面向電算管控崗位的信息化系統(tǒng)應(yīng)用探析

[摘 要] 實施會計信息化后，電算管控崗位主要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、監(jiān)督計算機(jī)及財務(wù)軟件系統(tǒng)的正常運行。圍繞其職責(zé)，以作為中小企業(yè)管理信息化主流軟件的用友T3與金蝶KIS專業(yè)版為對象，就系統(tǒng)與賬套管理環(huán)節(jié)進(jìn)行應(yīng)用差異對比分析。

[關(guān)鍵詞] 會計信息化；電算管控崗位；系統(tǒng)管理；用友；金蝶；差異

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 019

[中圖分類號] F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）16- 0028- 03

用友T3與金蝶KIS是正被中小企業(yè)廣泛采用的面向財務(wù)、購銷、倉存等多崗位管理的信息化系統(tǒng)。同時，用友T3還作為我國多個省份會計從業(yè)資格無紙化考試《會計電算化》科目的軟件藍(lán)本，而金蝶KIS也已連續(xù)多年作為江蘇省財會類專業(yè)對口單招考試《會計電算化》科目的指定考試軟件。筆者以用友T3與金蝶KIS專業(yè)版為例，圍繞電算主管身份，對系統(tǒng)管理、賬套管理的相關(guān)功能與典型操作進(jìn)行了對比分析。

1 電算管控崗位主導(dǎo)功能索引

用友T3與金蝶KIS專業(yè)版雖有類似的主要企業(yè)群，可以滿足大部分中小企業(yè)的管理應(yīng)用，但系統(tǒng)功能模塊與企業(yè)崗位應(yīng)用之間的對應(yīng)關(guān)系仍存在差異，其中涉及電算管控崗位的功能差異見表1。

2 系統(tǒng)登錄與管理

2.1 系統(tǒng)登錄

每次登錄系統(tǒng)，都必須進(jìn)行操作員身份的合法性檢查。【用友T3】存在兩個登錄口：系統(tǒng)管理與信息門戶。能夠登錄〖系統(tǒng)管理〗的用戶有兩類：系統(tǒng)管理員（admin，不可改）、賬套主管（demo，可新增）；能夠登錄〖信息門戶〗的用戶也有兩類：賬套主管（demo或新增的其他賬套主管）、非賬套主管級的一般用戶。在登錄〖系統(tǒng)管理〗時，執(zhí)行“系統(tǒng)→注冊”命令，注冊成功后方可啟動系統(tǒng)管理的相關(guān)功能。不同身份者的注冊信息有所不同，系統(tǒng)管理員只需錄入用戶名、密碼，賬套主管還需選擇所轄賬套、會計年度；在登錄〖信息門戶〗時，除了用戶名、密碼、賬套號、會計年度外，用戶還需設(shè)置操作日期。

【金蝶KIS專業(yè)版】只有一個登錄口，能夠登錄系統(tǒng)的用戶有兩類：系統(tǒng)管理員、一般用戶，但系統(tǒng)管理員不是唯一的用戶名，而是分別設(shè)置了兩個用戶名：外設(shè)賬號為admin、內(nèi)設(shè)賬號為manager，實則仍是三類用戶的身份劃分。登錄時，只允許以admin身份進(jìn)入〖賬套管理〗，也只允許以manager或非系統(tǒng)管理員級的一般用戶身份進(jìn)入“金蝶KIS專業(yè)版-主控臺”，不能交叉或互換。

2.2 系統(tǒng)管理

從理論上說，系統(tǒng)賦予的所有功能都會交由系統(tǒng)管理員來執(zhí)行，但此兩種軟件都存在不同程度上的限制。【用友T3】系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)的總體控制和維護(hù)，可以管理系統(tǒng)中所有賬套，賬套主管負(fù)責(zé)的則是所轄賬套的維護(hù)工作。系統(tǒng)管理員與賬套主管都有權(quán)使用系統(tǒng)、賬套、權(quán)限這3個菜單，但所能執(zhí)行的子命令不同。以“賬套”菜單為例，其中的建立、引入、輸出只供系統(tǒng)管理員使用，修改、啟用只供賬套主管使用，恢復(fù)、備份雖可供兩個身份使用，但操作涉及的賬套范圍不同，而新建年度賬、結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)等“年度賬”菜單僅由賬套主管可行。【金蝶KIS專業(yè)版】admin雖為系統(tǒng)管理員身份，卻只能對賬套行使建立、刪除、恢復(fù)、備份等操作，而打開某一賬套文件實施由會計主管兼任的審核記賬、數(shù)據(jù)分析、電算審查等功能則是系統(tǒng)管理員manager或新增的其他系統(tǒng)管理員身份可行的。

再者，由表1可見，〖系統(tǒng)管理〗較之〖賬套管理〗可供操作的菜單術(shù)語與功能也不盡相同。【用友T3】的〖系統(tǒng)管理〗配有單獨的“年度賬”菜單，可由賬套主管完成所選賬套的年度賬管理；“權(quán)限”菜單所能執(zhí)行的操作員及其權(quán)限設(shè)置在【金蝶KIS專業(yè)版】的〖賬套管理〗中沒有此類操作，需要由系統(tǒng)管理員manager進(jìn)入“金蝶KIS專業(yè)版-主控臺”，在〖基礎(chǔ)設(shè)置>用戶管理〗選項中通過新增用戶、權(quán)限管理才能完成。

3 賬套創(chuàng)建與管理

3.1 賬套創(chuàng)建

建立賬套是特定企業(yè)應(yīng)用電算化會計系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)，通過該操作可以建立一個符合本企業(yè)實際情況的賬套文件。【用友T3】以admin身份注冊進(jìn)入〖系統(tǒng)管理〗，執(zhí)行“賬套→建立”命令，打開“創(chuàng)建賬套”對話框。建賬過程由7個窗口以向?qū)问浇M成，包括：賬套信息、單位信息、核算類型、基礎(chǔ)信息、業(yè)務(wù)流程、分類編碼方案、數(shù)據(jù)精度定義。賬套號默認(rèn)由001開始，允許用戶在001～999之間自定義設(shè)置。在建賬中存貨、客戶、供應(yīng)商是否分類、有無外幣核算、分類編碼方案、數(shù)據(jù)精度都可以事先設(shè)定，且一旦設(shè)定，后續(xù)的基礎(chǔ)設(shè)置都必須遵循預(yù)設(shè)規(guī)則。

【金蝶KIS專業(yè)版】以admin身份進(jìn)入〖賬套管理〗，點擊〖新建〗按鈕或執(zhí)行“操作→新建賬套”命令，設(shè)置新賬套對應(yīng)參數(shù)的窗口只有一個，必填信息簡化為賬套號、賬套名稱、數(shù)據(jù)庫路徑、公司名稱。賬套號默認(rèn)表述為“AIS+時間序列數(shù)字串”，用戶可自定義數(shù)字串，但字符“AIS”不能刪除。關(guān)于用友建賬向?qū)е兴芏x的部分賬套參數(shù)，金蝶則要在以manager身份打開已成功創(chuàng)建的新賬套后再作設(shè)置。諸如：企業(yè)信息、單位性質(zhì)、記賬本位幣、會計期間、數(shù)據(jù)精度定義在〖基礎(chǔ)設(shè)置>系統(tǒng)參數(shù)〗選項中完成，其中會計期間在首次保存修改后不能再次改動；存貨、客戶、供應(yīng)商是否分類、分類編碼方案在金蝶建賬中無需事先設(shè)定，所包含的具體內(nèi)容在〖基礎(chǔ)設(shè)置>輔助資料或核算項目〗選項中直接錄入；如有外幣核算在〖基礎(chǔ)設(shè)置>幣別〗選項中直接進(jìn)行外幣設(shè)置；行業(yè)性質(zhì)在金蝶建賬中無法事先設(shè)定，也未提供勾選按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置會計科目的操作。

3.2 主功能模塊啟用

此兩種軟件都賦予了用戶對選用何種功能模塊的自定義權(quán)，也可以隨需定制自己的工作桌面。【用友T3】在賬套創(chuàng)建成功后，系統(tǒng)會隨即提示“是否立即啟用賬套”，點擊〖是〗可由admin身份一次性連貫完成建賬與賬套啟用；也可以在建賬時不進(jìn)行系統(tǒng)啟用，待到需要啟用時再以賬套主管身份注冊進(jìn)入系統(tǒng)管理，執(zhí)行“賬套→啟用”命令。在勾選所需啟用的功能模塊名稱后必須設(shè)置啟用會計期間，否則啟用無效。總賬系統(tǒng)啟用后，系統(tǒng)初始化與憑證錄入操作可以并行，但工資管理、固定資產(chǎn)子系統(tǒng)必須在首次使用時先進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)置與初始化，否則無法正常使用業(yè)務(wù)處理的各個常規(guī)功能項。

【金蝶KIS專業(yè)版】由manager身份打開已成功創(chuàng)建的新賬套，財務(wù)、出納、業(yè)務(wù)系統(tǒng)在〖基礎(chǔ)設(shè)置>系統(tǒng)參數(shù)〗選項中完成啟用年度與期間設(shè)置，但初始期間非必填項；執(zhí)行“系統(tǒng)→模塊自定義”命令可以針對不同權(quán)限等級的用戶勾選需要在主控臺顯示的主功能模塊。即便在主控臺顯示的子系統(tǒng)也并非可以直接使用，諸如應(yīng)收應(yīng)付、存貨核算、出納管理必須在完成初始化后方能啟用該系統(tǒng)的各項功能，而賬務(wù)處理子系統(tǒng)也只能啟用部分功能，在初始化完成前不得過賬。

3.3 賬套備份與恢復(fù)

出于安全性考慮，需要定期對賬套進(jìn)行備份。一旦原有的賬套毀壞，則可以通過賬套恢復(fù)功能將賬套備份文件加以恢復(fù)后使用。【用友T3】以admin身份注冊進(jìn)入〖系統(tǒng)管理〗，執(zhí)行“賬套→備份”命令，可以針對系統(tǒng)內(nèi)所有賬套執(zhí)行此操作，用戶可自定義備份路徑，備份成功后會生成兩個文件：UF2KAct.Lst與UFDATA.BA_，其中的UF2KAct.Lst日后可用作賬套恢復(fù)，該文件不能執(zhí)行重命名操作，否則在執(zhí)行“賬套→恢復(fù)”命令時，系統(tǒng)無法識別匹配文件。恢復(fù)時，將覆蓋賬套當(dāng)前的所有信息，將恢復(fù)后的賬套以相同賬套名存放在原有賬套路徑下。此外，還提供了只能以賬套主管身份執(zhí)行的“年度賬→備份（或恢復(fù)）”命令，針對所轄賬套的特定年度數(shù)據(jù)進(jìn)行備份與恢復(fù)操作。

【金蝶KIS專業(yè)版】以admin身份進(jìn)入〖賬套管理〗，選定所需備份賬套，執(zhí)行“操作→手動備份賬套”命令，用戶可自定義備份路徑與備份主文件名，備份成功后會生成兩個文件：*.bak和*.dbb，其中的*.dbb日后可用作賬套恢復(fù)。在恢復(fù)時，賬套號和名稱不允許同系統(tǒng)中已有賬套的名稱或編號重復(fù)，不會自動覆蓋原有賬套信息，只能恢復(fù)形成一個新的賬套。此外，還提供了“自動備份賬套”命令，通過設(shè)置備份方案，可以按要求在指定時間將賬套備份到指定路徑。

3.4 賬套修改與刪除

賬套新建后，允許用戶對建賬的部分信息進(jìn)行修改，也對不再使用的賬套提供了刪除功能。【用友T3】以賬套主管身份注冊進(jìn)入〖系統(tǒng)管理〗，執(zhí)行“賬套→修改”命令，但該修改操作對賬套號、啟用會計期間、記賬本位幣、企業(yè)類型無效。以admin身份執(zhí)行“賬套→備份”命令，勾選“刪除當(dāng)前輸出賬套”復(fù)選項可刪除賬套，但必須在完成賬套備份的同時方可刪除；以賬套主管身份執(zhí)行“年度賬→備份”命令，勾選“刪除當(dāng)前備份年度”復(fù)選項可刪除年度賬，但必須在完成年度賬備份的同時方可刪除，也可以執(zhí)行“年度賬→清空年度數(shù)據(jù)”命令，保留年度賬，只去除年度數(shù)據(jù)。

【金蝶KIS專業(yè)版】以admin身份進(jìn)入〖賬套管理〗，選定所需修改屬性的賬套，執(zhí)行“操作→屬性設(shè)置”命令，允許用戶修改賬套名稱。需要刪除賬套時，可以執(zhí)行“操作→刪除賬套”命令，但與用友不同的是系統(tǒng)也會給出是否要備份賬套的提示，但無論選擇〖是〗或〖否〗，賬套都可被刪除。相較而言，用友的刪除操作更具謹(jǐn)慎性。

4 操作員及其權(quán)限管理

操作員及其權(quán)限管理提供了按照預(yù)先設(shè)定的崗位分工進(jìn)行授權(quán)、分權(quán)功能，力求既避免無關(guān)人員對系統(tǒng)的操作，也對系統(tǒng)所含各子產(chǎn)品的操作進(jìn)行協(xié)調(diào)，以保證系統(tǒng)的安全與保密。

4.1 操作員設(shè)置

【用友T3】以admin身份注冊進(jìn)入〖系統(tǒng)管理〗，執(zhí)行“權(quán)限→操作員”命令，點擊〖增加〗按鈕，錄入新增用戶的編號、姓名、口令，即便系統(tǒng)內(nèi)不存在賬套也可以先進(jìn)行操作員設(shè)置，即允許先設(shè)人員后建賬套。admin有權(quán)設(shè)置操作員和賬套主管，而賬套主管只能設(shè)置所轄賬套操作員，但兩種身份都不能對用戶進(jìn)行崗位分組設(shè)置。用戶編號在整個系統(tǒng)中必須唯一，即便隸屬于不同賬套的用戶的編號也不能重復(fù)。工具欄設(shè)有單獨的〖修改〗按鈕，所設(shè)置的操作員一旦被引用，便不能被修改和刪除。

【金蝶KIS專業(yè)版】以manager身份打開指定賬套后，在〖基礎(chǔ)設(shè)置>用戶管理〗選項中可以增設(shè)操作員，但前提是系統(tǒng)內(nèi)已存在某一賬套，且該賬套已設(shè)置了會計期間、啟用期間和記賬本位幣，即必須先建賬套后配人員。該窗口上部為用戶名列表、下部為用戶組列表，點擊〖新建用戶〗按鈕，錄入新增操作員的姓名、密碼，無需設(shè)置編號；可以進(jìn)行用戶組設(shè)置，也可以針對用戶組進(jìn)行用戶成員的歸屬設(shè)置，但每個用戶在指定納入某一用戶組時必須也同時歸屬于users組，系統(tǒng)管理員組除manager外可增設(shè)其他成員。不單是manager，只要是歸屬于系統(tǒng)管理員組的用戶都有權(quán)限設(shè)置操作員，但此操作僅作用于正在運行的當(dāng)前賬套。工具欄沒有單獨的〖修改〗按鈕，只能通過雙擊用戶名進(jìn)入修改界面。所設(shè)置的操作員一旦被引用，雖不能被修改和刪除，但可以禁用賬號。

4.2 權(quán)限管理

【用友T3】以admin身份注冊進(jìn)入〖系統(tǒng)管理〗，執(zhí)行“權(quán)限→權(quán)限”命令，選擇相關(guān)的賬套和年度，可以直接將某一操作員設(shè)為賬套主管，并點擊〖是〗一鍵賦予其對應(yīng)賬套的所有權(quán)限。賦予系統(tǒng)管理員身份的用戶只能有一個，但一個賬套可以設(shè)定多個賬套主管。如需分崗分權(quán)，選擇某一用戶名，點擊〖增加〗按鈕，通過逐一雙擊進(jìn)行模塊大類授權(quán)與明細(xì)類授權(quán)，可將某些權(quán)限對象賦予該用戶。admin與賬套主管都有權(quán)分配操作員權(quán)限，但系統(tǒng)管理員可以指定或取消某一操作員為賬套主管，也可以對系統(tǒng)內(nèi)所有賬套的操作員進(jìn)行授權(quán)；賬套主管僅限于對所轄賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。

【金蝶KIS專業(yè)版】以manager身份打開指定賬套后，在〖基礎(chǔ)設(shè)置>用戶管理〗選項中，選擇某一用戶名，點擊〖權(quán)限管理〗按鈕，先勾選權(quán)限組，再通過〖高級〗進(jìn)入明細(xì)類權(quán)限復(fù)選設(shè)置以及單據(jù)授權(quán)范圍單選設(shè)置。一個賬套只能設(shè)置一個系統(tǒng)管理員組，但在系統(tǒng)管理員組內(nèi)可以增設(shè)多個系統(tǒng)管理員身份的用戶，系統(tǒng)管理員組的用戶無需點擊按鍵進(jìn)行授權(quán)即可自動擁有該賬套的所有權(quán)限。admin無權(quán)分配操作員權(quán)限，只有被列入系統(tǒng)管理員組的用戶有權(quán)分配操作員權(quán)限，但此操作同樣僅作用于正在運行的當(dāng)前賬套。此外，也可以通過〖全選〗無需逐一選擇即可一鍵賦予用戶所屬賬套相應(yīng)權(quán)限組內(nèi)的所有權(quán)限，還可以通過〖權(quán)限復(fù)制〗將某一用戶的權(quán)限復(fù)制給其他用戶。

主要參考文獻(xiàn)

[1]龔中華，何平.用友財務(wù)軟件培訓(xùn)教程[M].北京：人民郵電出版社，2009.

[2]歷麗，黃浩嵐，汪向國.財務(wù)軟件應(yīng)用教程[M].南京：南京大學(xué)出版社，2013.