中學檔案管理信息化建設的有效策略

摘要：隨著信息技術的高速發(fā)展和現(xiàn)代電子技術在學校教育中的廣泛應用，傳統(tǒng)的中學檔案管理模式已經(jīng)明顯滯后，遠遠無法滿足當前中學管理工作的要求，信息化成為發(fā)展的必然趨勢。如何建設中學檔案信息化管理模式，開創(chuàng)中學檔案管理新局面，成為學校和相關部門亟待研究與解決的重要問題。

關鍵詞：中學；檔案管理；信息化

加強中學檔案管理的信息化建設已成為時代發(fā)展的必然趨勢。如何更有效地利用和發(fā)揮電子信息技術在中學檔案管理中的功用，成為加快中學信息資源建設的重要課題，學校領導及檔案管理人員必須對此給予高度重視。

一、中學檔案管理現(xiàn)狀分析及問題歸納

1.管理理念滯后

據(jù)調查，中學檔案管理工作人員普遍年齡偏高，專業(yè)素質偏低，對中學檔案管理工作缺少創(chuàng)新和發(fā)展的熱情與積極性，于是出現(xiàn)了安于現(xiàn)狀、沿用傳統(tǒng)管理方式、缺少信息化的技術與動力等種種問題，嚴重制約著檔案管理信息化建設的進程。

2.基礎設施落后

若要推進中學檔案管理信息化建設的進程，必須投入一定數(shù)量的現(xiàn)代化電子設備。而事實是，由于領導不夠重視、經(jīng)費不足或教育主管部門的扶持力度欠缺等問題，很多中學對于檔案管理工作的投入嚴重不足，計算機、掃描儀以及檔案管理軟件等基礎設施都無法達到應有的標準，嚴重影響了信息化建設的順利進行。

3.專業(yè)管理人員匱乏

影響檔案管理信息化建設的另一大原因是專業(yè)人士的匱乏，不是由各類管理人員兼職代理就是由一些素質水平偏低的高齡人員任職，嚴重缺乏檔案專業(yè)知識和信息技術應用能力。作為學校領導層，務必要將檔案的信息化建設提上日程，加大重視程度，或者在校內培養(yǎng)檔案管理信息化人才，或者直接聘請具有這方面知識的老師到學校任職，才能最終滿足新時期的檔案管理信息化建設需求。

4.數(shù)字化程度偏低

檔案管理信息化建設的一個重要方向就是數(shù)字化。隨著中學辦學規(guī)模的擴大，檔案信息量也呈現(xiàn)爆炸式增長態(tài)勢，管理者的工作量也隨之加大，而傳統(tǒng)的人工管理模式已經(jīng)無法滿足需求。如今隨著大數(shù)據(jù)、云計算等技術的不斷發(fā)展，建立數(shù)字化管理機制必將為中學檔案管理信息化建設進程帶來飛躍式發(fā)展。但不少學校對數(shù)字化的理解還處于低級水平，認為只要把紙質信息輸進電腦中就是實現(xiàn)了數(shù)字化，對檔案的歸類和查閱等還停留在手工操作階段，無法達成真正的數(shù)字化。

二、中學檔案管理信息化建設的有效策略

為了適應現(xiàn)代化中學整體發(fā)展需求和檔案管理工作的數(shù)字化、智能化發(fā)展形勢，學校領導層及相關部門應從以下幾個方面入手來進行中學檔案管理的信息化建設：

1.建設專業(yè)的管理隊伍

檔案管理工作者的專業(yè)水平直接影響到信息化建設的進程，而傳統(tǒng)的檔案管理人員在信息化發(fā)展的大環(huán)境下，已經(jīng)很難承擔起相應的責任，不可避免地暴露出劣勢和不足。所以，建設專業(yè)的檔案管理隊伍，培養(yǎng)專業(yè)的信息化管理人才顯得尤為重要。對于數(shù)字化背景下檔案管理人才的培養(yǎng)，首先應從計算機與互聯(lián)網(wǎng)技能等方面入手，加強網(wǎng)絡管理技術，數(shù)據(jù)庫管理技術的訓練，同時加大檔案管理方面的知識灌輸。

2.引進先進的設備與技術

影響檔案管理信息化建設的另一大因素是設備與技術。傳統(tǒng)的檔案管理模式對設備與技術沒有太高的要求，但是信息化管理模式下的檔案管理卻離不開先進的設備與精良的技術。因此，學校需要制定相應的計劃，引進先進的技術和設備，確保檔案管理信息化建設的順利進行。

3.建立規(guī)范化、標準化的檔案管理制度

在中學檔案管理信息化建設的進程中，必須實現(xiàn)管理的規(guī)范化和標準化，建立完善的管理制度是學校管理層級檔案室的責任與義務。首先對國家和各省市已經(jīng)制定出的具體標準與規(guī)范要嚴格遵守、積極貫徹落實；其次要結合本校自身的實際情況制定出符合實際需求的檔案管理標準，明確責任制度；另外還要建立標準化規(guī)范化的操作規(guī)則。

4.預防信息化安全隱患

在檔案信息化建設的進程中，將不可避免地出現(xiàn)安全隱患。最常見的便是信息丟失及泄露問題。操作失誤、計算機故障、網(wǎng)絡病毒攻擊等因素都可能導致檔案信息在運行過程中丟失或毀壞，更讓人擔憂的是，很多需要嚴格保密的信息一旦遭到泄露，將對學校和學生造成無法估量的損失。所以檔案管理人員必須提高自己的職業(yè)技能和道德素養(yǎng)，避免因疏于職守而造成損失。同時，針對黑客及病毒攻擊，學校方面必須引入科學的安全防護措施，提高網(wǎng)絡系統(tǒng)的抵御能力，積極預防信息化安全隱患。

信息化對于中學檔案管理的重要性不言而喻，既能推動學校的整體教學管理水平，也能提高檔案本身的有效利用率。通過檔案，我們可以看到一個學校各方面的資料，包括教學、管理、研究等。所以，作為學校領導層一定要引起足夠的重視，采取有效的措施加強信息化建設，合多方之力建成現(xiàn)代化中學檔案管理體系。

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（作者單位：南京外國語學校仙林分校）