考和研究的課題。隨著經濟競爭的日益激烈，檔案信息也應轉變其管理思維，利用現代化手段改善傳統管理方式，建立企業檔案信息網絡，可大大提高其檔案信息的利用價值。

2.1 檔案信息化的總體規劃

做好檔案信息化必須加強企業檔案的基礎管理工作，完善業務標準體系，檔案信息化結合與企業信息化同步發展，充分考慮檔案管理和利用的基礎功能，設計開發電子化檔案管理和利用系統，使其具備收集整編、數據管理、檢索瀏覽、借閱管理、統計匯總、權限設置、安全保密和系統維護等功能。

2.2 檔案信息化的開發利用

（1）制定檔案信息化的原則和標準。根據企業檔案的實際情況，制定符合本企業要求數字化原則和標準，為檔案資料管理和利用的現代化、標準化、規范化及信息資源的共享打下良好基礎；制定檔案信息化的管理和利用制度，保證數字檔案信息管理系統運行安全、可靠；制定檔案信息保密制度，保護檔案信息和信息產品的知識產權，防止泄露企業技術和商業機密。

（2）實施數字化檔案內容。企業根據檔案保管和利用的實際需要，有選擇、有順序地實施數字化。按照企業或國家相關的技術標準開展檔案數字化、電子文件歸檔、數據庫建設和檔案網站管理等工作，確保數字檔案資源格式統一、數據規范、長期可讀、便于共享，把檔案信息資源開發利用工作納入科學化、規范化發展軌道，健全檔案數據備份和災難恢復機制。

（3）提升檔案信息的編研工作：從深層次開發利用檔案信息資源的高級形式。檔案所載信息存在著零散、不成系統的現象，要使其成為具有針對性、系統性、時效性的檔案信息，必須進行多次深加工，以便為利用者提供優質服務，提高檔案信息利用率。編研過程中，要注意選題的針對性、內容的適應性和供給的時效性。

（4）開發和建設企業檔案信息網絡。根據本企業檔案特點，設計和調整檔案信息欄目和功能模塊，利用網絡加強檔案管理，以最快的速度提供檔案利用的時效性；根據保存的檔案分類和性質，進行權限設置，檔案信息分為公開和非公開的類型，通過使用權限設置加強檔案的保密性；設計利用統計功能，提供分析和計算利用檔案的效益的數據依據。總之，利用網絡技術提高檔案信息的易用性、有效性，形成檔案信息化的規模效益。

3 檔案信息化建設過程中出現的問題

3.1 檔案信息化意識不足

在一些企業，甚至大中型企業，檔案的重視程度不夠，導致檔案信息化建設緩慢。首先，表現最明顯的就是大量的檔案仍舊是紙制化，無電子版，難以形成檔案信息的數量化和規模化，構建企業檔案的數據庫；其次，企業檔案管理仍然是“被動”管理為主，服務手段滯后，服務意向簡單，檔案信息利用率低。在信息時代飛速發展中，檔案工作應由“被動”改為“主動”的管理模式，豐富可利用檔案信息化內容，擴展收集和提供檔案途徑，提高檔案的利用率，加快檔案信息化建設的速度。

3.2 專業化人員不足

以往傳統的檔案工作多是由專業的檔案人員管理，從事的是傳統的收集、整理、保管和利用工作。而如今檔案信息化建設對檔案人員的要求越來越高。信息化的檔案管理人員應是復合型的人才，不僅具有檔案專業知識，掌握檔案理論方法，還要具備信息分析研究技巧及信息處理能力，具有一定的計算機和外語水平，從而形成一支精通專業、結構合理、勇于開拓的檔案信息人才隊伍，只有這樣才能使企業檔案信息化建設在企業信息化建設中發揮其獨特的功能。在進行檔案人員配備時，不僅要考慮現在，還應考慮今后的發展，在抓好現有檔案人員隊伍的改造和更新的同時，為今后優化檔案信息工作培養有后期檔案人員。

3.3 企業各部門與檔案部門銜接性較差

檔案信息化建設離不開企業各部門的參與和支持，他們是利用檔案信息化的重要使用者，檔案信息化應增加檔案網絡的互動性、參與性，變用戶的被動使用為主動的參與，使每個用戶都成為檔案信息化建設的一分子。不斷提高檔案信息化的可操作性，提高網絡信息質量，加速檔案網絡集群建設，搭建各級檔案信息平臺，提高檔案信息的共享性。