企業后勤管理中的信息化應用

嚴俊

[摘 要] 后勤管理的信息化建設，是整個企業提升后勤管理與服務水平的重要保證。因此，信息化建設是企業發展的重要保障之一。本文對企業后勤信息化管理的作用、目標和特點作了分析，最后提出了開展后勤信息化建設的要點。

[關鍵詞] 后勤管理；信息化；體系構建

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 030

[中圖分類號] F272.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）16- 0048- 03

1 后勤信息化管理的重要作用

后勤是一個企業的支柱，企業的健康有序運營與后勤的支持密不可分。而信息化管理在時間與空間上都大大縮短了企業各項流程的時間，提高了管理效率。對于企業后勤業務，信息化管理同樣具有重要作用。

1.1 為公司運營提供更有效的物質保障

后勤在企業的整個價值鏈中是提供基礎設施和服務的環節。后勤工作做得是否到位在很大程度上影響著企業的運營效率。后勤管理在傳統的管理上，任何信息的傳遞都是靠工作人員進行，這樣不但浪費了工作的時間，有時甚至會耽誤一些大的事件。后勤管理引進信息化的管理手段，可以大大提高管理的速度與信息的傳遞效率，原有的管理方式已經不再適用于如今的現代化發展建設，高科技的引進不但使管理系統變得更加的完善，而且加快了信息的傳遞速度，提高了后勤管理單位的管理能力。通過加強后勤的信息化管理工作，既節省了企業單位人員的調度，又加快了信息在各部門之間的流通，能在最短的時間內提供充足的物質保證。后勤管理工作做得好，能夠使企業的領導放心，員工工作安心，企業穩定發展。

1.2 能有效提升企業的后勤管理的效率

后勤所管理的內容繁雜。后勤是整個企業的衣食父母，搞好衣、食、住、行、生、老、病、退的工作，是后勤管理部門最基礎的任務。對于很多企業，后勤涉及的業務流程很多，并且企業的人員數量較大。哪怕在一個數百人的企業中，涉及到每個人、每項業務的后勤內容，在處理時數據量是很大的。在傳統的管理上，后勤的管理手段主要是靠工作人員手工進行，這些工作人員花費大量的時間與精力在這些日常的后勤管理瑣事上，工作效率低下。在這個情況下，要做好后勤工作，必須要借助信息化的手段。引進幾臺先進的電腦設備，將所有員工的個人信息輸入到電腦中，只需要幾個工作人的管理就可以完成傳統任務中強大的工作量，既節省了人力資源的工作人員，又不耽誤其他的工作。使企業單位的人員能夠得到充分的利用。

1.3 進一步節約了后勤的各項成本支出

通過后勤信息化能有效提高對人員、財產、物品的利用率，節省了企業的支出，使職工的工作效率大幅度提高。如通過信息化建設，將每個工作人員的個人信息都輸入到電腦中，加快了后勤的管理工作，同時也避免了紙張的浪費與管理檔案人員的消耗，大大節省了企業單位的人員需求，減少了企業的支出。通過建立信息化的管理手段，使不同的部門之間都能進行聯系，引進先進的管理人才進行信息化管理，對員工進行信息化的培訓，精簡一些不需要的員工，減少企業單位的成本消耗。這樣即使是有一些緊急的文件需要傳遞，也能通過信息化的管道進行傳遞，而不需要再浪費人員，既縮短了時間也減少了工作量。后勤管理的效益對整個企業單位的進程都有很大的影響，實施信息化管理手段之后，提高了管理的效益，促進企業單位更好、更快的發展。

1.4 對企業后勤管理模式進行變革

在傳統的后勤管理模式下，后勤的指揮系統不是很完善，各部門之間的聯系不是很密切，信息交流也很差，最終導致信息的傳遞不及時或是傳遞的信息可能已經過時。通過對信息化網絡的應用，將分散在各地或是各部門的信息進行總體的處理，再及時分發到各地方或是各部門，大大節省了后勤管理的時間與人才消耗。對企業的后勤實行信息化的管理策略，將企業后勤所需要的所有信息都進行了融合，對于人員的管理與活動任務的分配，都有了很高的辦事效率，不再需要大量的員工才能完成，信息的傳遞也大大加快了速度。

2 后勤信息化管理的目標和特點

2.1 后勤信息化管理的目標

2.1.1 實現對企業后勤資源的動態控制

運動是絕對的，靜止是相對的，無靜止不變的事物。通過信息化手段，實現對企業各類后勤工作過程中，資源投入與產出的實時監控，把握資源情況，對企業后勤各項工作進行有效監控，及時發現問題，做出有效的調整。

2.1.2 實現后勤數據與企業管理數據的共享

后勤業務是企業整體業務中的一個環節，后勤的信息化建設應該與企業的整體數據進行共享，建立在企業整體的信息化規劃中，實現后勤的數據與其他管理數據庫、業務數據庫的聯動。同時，系統應能自動生成輔助數據、表單，數據邏輯關聯性強，支撐業務工作。

2.1.3 實現管理工作的制度化、規范化

后勤信息化建設要基于業務流程定義清晰，成果表達規范易于加工整理的基礎上，將業務的各項工作流程用信息化的手段進行固化，實現企業后勤業務管理工作的制度化和規范化。

2.2 后勤信息化管理的特點

（1）后勤信息化管理體系是一種全面的管理模式，它的內容涉及到信息化管理的諸多方面，既囊括了信息化管理從建設到實行，再到改進的整個過程，也囊括了與信息化管理有關的內容，比如建立信息化管理組織機構、完善企業的規章制度等，還包括在此基礎上的信息、資源與程序的管理。

（2）后勤信息化管理體系是一種過程的管理模式，它把與之相關的信息資源當作過程來進行管理，通過信息系統的循環處理，使企業的管理模式得到持續改進。

（3）后勤信息化管理體系是一種標準化的管理模式，它具備ISO 9000質量管理體系的特征，這種體系的文件也是標準化管理模式表現形式的一種，體系文件具有極高的權威性，所有人都必須按文件的要求去做。

（4）后勤信息化管理體系是一種開放的管理模式，通過對信息化體系的改進，就能論證出該體系是高效的理論方法，把這種高效的理論方法融入進該系統，從而實現體系自身的進一步完善。

3 后勤信息化管理的構建要點

3.1 企業領導高度重視

后勤管理的信息化不僅僅是技術層面的問題，更是一場向傳統觀念挑戰的革命，對陳舊的經營模式、業務流程及管理機制做大手術。要使后勤信息化管理順利實施，轉變觀念是首要任務，特別是企業領導者對后勤信息化管理的認識。只有企業的領導高度重視、果斷決策，才能有后勤信息化管理的成功。

在開展信息化建設時，公司內部人員的調整、機構的重組、管理方式的轉變、業務流程的創新等都會受到傳統意識的阻礙，這時候，假如沒有企業領導的重視與支持，這些變革就會變成一紙空文。

另外，在后勤信息化管理的初期階段，需要在系統中輸入大量的數據，還要隨時處理運行中產生的問題，巨大的工作量、枯燥的工作過程，就會導致工作人員消極怠工，這時候更需要企業領導的支持與鼓勵。

3.2 完善各項管理機制

標準化與規范化是企業信息化的基礎，而基礎管理工作的完備是信息化管理得以穩定運行的關鍵。基礎工作將會很大程度上影響到信息化的運行，會給企業帶來兩種截然相反的結果。

后勤信息化實施的過程，通俗地講就是用計算機來處理系統，把無數的信息輸入計算機，用計算機來嚴格控制整個運行過程中的資金流、物流、信息流及客戶關系等環節，一定要做到信息的標準化和規范化。

因此，要建立健全企業的各項管理制度，實行統一的計量和統計標準，因為計算機的系統是硬性的執行程序。企業要建立相應的制度，確保信息數據的及時性；要建立嚴格的審核制度，來確保原始數據的準確性和規范性，降低數據出錯率，這樣才會向企業領導者反饋正確的信息，以便領導做出科學的決策。

3.3 增強企業全員信息化意識

后勤信息化管理是一種綜合性極強的系統，它涉及到企業內部所有的人員。因此，信息化的順利實施需要企業各個崗位工作人員的共同參與，才能制訂出具有科學性、實用性、適合該企業發展要求的最優方案。

信息化管理的過程中，各流程與各終端的用戶使用最多，各流程的工作人員和用戶對系統的程序最熟悉，系統的效果直接決定他們的利益，他們能提出具有針對性的建議。因此，企業的信息化管理體系不是僅靠幾個人或者一個部門就能完成，它的運行需要企業全體員工的整體參與。基于此，必須增強企業全員信息化意識，這樣企業信息化管理才能在穩定、健康的軌道上運行。

4 結 語

隨著改革的深入發展，企業單位建立后勤信息化的管理對于企業的發展有很大的幫助。在開展信息化建設時，企業要明確后勤信息化建設的目標，梳理企業的業務流程，完善管理機制，才能使信息化工作有效提升企業的工作效率。

主要參考文獻

[1]楊蔚清. 建筑企業的信息化建設[J]. 江蘇建材，2010（4）.

[2]謝群. 建筑企業信息化建設探討[J]. 韶關學院學報，2009（6）.