基于高校檔案利用障礙及對策分析

摘要：隨著高校辦學模式的不斷創新，高校信息化建設的不斷提升，人們對檔案管理意識和檔案利用意識也在不斷提高，對檔案需求也逐漸增強。最有效的利用方式就是借助網絡檔案信息便利性。對在使用中出現障礙，文章分析了高校檔案利用障礙，提出應對措施。

關鍵字：高校；檔案利用；應對措施

一、檔案利用障礙

（一）用不好

在開展檔案利用工作時，使用者常會因為自身不熟悉檔案，自身利用權力限制，不能充分表達出自我需求，從而給檔案利用工作順利開展帶來阻礙。檔案管理是檔案利用最基礎的工作，一直處于學校最默默無聞工作氛圍中，師生對檔案管理認識較少，甚至還不知道檔案機構存在。從檔案知識普及上看，高校檔案機構大多附屬黨政機關，沒有更多的業務自主權限，加之管理人員嚴重不足，忽視了對教職工及檔案管理人員檔案各類知識宣傳和培訓，使使用者不知道如何去查詢所需要的檔案。

（二）不好用

高校在教學實踐和各項工作開展中，匯集了大量的檔案，記載了大量的信息。有教學檔案、學籍檔案以及管理檔案等等。這些活動信息量較大，大多數歸檔形式仍比較原始，主要以紙質方式儲備下來。加之檔案信息化程度低，檢索方式比較落后，檔案不好用問題隨之出現。高校檔案建設也只是近10年的歷史，信息的傳播性和系統性都比較低，不像圖書館已發展的如此縝密和系統化。所以，在檔案利用過程中出現的不好用，也就源于高校檔案管理部門信息化意識薄弱，創新意識不強，檔案工作人員安于現狀，不愿意去接觸新的檔案管理技能和知識。另外，學校領導不夠重視，疏于對檔案建設的指導，甚至不聞不問，認為檔案管理安排幾個員工，收集收集，管理管理就可以，從而嚴重影響了學校信息化建設進程。隨著社會不斷發展，高校教學工作水平的不斷提高，檔案管理工作真真切切對高校建設有著至關重要的作用。

（三）無檔可用

在檔案工作管理過程中，有些高校的館藏單-性質制約了高校檔案的使用，從館藏上看，高校主要是基于行政類和黨群類的檔案為主，其他部門的檔案都是保存在學校相應的部門里，檔案管理沒有實現統一管理。還有些雖統一管理，但部門歸檔遲遲未歸，也嚴重影響了檔案的利用，因此，部門檔案管理質量良莠不齊，很難從整體上提升學校檔案工作水平，檔案收集工作就只能一直處于劣勢地位，最終導致高校檔案管理，無檔可用。

二、基于高校檔案利用分析

（一）變被動為主動，為檔案找用戶

高校檔案管理工作應該改變以往默默無聞的工作方式，要借助宣傳來提升工作者和檔案利用者信息的對稱性。從而引起人們對檔案管理的重視，引導更多的人來使用檔案。也可以使用校園門戶網站，使用展覽形式，圍繞檔案使用主題開展，使得利用者明確館藏內容，能夠享受到優質服務。同時，要對高校兼職人員進行培訓，讓兼職人員明確檔案利用。一些新進的師生，可以選擇單獨培訓方式進行。設置公開課，進行廣泛傳播，幫助使用者提升檔案查詢技能。

（二） 整合高校檔案資源

在制度上，可以向校領導匯報印發宣傳和專題報告，做好檔案法律知識宣傳工作，當整個單位都明確檔案管理相關規定，并且能夠根據高校實際情況，落實到具體的規章制度中。明確高校檔案管理原則，才使得工作開展有章可循。在硬件建設上，應該爭取獲得領導的關注和支持，在財力、物力以及人力投入。當工作層得到了響應和支撐，將加快檔案資源整合。檔案一定要分類放置好，從而提升檔案查找及翻閱的效率。

（三）積極開發檔案信息資源

從兩個方面開展檔案編制研究工作，一高校檔案機構要建立起一支專業素質高的編研隊伍。二是要充分發揮出高校人力資源的作用，最好是成立一支檔案監督隊伍。使得多個部門聯合、多個部門參與，組建出多種人才編研隊伍。人員在開展工作時，要扣緊學校發展主題，進行一次、兩次編研文獻時，還需要做好第三次文獻編研。要注重以往的編研成果，不斷創新，保障編研成果具有針對性、新穎性。另外，對編研成果的提升也是必須的。

三、探索現代化利用途徑

高校進行檔案管理時，在現代化設備利用途徑上，要積極開展各種方式的嘗試，借助傳真、電子郵件以及電話等方式提供檔案利用。很多高校建立起了數字檔案館，這給利用者帶來了很大便利，不會受到時空限制，可以實現多人同時使用。進行高校數字檔案管理建設，為利用者提供現代化的利用途徑。檔案管理機構需要做好檔案管理數字化建設和校內電子資源對接工作之外，還需要對數據庫建設不斷創新，使得數據庫建設更加有特點。高校應該選擇同校圖書館館藏類似資源，使得自我形成利用優勢。同時，高校檔案管理機構之間要做好合作，保障數字檔案資源得到共享。如同我國進行檔案管理時，可以借助英國檔案管理模式，根據歷史淵源、屬性以及地域等信息進行資源整合，做好內外檔案利用管理工作。

結束語

針對高校檔案存在的障礙問題進行研究，提出了檔案管理存在無檔可用、有檔難用障礙，并且深入分析障礙。從樹立檔案使用新理念，整合高校檔案著手，開發檔案資源等等方面，優化檔案管理，使得檔案管理更具針對性。

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（作者單位：西安醫學院）