中專學校教學檔案管理初探

【摘 要】中專學校教學檔案管理工作目前還存在著資金欠缺、宣傳力度不夠、部門之間缺乏溝通與協調、收集資料困難等問題。因此，提高教職工的檔案意識，提高檔案工作者的綜合素質，加強教學檔案的收集與整理，對于開發和利用檔案信息資源是十分重要的。

【關鍵詞】教學檔案 管理工作 信息資源

學校是培養四化建設人才的搖籃，又是科研的基地。歷史賦予學校的責任，決定了它與國家的興衰有著不可分割的聯系。鄧小平同志曾經說：“科技人才的培養，基礎在教育”。學校作為教育戰線的一個部分，在教學、科研及各項活動中，形成和積累的重要材料便是學校最寶貴的財富——檔案。

我們常說的教學檔案是指在教學管理和教學實踐過程中所形成的，對學校具有參考價值和憑證作用的文件材料，包括學校綜合管理、學科和實驗室建設、招生、學籍管理、課堂教學與教學實踐、畢業生工作、教材、教學研究等方面的文字材料和聲象載體。它是學校教學方面整體工作的記錄，經驗的總結，參考的依據。它能夠完整、準確、真實地反映教學管理的全過程，直接為教學活動服務，是教學工作的重要組成部分，是學校檔案工作的主體、核心和重點。科學、系統、規范的教學檔案對強化教學管理，促進教學改革，提高育人質量有著極其重要的作用。當然，目前的教學管理工作還存在著諸多問題：

收集資料困難。大多數教學、教研人員對教學管理工作認識不足。甚至對教學檔案的歸檔持抵觸態度。有的老師認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的，理應由自己來保管，怎么能夠交檔案部門呢？有的教學人員唯恐材料被移交，經檔案部門立卷、歸檔后，便被充公或以后想再利用將會帶來許多麻煩，還不如自己保管，平時取舍方便。

教學部門與檔案管理部門缺乏溝通與協調。大部分學校認為教學部門主要工作是教學，至于檔案收集、管理應由檔案部門去做，因此在部門規劃和工作制度中，很少涉及到此方面，即使收集到部分移交的文件材料，可能因為缺乏統一的可執行性標準，導致教學檔案管理、分類而缺乏系統性、關聯性。

資金缺乏，宣傳和管理力度難以到位，教學檔案無所適從，收集、立卷、整理、保管和提供利用等工作不能有效開展。

在實際工作中，如何改變工作中的不足之處，加強教學檔案的收集、立卷、整理、保管和提供利用呢？針對上述問題，本人談一下自己的看法：

轉變思想觀念，提高教職工的檔案意識和對教學檔案管理工作重要性的認識。學校的教學檔案是教學管理工作中不可缺少的重要環節，教學檔案對于正確評估辦學水平，研究教學及其管理規律，改進教學方法，提高教學質量，都有著十分重要的作用。因此，學校要切實重視教學檔案的重要性，除加強宣傳教學檔案在社會上取得的效益外，很大程度上取決于檔案在實際工作中發揮的效用，也就是說，只有當檔案發揮了作用，人們確實需要它的時候，它的重要性就會顯示出來，它的價值就得以實現。所以，從事教學檔案的工作人員應及時向教學部門提供教學檔案的歸檔范圍，定期到教學部門了解、檢查教學檔案的收集情況，宣傳檔案業務知識，逐步參與教學管理，成為教學工作的信息咨詢部門。

加強業務學習和職業道德修養，不斷提高檔案管理工作者的綜合素質。就目前檔案管理人員的工作素質而言，雖然相當一部分同志經過學校教育、自學考試、函授、檔案管理短期培訓，有了不同程度的提高，基本能勝任本職工作，但是，由于科學技術和信息產業的飛速發展，檔案手段的日益現代化，故檔案工作者要認識到自己不足的地方，利用一切機會充實自己，使自己開闊眼界，拓展思路，有所創新，跟上時代發展的步伐，掌握更多的理論技能和現代化管理技能。

注重教學檔案的收集與積累，建立科學、規范的管理目標和管理制度。在教學檔案管理工作中，首先，要制定明確的教學檔案目標管理標準，以廣東省教育廳《辦學水平等級評估指標體系》和市檔案局、市教委頒布的《廣州市中小學檔案管理工作規范》為依據，建立一套適用于本校的教學檔案管理制度，隨時收集有價值的教學文件材料，如我校檔案管理人員把優秀教師的教學講稿、教學經驗總結、優秀畢業論文、設計等收集成專題，通過直接開放、專題性檔案匯編、編制教學參考資料等多種途徑，以指導和規范學校的教學檔案工作。其次，要建立學校檔案工作網絡，確定各專、兼職檔案人員的崗位責任制。再者，制定目標管理標準考核制度，獎懲分明，獎優罰劣，實行有效的管理手段。

注重教學檔案信息資源的開發和利用。檔案的生命在于它的實用性。收集檔案的目的在于利用，如果不積極開展檔案的利用工作，只是把它鎖在鐵柜里，成為“死檔案“，就失去了它的使用價值。因此，檔案管理人員要主動參與管理活動，進行調查研究，及時了解和掌握各部門教學活動情況，主動為教學工作服務，為深化學校的各項改革提供信息。我校是于1991年改變了教學文件材料亂扔亂放，用時找不著，不用時又嫌礙事的狀況。經過近幾年的摸索，體會到教學檔案與文書檔案有明顯不同的特點：一是它集中來源于教學管理業務部門，特別是學校教師需要解決教學方面的某些問題或是領導處理問題要作的決策，檔案人員能及時提供利用；二是它大都是些無文號的教學文件材料，如學校梯隊建設、試卷分析、專業評估、課程評估、教師業務、師資隊伍建設等資料，都為查考和了解教學檔案管理奠定了基礎；三是它的形成時間是學年度。因此只有將教學檔案從文書檔案中分離出來，集中保管，才有利于保持它們的內在聯系。再就是，畢業生分配，用人單位往往需要通過檔案獲取畢業生的第一手資料，如學生成績總冊、學生獎勵、處分材料及其愛好、特長等都能提供參考利用。實踐證明，無論從管理上還是利用效果看，都比過去有了明顯提高，使教學檔案服務于教學建設，提高了教學檔案信息資源的開發和利用。

今后的幾點思考：一是檔案工作者要突出本學校的特點和特色。在檔案的收集、整理、利用和檔案開發中應注意總結本校的典型經驗和自己獨特的教學內容和教學方法，更好地運用教學檔案為學校各項工作服務。二是要更新知識結構。不斷提高教學檔案質量和管理水平，更新觀念，開拓視野，增強分析問題的能力，從而使學校的檔案管理逐步走向科學化、現代化。