中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

摘要：隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展和現(xiàn)代電子技術(shù)在學(xué)校教育中的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的中學(xué)檔案管理模式已經(jīng)明顯滯后，遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足當(dāng)前中學(xué)管理工作的要求，信息化成為發(fā)展的必然趨勢(shì)。如何建設(shè)中學(xué)檔案信息化管理模式，開(kāi)創(chuàng)中學(xué)檔案管理新局面，成為學(xué)校和相關(guān)部門(mén)亟待研究與解決的重要問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：中學(xué)；檔案管理；信息化

加強(qiáng)中學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)已成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。如何更有效地利用和發(fā)揮電子信息技術(shù)在中學(xué)檔案管理中的功用，成為加快中學(xué)信息資源建設(shè)的重要課題，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員必須對(duì)此給予高度重視。

一、中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀分析及問(wèn)題歸納

1.管理理念滯后

據(jù)調(diào)查，中學(xué)檔案管理工作人員普遍年齡偏高，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)偏低，對(duì)中學(xué)檔案管理工作缺少創(chuàng)新和發(fā)展的熱情與積極性，于是出現(xiàn)了安于現(xiàn)狀、沿用傳統(tǒng)管理方式、缺少信息化的技術(shù)與動(dòng)力等種種問(wèn)題，嚴(yán)重制約著檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.基礎(chǔ)設(shè)施落后

若要推進(jìn)中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，必須投入一定數(shù)量的現(xiàn)代化電子設(shè)備。而事實(shí)是，由于領(lǐng)導(dǎo)不夠重視、經(jīng)費(fèi)不足或教育主管部門(mén)的扶持力度欠缺等問(wèn)題，很多中學(xué)對(duì)于檔案管理工作的投入嚴(yán)重不足，計(jì)算機(jī)、掃描儀以及檔案管理軟件等基礎(chǔ)設(shè)施都無(wú)法達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重影響了信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

3.專(zhuān)業(yè)管理人員匱乏

影響檔案管理信息化建設(shè)的另一大原因是專(zhuān)業(yè)人士的匱乏，不是由各類(lèi)管理人員兼職代理就是由一些素質(zhì)水平偏低的高齡人員任職，嚴(yán)重缺乏檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)應(yīng)用能力。作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層，務(wù)必要將檔案的信息化建設(shè)提上日程，加大重視程度，或者在校內(nèi)培養(yǎng)檔案管理信息化人才，或者直接聘請(qǐng)具有這方面知識(shí)的老師到學(xué)校任職，才能最終滿足新時(shí)期的檔案管理信息化建設(shè)需求。

4.數(shù)字化程度偏低

檔案管理信息化建設(shè)的一個(gè)重要方向就是數(shù)字化。隨著中學(xué)辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，檔案信息量也呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，管理者的工作量也隨之加大，而傳統(tǒng)的人工管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足需求。如今隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的不斷發(fā)展，建立數(shù)字化管理機(jī)制必將為中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程帶來(lái)飛躍式發(fā)展。但不少學(xué)校對(duì)數(shù)字化的理解還處于低級(jí)水平，認(rèn)為只要把紙質(zhì)信息輸進(jìn)電腦中就是實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，對(duì)檔案的歸類(lèi)和查閱等還停留在手工操作階段，無(wú)法達(dá)成真正的數(shù)字化。

二、中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

為了適應(yīng)現(xiàn)代化中學(xué)整體發(fā)展需求和檔案管理工作的數(shù)字化、智能化發(fā)展形勢(shì)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層及相關(guān)部門(mén)應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手來(lái)進(jìn)行中學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)：

1.建設(shè)專(zhuān)業(yè)的管理隊(duì)伍

檔案管理工作者的專(zhuān)業(yè)水平直接影響到信息化建設(shè)的進(jìn)程，而傳統(tǒng)的檔案管理人員在信息化發(fā)展的大環(huán)境下，已經(jīng)很難承擔(dān)起相應(yīng)的責(zé)任，不可避免地暴露出劣勢(shì)和不足。所以，建設(shè)專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的信息化管理人才顯得尤為重要。對(duì)于數(shù)字化背景下檔案管理人才的培養(yǎng)，首先應(yīng)從計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技能等方面入手，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)的訓(xùn)練，同時(shí)加大檔案管理方面的知識(shí)灌輸。

2.引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)

影響檔案管理信息化建設(shè)的另一大因素是設(shè)備與技術(shù)。傳統(tǒng)的檔案管理模式對(duì)設(shè)備與技術(shù)沒(méi)有太高的要求，但是信息化管理模式下的檔案管理卻離不開(kāi)先進(jìn)的設(shè)備與精良的技術(shù)。因此，學(xué)校需要制定相應(yīng)的計(jì)劃，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，確保檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

3.建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度

在中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程中，必須實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，建立完善的管理制度是學(xué)校管理層級(jí)檔案室的責(zé)任與義務(wù)。首先對(duì)國(guó)家和各省市已經(jīng)制定出的具體標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范要嚴(yán)格遵守、積極貫徹落實(shí)；其次要結(jié)合本校自身的實(shí)際情況制定出符合實(shí)際需求的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確責(zé)任制度；另外還要建立標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的操作規(guī)則。

4.預(yù)防信息化安全隱患

在檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，將不可避免地出現(xiàn)安全隱患。最常見(jiàn)的便是信息丟失及泄露問(wèn)題。操作失誤、計(jì)算機(jī)故障、網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊等因素都可能導(dǎo)致檔案信息在運(yùn)行過(guò)程中丟失或毀壞，更讓人擔(dān)憂的是，很多需要嚴(yán)格保密的信息一旦遭到泄露，將對(duì)學(xué)校和學(xué)生造成無(wú)法估量的損失。所以檔案管理人員必須提高自己的職業(yè)技能和道德素養(yǎng)，避免因疏于職守而造成損失。同時(shí)，針對(duì)黑客及病毒攻擊，學(xué)校方面必須引入科學(xué)的安全防護(hù)措施，提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的抵御能力，積極預(yù)防信息化安全隱患。

信息化對(duì)于中學(xué)檔案管理的重要性不言而喻，既能推動(dòng)學(xué)校的整體教學(xué)管理水平，也能提高檔案本身的有效利用率。通過(guò)檔案，我們可以看到一個(gè)學(xué)校各方面的資料，包括教學(xué)、管理、研究等。所以，作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層一定要引起足夠的重視，采取有效的措施加強(qiáng)信息化建設(shè)，合多方之力建成現(xiàn)代化中學(xué)檔案管理體系。

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（作者單位：南京外國(guó)語(yǔ)學(xué)校仙林分校）