新形式下的鄉鎮檔案管理建設

蔡愛新

摘 要：鄉鎮的檔案管理問題是一個比較值得研究的問題，鄉鎮的檔案是指一些在鄉鎮所發展的過程中所經歷的一些文字圖片以及聲像的資料，對于這些檔案的管理要給與足夠的認識，并可以從一定程度上提高關于鄉鎮的經濟發展水平。我國的新農村建設在不斷的進行著，在這個背景下關于鄉鎮的檔案管理模式是在不斷的創新和進步的。

關鍵字：鄉鎮檔案；新模式；數字化；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-10-00-02

自從改革開放以來，隨著經濟的快速發展和科學技術的進步，鄉鎮企業的檔案管理工作出現了一個上升的狀態，同時關于檔案的管理難度也在增加，在現在的鄉鎮檔案管理中體制比較落后，所以關于鄉鎮檔案管理的體制需要進行一下改革，關于鄉鎮企業的管理方法也需要進行創新，同時需要創建一個關于鄉鎮管理的新模式，這樣才能夠對鄉鎮檔案管理有一個新的認識和發展。

一、鄉鎮檔案管理中存在的問題

首先，在鄉鎮檔案管理中現有的檔案管理機構的設置并不完善，由于地方跟地方之間的貧富差距比較大，對于一些比較貧困的鄉鎮，他們的檔案管理工作幾乎都沒有人管，還有一種情況是由于低保障和低收入的狀態，這樣就會使人員的流動性比較大，從而導致工作不能夠完整的完成交接。但是對于一些比較有錢的鄉鎮，經濟發展比較迅速，檔案的資源比較充足，所以對于檔案的管理無從下手，這就會造成鄉鎮檔案的堆積，不便進行管理。管理制度的缺乏會造成工作人員不能充分認識自己的工作，也不能充分的認識自己的職責，進而導致檔案管理工作存在一定的不規范性，同時一些檔案管理工作的開展所需要的設施還不夠完善，從一定程度上影響檔案管理保存的完整性和長期性。

其次，隨著城市的不斷的進步和發展，一些鄉鎮和鄉鎮之間總是會出現重新的劃分和調整，通過重新劃分和調整以后的檔案管理工作，它的任務就會特別的繁多，同時相應的工作人員的職責也就改變了許多，但是由于檔案管理的相對落后不能夠很好的適應這些發展和變化，會造成檔案管理上的混亂。

最后，對于檔案管理來說，從事檔案管理的人員綜合素質都不夠高，他們沒有充分的認識到自己工作的重要性，就會造成檔案管理工作的混亂。所以說檔案管理人員的綜合素質決定著各項工作的開展，如果他們不能夠給與足夠的重視的話就會嚴重的影響到工作的效率以及質量。還有一些領導對于檔案管理的工作不能有一個正確的認識，即使鄉鎮的檔案管理對于鄉鎮經濟的發展水平來說具有一定的指導意義，但是有一些領導認為鄉鎮的檔案管理不能給當地帶來經濟作用，應該將更多的工作放到行政管理上，從而忽略了對鄉鎮檔案的管理。

二、創建鄉鎮檔案管理的新模式

（一）對現有的服務手段進行創新

對于鄉鎮的檔案管理來說，通過服務手段的創新能夠更好的適應檔案的管理工作，隨著科學技術的不斷進步和發展，原有的手工操練已經不能夠滿足鄉鎮的檔案管理了，在新的發展的背景下鄉鎮檔案的管理工作部門應該運用一種現代的管理技術來進行管理，數字化的管理就是一種好的管理方法。同時在新的形式發展下鄉鎮的管理部門應該重視檔案管理的網絡化建設，及時的把一些紙質版的文獻資料上傳到網上，這樣不僅能夠保證檔案資源的共享還能夠保證信息的完整性，并且還不容易丟失。用戶也可以通過電腦來查看一些重要的資料，從而發揮了檔案管理的實效性。

（二）對鄉鎮管理的服務內容進行創新

檔案管理的服務內容是針對相關的人員所開展的關于檔案管理工作的具體內容，所以說可以對服務的內容進行創新。創新的前提是具有實務性而不是空口而談，通過把檔案的管理和鄉鎮經濟的發展進行一個有效的結合，這樣就會提高鄉鎮的發展水平。對于檔案的管理來說，不僅要重視檔案的數量問題還應該，因為檔案資料的收集關系到鄉鎮的未來發展問題，所以在資料的選擇上應該關注一些對鄉鎮的政治改革具有影響力的資料，并且對資料進行分類管理，這樣才能夠保證關于檔案管理的質量問題還應該考慮到檔案的質量問題。隨著信息化的逐漸發展，檔案管理部門應該對一些現有的檔案進行深入的調查研究并且及時進行處理，將一些有效的檔案資料上傳到相關的部門，從一定程度上保證了鄉鎮資料的完整性同時也達到了資源的共享性。

（三）鄉鎮檔案的管理機構應該轉變服務模式

對于傳統的檔案管理來說是一種被服務的狀態，這樣的服務狀態嚴重的影響到了鄉鎮檔案管理工作的服務水平，隨著新形勢的逐漸發展和進步，鄉鎮檔案的管理應該轉變這種服務模式，從被動的服務模式轉變成主動的服務模式。同時對于檔案的管理工作需要及時了解檔案管理工作的開展并且深入到基層地區，對鄉鎮檔案的管理機構進行調整，積極主動的了解相關的檔案信息。

（四）鄉鎮檔案管理的人員應該轉變工作觀念

檔案的管理人員是開展鄉鎮檔案工作的主體，他們的工作態度和綜合素質對于檔案的管理來說是非常重要的。所以想要實現關于鄉鎮檔案管理的新模式就應該讓這些工作人員明白自身的工作態度，一定要認識到鄉鎮檔案管理的重要性，在具體的工作中可以根據自身的工作經驗對檔案管理模式不斷的進行轉變，把檔案管理工作從實體化轉變成信息化。通過在思想觀念上的不斷的轉變有效的促進檔案管理工作的更好的開展，并且在檔案管理人員工作的時期還要給他們提供一定的學習機會，通過各種培訓或者是知識講座，讓他們不斷的發展和進步，進一步的提高管理水平和綜合素質。

三、建設鄉鎮檔案的信息中心

（一）提高認識，形成合力

在開展鄉鎮檔案管理工作的時候，可以聯系鄉鎮管理檔案的工作實際需求，采用多種方式來進行實踐研究。通過開展一系列的教育活動，提高不同人群的認識水平。首先可以使廣大的干部和村民能夠認識到檔案信息在農業農村經濟跟社會中的地位以及作用，并且對檔案管理享受一定的權利和義務。其次可以讓鄉鎮黨政機關認識到鄉鎮檔案信息中心是機構的有機組成部分，能夠充分認識到把鄉鎮檔案管理納入到鄉鎮發展計劃是經濟管理考核的一部分。最后，讓鄉鎮的直屬機構以及企事業單位和上級的主觀部門能夠認識到檔案是國家和政黨的寶貴財富，一定要給與足夠的重視。

（二）領導重視，落實措施

作為鄉鎮黨政領導首先要形成一個共識，在這個前提下，通過把中心建設和檔案工作擺上日程，要明確一名領導分管指導以及幫助制定檔案的工作目標，同時能能夠協調各方面的工作關系，統籌落實各項措施，這樣可以為鄉鎮檔案事業的發展創造一個良好的氛圍并且能夠保證各項工作順利進行。其次，有效的解決檔案中心的基礎設施以及經費的來源，這是一個非常現實的問題，需要采取一些合理的措施，領導以及相關方面給與足夠的重視才能夠得到有效的解決。關于鄉鎮檔案中心的建設，需要許多必備的基礎設施，為了基礎設施的實現需要一些建設經費和活動經費，對于一些經濟條件不好的鄉鎮來說，可以從財政上給與一定的撥款。最后，對于鄉鎮檔案館的現代化建設要給與一定的重視，比如說可以建設一個標準化的庫房并且配備一些防火防盜等設備，同時還要優化檔案管理和保管的條件，把計算機作為一項輔助檔案管理的現代化建設技術，從而加大信息資源的開發利用的力度，更加有效實用的為鄉鎮的檔案管理服務。

（三）優化機能，強化服務

關于鄉鎮檔案實際需求著重從這幾個方面進行考慮，第一，通過調動工作人員的積極性，增加激勵機制，把個人的經濟利益和工作的表現掛鉤。作為檔案管理的主管部門以及鄉鎮領導機構要關心工作人員的政治成長、職稱評聘以及工作的福利待遇從而給他們提供一些外在的動力。第二，在鄉鎮中心都是新的機構新的人員，可以通過培訓來提高人員的素質并且加強業務的學習能力通過各種知識的培訓和實踐操作，讓工作人員盡快的進入角色。

四、使檔案管理逐漸向數字化發展

通過數字化來發展檔案管理是朝代的選擇，是一種順應潮流的必經之路。首先是進行人事分配，對檔案的工作人員進行工作的分配，明確各種工作的工作性質以及內容，并且建立好相應的數字化查詢的局域的網站，還可以建立查閱的授權途徑制作相應的授權指南。在建立好流水線的認識分配之后還要對檔案的資源進行數字化的采集。從庫房中把檔案的原件提出來之后就要對檔案進行錄入，通過利用類別編號和日期來進行分類，把基本信息錄完之后還要對材料進行掃描和電子處理，對所有錄入的檔案要建立數據庫這樣就可以方便以后進行調出和查閱，第二輪再由核對人員對檔案的原件和電腦上的數據進行核對確認。及時跟進檔案的錄入情況，并且按照工作量的大小進行相關的人事分配。在完成了基本的檔案的錄入和整理工作之后就可以基本上滿足日常的查詢需求了。檔案管理的數字化相對比傳統的檔案管理有著非常大的先進性，大大的提高了經濟效益并且減少了辦公的成本，提高了工作的效率，使檔案館變成了一個政府管理的信息控制中心。而且通過數字化的管理可以更好的保護檔案原件，對于一些歷史比較悠久并且非常重要的檔案資源可以進行有效的秘密保存，這樣就可以從一定程度上來保護檔案，防止檔案被篡改和偷竊以及燒毀等行為。

五、結語

檔案管理工作的有效開招可以提高鄉鎮的經濟發展水平，在建設社會主義新農村這個大背景下更要充分的發揮關于檔案資料的重要性和實效性。通過對檔案管理模式的創新進行研究，可以更好創建一個新型有效的檔案管理模式。