運用現代信息平臺ERP提高企業集團預算控制水平

在現代激烈的市場競爭中，各企業集團為實現集團長遠戰略目標，追求價值（效益）最大化，優化集團資源配置等以適應千變萬化的市場環境，企業集團就必須要有一套科學的、強有力的，完備的，能覆蓋到企業集團生產、經營、建設和管理的各方面和各環節的運行機制與體系，全面預算控制體系就是其最好的內部管理手段。企業集團要建立現代企業制度，全面預算控制是其必然選擇。

一、樹立現代企業集團全面預算控制新理念：現代信息技術ERP控制理念

隨著我國現代IT業技術的飛速發展，計算機與網絡的普及為全面預算控制提供了一個良好的控制工具，全面預算控制與ERP技術結合是現代企業集團內部管理的必然趨勢。ERP系統對企業集團各項經濟活動所產生的信息，進行事中記錄與管理，為全面預算控制的開展提供了一個良好的信息平臺。ERP系統在我國現代企業集團中得到了越來越廣泛的應用，這為我國企業集團全面預算控制的完善、發展和應用創造了良好的條件。ERP是現代企業集團管理的重要手段之一，它能將企業集團的各種信息進行集成，將企業集團內部系統擴充到企業集團的外部，從而實現對企業集團戰略管理的全程監控。而以全面預算為核心的全面預算控制正是ERP事先計劃與事中控制、事后考評思想的重要實現手段。Wim A.Van指出，嚴格的全面預算控制將成為管理會計研究的又一個重要領域，有許多問題值得我們去研究，尤其是全面預算控制與ERP系統集成結合如何實現成本效益最低的功能。

傳統的全面預算控制工具已不能適應現代企業集團對全面預算控制的高要求。一方面在傳統全面預算控制工具中大部分企業都是借助簡單的辦公軟件EXCEL工具，在數據統計、報表編制、程序邏輯、會計數據鉤稽、統一預算表格等上可以滿足小型企業的要求，簡單適用且投入成本低，在進行預算控制時效果也非常好，然而對于大型企業集團來說，僅用EXCEL工具中的功能難以滿足企業集團經營管理的需求，這是由于在大型企業中，全面預算涉及的內容更廣、部門更多、預算指標之間的鉤稽關系也更為復雜。另一方面，傳統的全面預算的執行、控制、調整、分析和考評也不能做到及時與有效的反映到位。當經濟事項發生時，預算數據執行情況不能得到及時的、動態輸入與更新，從而無法按照各部門、各個崗位、乃至個人的具體預算標準進行實時控制。因此，運用現代ERP信息平臺可以做到預算數據執行的及時跟蹤與反映，使預算不是一種擺設，預算控制也能真正發揮作用。

根據以上所述企業集團在制定與實施全面預算時，應該利用現代信息技術，樹立以ERP信息平臺控制理念，全面開展與學習ERP信息技術，加強全面預算的編制、執行、監督、反饋與調整、結果考核。達到預算執行數據與各種情況反映及時、全面、準確，使企業集團決策層做出正確的決策，最終實現整個集團的戰略目標。運用ERP信息平臺進行全面預算控制時，應考慮以下三個方面的問題：

第一，加強內部組織機構的變革，提高企業效益。根據國外ERP多年的實踐經驗，ERP系統同時支持財務管理和會計處理功能，即當一項經濟業務發生時，我們企業相關人員將其錄入系統中，系統就會自動與會計總賬相聯系或其它系統相聯，進行恰當的信息處理，以至能及時產生相關財務信息或其它相關部門信息，各部門人員根據此信息做出分析，分析與比較是否超出預算，差異額是多少，產生的原因是什么，從而可以給決策者以快速的方式做出反映與應對措施，達到降低成本，控制成本，實現預算目標。要實現ERP實時控制與跟蹤，各部門就應該配備的相關崗位與職責是必須的，必須有一套完整的ERP實施方案與機制，負責培訓與具體操作，以真正實現ERP信息平臺操作的要求。

第二，對集團發生的具體經濟事項操作流程或限制范圍要有更為詳細規則。由于ERP信息平臺需要預先設置每個模塊具體操作細則，每個企業集團運營方式不同，對各經濟事項要求也各不相同，所以在上信息平臺前，需要就每個組織單元發生的業務制定一個詳細規則，所謂業務規則是指一項業務活動中所必須遵守的原則或規則，是對業務發生的限制范圍的規定，是業務人員處理一項業務的依據。在此基礎上，可以對預算、成本進行假定分析。以便減少日后由于員工理解上的差異而造成信息反映不真的現象。

第三，努力提高整個集團人員的綜合素質，加強信息技術的學習。如果企業集團高層管理人員僅僅關注是企業集團的戰略目標和日常事務的處理，而ERP系統的技術人員關注的又只是程序，雙方都只對各自領域里的知識熟悉，結果會造成高層管理人員與網絡系統技術開發與維護人員無法進行溝通與合作，會導致整個企業集團無法真正實現運用ERP系統進行控制，可能還會造成工作負擔。在這種狀況下，ERP信息平臺很快就會脫離管理人員的控制。所以集團不管是高層管理人員還是具體操作人員都必須有ERP理念，這樣在實現工作中才能真正發揮ERP信息平臺的作用，才能提高各級人員工作效率與質量，全面預算控制才能得到切實地實施。

二、現代信息平臺ERP基本概念與作用

ERP的概念是由美國加特納公司在90年代初首先提出來的。它是集財務、進銷存、制造、人力資源、設備維護和其他業務功能的管理系統等于一體的企業應用軟件系統。

自從ERP誕生的那天起，它就在全世界范圍內得到了迅速發展與普及，已經逐漸成為現代企業集團內部控制的重要工具之一。近些年來，國外的有很多專家和學者對其各個方面作了深入細致的理論研究。Robin·Poston、Severin· Grabsld（2001）認為，ERP系統能夠通過計算機自動化提高效率、降低成本，并能夠提供及時準確的企業集團所需信息以提高決策能力，研究表明ERP系統實施3年后才能顯露因已售商品成本比率的降低而帶來的企業集團績效的顯著攀升。RonaldR·Hafl、M·Miehale.Umble（2003）認為，ERP系統是較為復雜的信息系統，通過不斷實踐最終提出了成功實施ERP系統的關鍵因素、軟件選擇步驟以及系統實施過程。

ERP是一種新型的國際化管理模式，又是先進的計算機管理系統。是建立在現代信息技術基礎上，以系統論的管理思想為企業集團決策層及員工提供決策有效管理平臺。它將企業集團上下游客戶的需求及企業集團內部的生產制造流程與可利用的資源整合在一起，以提升企業集團的核心競爭力。其實質就是使整個企業集團實現信息化管理。反映了時代對企業集團合理進行資源優化配置，最大化地為社會創造財富的要求，成為企業集團在信息時代生存、發展的基石。ERP系統既是一個與信息技術結合的企業集團內部管理系統，又與現代管理思想相輔相成、相互作用的信息管理系統，它的實施不但改變了全面預算實施企業集團的內部環境，同時也對傳統預算控制產生了較為深遠的影響，具體表現有以下幾項：

第一，ERP系統為企業集團全面預算目一標的實現提供了保障。ERP系統加強了各與下屬成員企業或部門利益與集團整體利益的一致性，通過ERP系統數據庫的管理，保證了全面預算數據的一致性，解決了各部門信息不對稱的問題，減少了內部協調成本，保障總目標的實現。第二，ERP系統能夠提高企業集團全面預算控制的應變能力。傳統的預算控制受技術條件限制，不能迅速、準確、高質量、高效率的反映企業所需的信息要求。然而EPR系統是基于網絡技術的信息集成系統，可以達到跨地區、跨部門進行信息共享，以達到反映信息及時與準確，最大限度的提高了集團的應變能力與競爭力。第三，ERP系統能夠提高預算編制的準確性和差異分析的可靠性及預算結果考核公正性。ERP運行成功后，企業集團編制預算時可以很好的查詢其它部門或歷史數據，提高預算編制的質量與效率。同時也可以及時進行差異分析與調整不合理差異，保證預算執行結果的公正性。第四，ERP系統有利于全面預算控制的創新。運行系統后，傳統的全面預算控制不能再運行，這就需要新的全面預算控制模式與組織架構以適應預算控制的要求。這樣才有助于全面預算控制的高效、有序的運行，達到預算管理目標。

三、運用ERP編制與執行全面預算

ERP信息系統的全面預算控制系統主要包括三大塊，即預算控制的編制系統、控制系統以及考核系統。

預算控制的編制系統主要是為企業集團整體預算編制提供科學的依據，是對年初預算進行編制并定期調控動態預算數據進行管理的系統，其中包括的子系統主要有業務預算、資本預算、籌資預算、財務預算四大類；業務預算是指與企業集團日常經營活動有直接聯系的經營業務的各種預算，具體包括：銷售預算、生產預算、直接材料預算、直接人工預算、制造費用預算、產品成本預算、期間費用預算等，這些預算前后銜接，相互勾稽，既有實物量指標，又有價值量和時間量指標；財務預算作為全面預算體系中的最后環節，可以從價值方面總括地反映一個經營期內資本預算與業務預算的結果，亦稱為總預算，其余預算則相應稱為輔助預算，財務預算在預算控制體系中占有舉足輕重的地位。企業集團編制全面預算時一般按照先業務預算、資本預算、籌資預算，后財務預算的流程進行，并按照各預算執行單位所承擔經濟業務的類型及其責任權限，編制不同形式的財務預算，本文僅從生產型企業集團角度分析。以上全面預算的編制錄入完成后，ERP系統數據可以通過逐級授權方式以明確各下屬成員企業及各級操作人員權限以便更好的執行全面預算，且這一系統內部邏輯關系很強，更改其中一個數據，其它數據同時也可以進行調整，大大提高了數據計算的速度及準確性，另外數據調閱及各級審批時間較以前迅速，大大節省了通過紙質傳遞慢的時間，提高了效率，便于全面預算控制切實及時的執行。

考核系統主要功能是對預算目標的完成情況進行評價與考核，通過比對各ERP各業務子系統中實際執行情況與預算目標中的差異，可以進行分析與匯總，以掌握企業集團整個預算目標完成情況，各項考核目標的完成情況作為制定薪酬與獎勵計劃的最重要的依據參考。企業集團可以定期或不定期對預算執行情況進行分析，進行獎懲，以在過程中可以快速，最大的限度的保證實際預算執行不偏離既定目標，達到集團戰略目標。該系統可以快速的收集各方面的信息與資料，集團可以根據企業集團不同特點設置不同的考核指標，有財務層面的與非財務層面的，有定性與定量方面的等，目的就是充分挖掘企業集團內部存在的潛力。在執行過程中針對各項差異，各級管理部門可以提出相應的措施與建議，上報預算管理委員會研究決定。

運用信息平臺ERP系統后，帳務處理手續上也相對簡單與快速了，企業集團發生的每筆經濟業務都應錄入電腦相對應的會計科目，產生與其相關的各個科目的借貸關系，同時自動生成會計憑證，記錄所處理的各項業務，平衡借貸項關系。ERP系統把各個有可能發生的業務聯系在一起，有利于各業務模塊信息共享，如物流信息與資金流信息這個環節，當業務發生時，它可以實現了兩者的同步記錄和數據統一，改變以往資金信息落后于物流信息的狀況，實現了資金的事中控制和實時決策。企業集團編制全面預算時，主要是依據對未來市場的銷售預測，只有確定的了銷售預測，才能進行下一步的采購、生產等各項資源的合理配置。當生產出可用于銷售的資源后，運輸作業與銷售應該及時配合，以實現資源周轉順暢，銷售實現后，依據確定收款的時間收款，即完成整個營運周轉過程。在此過程中事前、事中控制環環相扣，任何環節出現問題都不能實現經營目標，更談不上達到企業集團戰略目標。因此，運行ERP系統執行全面預算控制在流程處理上與以往預算控制上存在一致性，但ERP系統優勢在于能將企業集團生產經營各經濟發生事項自動與各項業務對口部門相互銜接，且能快速、準確的反映各項經濟業務發生與預算之間的差異，有利于集團決策層對預算執行與控制程度的掌握，最終實現集團長遠戰略目標。

參考文獻：

[1]許本強，關于ERP系統下實施全面預算管理的探討.市場論壇，2009（10）

[2]汪家常，劉路冰.ERP理念透視與會計思維變革.管理世界，2002 （12）

[3]胡彬.ERP項目管理與實施.電子工業出版社，2004。

作者簡介：張君（1971-），女，注冊稅務師，會計師，現供職于神華新疆能源有限責任公司審計部，主要從事會計理論與實踐研究。

（作者單位：神華新疆能源有限責任公司）