醫(yī)院HIS系統(tǒng)下的內(nèi)部控制

張永慧

[摘 要] 隨著我國(guó)醫(yī)藥衛(wèi)生體制的不斷改革，大部分醫(yī)院為了提高醫(yī)院內(nèi)部管理的工作效率，都采用了現(xiàn)代化HIS系統(tǒng)。但由于各種原因，醫(yī)院HIS系統(tǒng)下的內(nèi)部控制還存在許多的問(wèn)題與漏洞，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院管理水平的提升。本文從醫(yī)院HIS系統(tǒng)出發(fā)，提出了醫(yī)院在HIS系統(tǒng)中為完善內(nèi)部控制采取的各種措施，從而有效彌補(bǔ)內(nèi)部控制中的各種漏洞，為社會(huì)提供更好的醫(yī)療服務(wù)。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院；HIS系統(tǒng)；內(nèi)部控制

[中圖分類(lèi)號(hào)] F239.45 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）15- 0012- 02

近年來(lái)，HIS系統(tǒng)已在金壇市醫(yī)療機(jī)構(gòu)中得到了廣泛應(yīng)用，在衛(wèi)生信息化建設(shè)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，受到醫(yī)院管理人員的青睞。在HIS系統(tǒng)中，建立授權(quán)管理程序是醫(yī)院內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，完善醫(yī)院內(nèi)部控制程序是醫(yī)院管理的重點(diǎn)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)和內(nèi)部審計(jì)部門(mén)的事后監(jiān)督則是醫(yī)院管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，同時(shí)還要注意加強(qiáng)各種內(nèi)部控制措施之間的互相銜接與互相制約，形成全程、全方位立體防護(hù)網(wǎng)絡(luò)，可以有效保障醫(yī)院資產(chǎn)的安全完整。

1 HIS系統(tǒng)授權(quán)管理程序是醫(yī)院內(nèi)部控制的基礎(chǔ)

按照“不相容職務(wù)分離控制”要求，計(jì)算機(jī)中心負(fù)責(zé)建立、完善HIS系統(tǒng)權(quán)限管理子系統(tǒng)，各類(lèi)人員的權(quán)限由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一管理，未經(jīng)授權(quán)任何人不得接觸該系統(tǒng)；收費(fèi)項(xiàng)目增減與價(jià)格調(diào)整、病區(qū)醫(yī)囑執(zhí)行、住院記賬與退費(fèi)、現(xiàn)金收款與統(tǒng)計(jì)報(bào)表、藥品入庫(kù)出庫(kù)等權(quán)限分別由不同科室、人員負(fù)責(zé)，不同類(lèi)別人員的權(quán)限各不相同，從而形成不同部門(mén)和不同崗位之間的相互牽制；嚴(yán)格各類(lèi)人員登錄、退出HIS系統(tǒng)的管理程序，操作人員離崗應(yīng)隨時(shí)退出程序，對(duì)于離職人員應(yīng)及時(shí)注銷(xiāo)其操作權(quán)限，防止不法人員利用他人登錄號(hào)進(jìn)行違規(guī)操作。

2 完善內(nèi)部控制是醫(yī)院管理的重點(diǎn)

建立健全醫(yī)院內(nèi)部控制制度是醫(yī)院管理的重點(diǎn)，需要把握好以下環(huán)節(jié)。

2.1 嚴(yán)格收費(fèi)處現(xiàn)金收支管理

（1）由專(zhuān)人負(fù)責(zé)現(xiàn)金收支。從現(xiàn)金的收入、結(jié)算退款，到解繳銀行均由專(zhuān)人管理，其他人員不得接觸現(xiàn)金，這樣既可以最大限度縮小接觸現(xiàn)金人員范圍，又可明確現(xiàn)金的責(zé)任界限，防止多人經(jīng)手現(xiàn)金，責(zé)任不明現(xiàn)象。集中管理現(xiàn)金是確保醫(yī)院收費(fèi)處門(mén)診、住院收入管理安全有效的方法之一。

（2）報(bào)表與現(xiàn)金崗位職責(zé)分開(kāi)。將現(xiàn)金收支與日?qǐng)?bào)表崗位分離，可以起到互相制約作用，有效防止現(xiàn)金舞弊。

（3）日清日結(jié)。收款員每天下班前將現(xiàn)金繳存銀行，現(xiàn)金繳款單與每日?qǐng)?bào)表逐日?qǐng)?bào)送財(cái)務(wù)部門(mén)審核。

（4）定期輪崗制度。現(xiàn)金與報(bào)表崗位必須定期輪流，輪崗時(shí)要辦理全面交接手續(xù)，周轉(zhuǎn)金、票據(jù)、印章等一并交接。

2.2 規(guī)范日常記賬行為

醫(yī)療收費(fèi)價(jià)格應(yīng)由醫(yī)院物價(jià)部門(mén)統(tǒng)一在HIS系統(tǒng)中設(shè)定，藥品價(jià)格則由藥劑部門(mén)按照政策核定，記賬人員只能按照HIS系統(tǒng)中的價(jià)格執(zhí)行醫(yī)囑、記賬，不得增減、更改或套用其他項(xiàng)目收費(fèi)，做到應(yīng)收盡收。

許多醫(yī)院將日常治療記賬收費(fèi)權(quán)限下放到病區(qū)，由醫(yī)護(hù)人員執(zhí)行醫(yī)囑時(shí)直接記賬收費(fèi)，因此住院記賬部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)病區(qū)收費(fèi)情況進(jìn)行復(fù)核。每天給患者打印“日清單”，讓患者參與監(jiān)督，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，同時(shí)取得患者的信任。

2.3 完善退費(fèi)內(nèi)部牽制制度

完善記賬處與病區(qū)醫(yī)護(hù)人員、藥房和醫(yī)技科室之間相互牽制制度。已經(jīng)確認(rèn)的收費(fèi)項(xiàng)目，如發(fā)生一般的退費(fèi)，必須提供收費(fèi)的相關(guān)證明和書(shū)面憑證，詳細(xì)說(shuō)明退費(fèi)原因、項(xiàng)目和金額，得到相關(guān)科室、人員的反向確認(rèn)方可辦理；對(duì)大額退費(fèi)則實(shí)行授權(quán)審批制度，規(guī)定各級(jí)人員審批退費(fèi)額度權(quán)限，超過(guò)限額的須經(jīng)上級(jí)人員審批，防止化整為零的分解退費(fèi)行為，這樣可有效堵塞漏洞，避免形形色色違規(guī)退費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生；醫(yī)院要建立減免、助困等授權(quán)審批制度，住院記賬處只能按照具備審批權(quán)限者批準(zhǔn)后的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不得擅自擴(kuò)大范圍或提高標(biāo)準(zhǔn)；在HIS系統(tǒng)中長(zhǎng)期保存退費(fèi)、減免的操作日志以備審核。

2.4 強(qiáng)化患者欠費(fèi)管理

公立醫(yī)院應(yīng)當(dāng)發(fā)揚(yáng)人道主義精神，把搶救患者的生命放在首位，但在現(xiàn)行醫(yī)院補(bǔ)償機(jī)制下，醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)利益必須依法得到維護(hù)。為防止惡意欠費(fèi)現(xiàn)象，在不影響病人正常治療的前提下，醫(yī)院應(yīng)在HIS系統(tǒng)中針對(duì)各類(lèi)不同病人分別設(shè)置最高欠費(fèi)限額，如果超過(guò)限額，記賬人員應(yīng)及時(shí)通知病人繳費(fèi)，若未按時(shí)繳費(fèi)，則應(yīng)限制或暫停其記賬，臨床和醫(yī)技科室應(yīng)堅(jiān)持先記賬后治療、檢查的原則；對(duì)死亡病人，應(yīng)結(jié)算費(fèi)用后方可予以辦理相關(guān)手續(xù)，因?yàn)樗劳霾∪饲焚M(fèi)居醫(yī)院各類(lèi)欠費(fèi)、逃費(fèi)中首位，而且一旦產(chǎn)生欠費(fèi)往往很難追回，給醫(yī)院帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失；確實(shí)無(wú)法收回的欠費(fèi)，應(yīng)履行必要的審批程序后核銷(xiāo)；建立經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核制度，把欠費(fèi)納入經(jīng)濟(jì)考核指標(biāo)體系中，可增強(qiáng)相關(guān)科室的責(zé)任意識(shí)，促使大家共同努力控制欠費(fèi)。

2.5 加強(qiáng)各類(lèi)應(yīng)用人員職業(yè)道德教育和技能培訓(xùn)

首先，嚴(yán)把收費(fèi)人員進(jìn)入關(guān)，對(duì)收費(fèi)人員進(jìn)行經(jīng)濟(jì)背景調(diào)查。那些曾經(jīng)出現(xiàn)過(guò)經(jīng)濟(jì)問(wèn)題、道德修養(yǎng)水平不高、個(gè)人或家庭面臨經(jīng)濟(jì)壓力的人員不適合從事收費(fèi)崗位工作，已在崗的應(yīng)及時(shí)調(diào)離，不能及時(shí)調(diào)整的則應(yīng)加強(qiáng)防范措施。其次，教育收費(fèi)人員樹(shù)立正確的價(jià)值觀和良好的職業(yè)道德，增強(qiáng)自身“免疫力”，經(jīng)得起金錢(qián)的考驗(yàn)。第三，加強(qiáng)收費(fèi)人員崗位技能培訓(xùn)，提高服務(wù)技能和效率。對(duì)于藥房、藥庫(kù)人員也應(yīng)加強(qiáng)教育與篩選，雖然有相互牽制制度，但定期輪崗、定期職業(yè)道德教育還是必不可少的。

2.6 堅(jiān)持收費(fèi)處、藥房、藥庫(kù)、庫(kù)存物資處的內(nèi)部抽查制度

主要檢查各處內(nèi)部控制措施是否得到有效落實(shí)。可以組織互相檢查，也可以指派專(zhuān)人抽查。醫(yī)院重點(diǎn)科室的內(nèi)部抽查是一種自律性的、日常性的檢查，是“事中”的監(jiān)督，可以及時(shí)、有效發(fā)現(xiàn)收入管理中存在的缺陷，是其他檢查所無(wú)法替代的，必須長(zhǎng)期堅(jiān)持。

3 加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門(mén)的監(jiān)督是關(guān)鍵

財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)職的稽核人員以加強(qiáng)對(duì)門(mén)診收入、住院收入、藥庫(kù)房的監(jiān)控，逐日審核住院現(xiàn)金收費(fèi)人員每天報(bào)送的現(xiàn)金日?qǐng)?bào)表、預(yù)交金和收據(jù)的記賬聯(lián)、銀行繳款單，看報(bào)表數(shù)與銀行繳款單數(shù)是否一致；月末還應(yīng)與銀行對(duì)賬單核對(duì)，確保每一筆款項(xiàng)均已入醫(yī)院賬戶(hù)。如果憑證、手續(xù)不全，則應(yīng)退回記賬處補(bǔ)齊。定期、不定期盤(pán)點(diǎn)藥品、物資，做到賬實(shí)、賬賬、賬卡相符，如有短缺及時(shí)找出原因，做到責(zé)任到人。

要加強(qiáng)票據(jù)領(lǐng)用存銷(xiāo)管理。收費(fèi)票據(jù)應(yīng)由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)印制并設(shè)專(zhuān)人保管，收費(fèi)處領(lǐng)用，用后定期到財(cái)務(wù)部門(mén)銷(xiāo)號(hào)。財(cái)務(wù)部門(mén)要設(shè)立票據(jù)登記簿，并在HIS系統(tǒng)中設(shè)置票據(jù)的啟用、銷(xiāo)號(hào)功能，由票據(jù)管理人員負(fù)責(zé)控制。票據(jù)管理人員應(yīng)根據(jù)日?qǐng)?bào)表或收據(jù)存根聯(lián)銷(xiāo)號(hào)，發(fā)現(xiàn)跳號(hào)、斷號(hào)或聯(lián)次不齊的作廢票據(jù)要及時(shí)追查，防止空白收據(jù)流失或隱匿收入。

財(cái)務(wù)部門(mén)的監(jiān)督一定要注意時(shí)效性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。

4 內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督是最后的防線

內(nèi)部審計(jì)部門(mén)是獨(dú)立于收費(fèi)和財(cái)務(wù)部門(mén)的科室，內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督有著更強(qiáng)的獨(dú)立性，是醫(yī)院內(nèi)部控制中最后的、也是最重要的防線。

內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督的重點(diǎn)是對(duì)醫(yī)院內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)、實(shí)施的有效性進(jìn)行全面監(jiān)督檢查，對(duì)醫(yī)院管理流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，特別是不同環(huán)節(jié)之間的銜接點(diǎn)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，發(fā)現(xiàn)可能存在的控制缺陷，以進(jìn)一步改進(jìn)控制程序。

內(nèi)部審計(jì)部門(mén)要堅(jiān)持定期或不定期抽查住院收費(fèi)處現(xiàn)金、藥庫(kù)房藥品、后勤處物資的管理。現(xiàn)場(chǎng)盤(pán)存現(xiàn)金、藥品，看實(shí)有現(xiàn)金與藥品是否與HIS系統(tǒng)報(bào)表數(shù)相符，有沒(méi)有白條充抵現(xiàn)金、挪用現(xiàn)金等現(xiàn)象。現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn)要采取突擊抽查方式進(jìn)行，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)追查到銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)憑證和賬簿，確保現(xiàn)金流程安全性。

定期或不定期組織相關(guān)人員抽查病歷。結(jié)合住院費(fèi)用清單，必要時(shí)調(diào)閱原始收費(fèi)、記賬憑證進(jìn)行核查，醫(yī)技類(lèi)收費(fèi)項(xiàng)目還應(yīng)與報(bào)告單核對(duì)。一查是否存在有醫(yī)囑無(wú)收費(fèi)記錄現(xiàn)象，防止少收、漏收費(fèi)用；二查是否存在無(wú)醫(yī)囑有收費(fèi)記錄情況，防止錯(cuò)收、多收現(xiàn)象；三查物價(jià)政策落實(shí)和其他違規(guī)收費(fèi)情況。抽查結(jié)果要反饋到相關(guān)部門(mén)、科室，并與經(jīng)濟(jì)考核掛鉤。抽查病歷是一種綜合性的、“深度”監(jiān)督方法，雖然是“事后”監(jiān)督，但可以發(fā)現(xiàn)許多日常檢查中難以發(fā)現(xiàn)的深層次問(wèn)題，能夠有效地堵塞住院收費(fèi)和其他管理中的漏洞。

5 總 結(jié)

總而言之，完善健全的內(nèi)部控制制度對(duì)衛(wèi)生事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的意義。以上內(nèi)部控制的各種措施，使各系統(tǒng)機(jī)構(gòu)既互相銜接，又互相制約，事前、事中和事后控制相結(jié)合，形成全程、全方位立體防護(hù)網(wǎng)絡(luò)，可以有效地防止住院收費(fèi)中舞弊現(xiàn)象發(fā)生，保障住院收入的安全完整，從而提高衛(wèi)生事業(yè)單位的管理水平，促進(jìn)衛(wèi)生事業(yè)單位健康、穩(wěn)定發(fā)展。