淺談教學(xué)檔案的管理

摘 要：本文論述了學(xué)校教學(xué)檔案的含義，教學(xué)檔案的任務(wù)和內(nèi)容。教學(xué)檔案管理是指學(xué)校教學(xué)實(shí)踐信息的建立，管理和分類保存。教學(xué)檔案管理的基本任務(wù)分為歸檔，編號，編目，維護(hù)和服務(wù)五個方面。建立教學(xué)檔案，有助于教師總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高教學(xué)成果。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案； 檔案管理； 歸檔； 編目

中圖分類號：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-3315（2014）11-131-001

教學(xué)檔案管理是圍繞學(xué)校教學(xué)工作進(jìn)行的信息管理。做好教學(xué)檔案管理工作，有利于領(lǐng)導(dǎo)掌握教學(xué)工作的情況，及時了解學(xué)校教學(xué)重大改革及取得的成果，同時也有利于教師借鑒以前的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)。教學(xué)檔案管理是學(xué)校做出學(xué)校發(fā)展決策、制定教學(xué)規(guī)劃、科學(xué)治校的最基本的依據(jù)。教學(xué)檔案管理也是教師總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和改革教學(xué)的重要依據(jù)。搞好教學(xué)檔案管理意義重大。

1.教學(xué)檔案的概念

一切記錄和表現(xiàn)學(xué)校教學(xué)理論和實(shí)踐、教學(xué)科研以及學(xué)生管理活動，并且具有保存價值、并按照一定的立卷、歸檔制度集中保管起來的教學(xué)文件材料（包括文字材料、圖紙、麥報、照片、影片、錄像帶、錄音帶等）都可稱為教學(xué)檔案。

要明確一份教學(xué)文件材料能否轉(zhuǎn)化為教學(xué)檔案，應(yīng)視其是否符合下列四條基本原則：一是教學(xué)檔案是在本校形成的，它是在教學(xué)的實(shí)踐中產(chǎn)生的，是記錄學(xué)校教學(xué)理論和實(shí)踐的文字材料。二是教學(xué)檔案是真實(shí)的歷史記錄，有承辦人和領(lǐng)導(dǎo)簽字，具有“立法”性質(zhì)。三是教學(xué)檔案是具有長久保存價值的材料。不是所有的教學(xué)文件材料都作為教學(xué)檔案保存，只有在長遠(yuǎn)或現(xiàn)實(shí)的工作中，且有備查、研究參考和交流等作用的教學(xué)文件材料，才能作為教學(xué)檔案保存。四是教學(xué)檔案是科學(xué)整理過并進(jìn)行歸納的材料。不是現(xiàn)行教學(xué)實(shí)踐、研究和管理過程中正在使用或正在運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞、流通著的教學(xué)文件材料，而是指已經(jīng)處理完畢或告一段落，并按歸檔制度的要求整理歸檔的教學(xué)文件材料。

2.教學(xué)檔案管理的任務(wù)

教學(xué)檔案管理的基本任務(wù)是按相關(guān)原則和要求建立教學(xué)檔案，保存教學(xué)檔案，注意保存材料完整與安全，并建立查找方法。教學(xué)檔案管理工作是學(xué)校教學(xué)管理服務(wù)的重要依據(jù)。

教學(xué)檔案管理任務(wù)包括收集、整理、保管、鑒定、利用和統(tǒng)計等六項(xiàng)具體工作。保管就是妥善地保管教學(xué)檔案，維護(hù)它的完整和安全，延長它的壽命，并盡力縮小它的體積，以便于當(dāng)前和長遠(yuǎn)的利用。做好教學(xué)檔案保管工作，是落實(shí)集中統(tǒng)一管理檔案原則的一項(xiàng)重要措施，它可以進(jìn)一步鞏固整理工作的成果，確保檔案的完整和安全。鑒定的主要目的是確定檔案的保存價值。至于剔除銷毀教學(xué)檔案，則不是鑒定工作的主要方面，更不是主要的目的。教學(xué)檔案的統(tǒng)計，對管理工作者做到心中有數(shù)，總結(jié)管理工作經(jīng)驗(yàn)，制定管理工作方針，提高管理工作水平，有著十分重要的意義。

3.教學(xué)檔案管理的內(nèi)容

根據(jù)教學(xué)檔案管理的基本任務(wù)分為歸檔，編號，編目，維護(hù)和服務(wù)六個方面。

3.1歸檔

歸檔首先要確定范圍。它不能過寬也不能過窄，并要注意以下幾個問題：

第一，要明確本校教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究和管理活動的范圍，以便掌握在這些活動中形成的教學(xué)文件材料的種類和成分，認(rèn)定哪些應(yīng)該歸檔。

第二，掌握教學(xué)管理各個層次的主要職能，將主要職能活動形成的教學(xué)文件材料作為歸檔的重點(diǎn)，保證教學(xué)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

第三，正確地劃定教學(xué)檔案（它既具有參考作用，又具有工作查考和憑證作用）與教學(xué)資料（它只具有參考作用，不具有工作查考和憑證作用）的界限。

師資培養(yǎng)計劃、總結(jié)、典型材料，教師任職和完成其他工作的情況記錄或調(diào)查報告，進(jìn)修計劃和考核以及晉升職稱的材料，班主任工作計劃、總結(jié)和典型材料等；學(xué)生名冊、學(xué)生成績登記卡片，學(xué)生休、退、復(fù)、轉(zhuǎn)等學(xué)籍變動的文件材料，學(xué)位、畢業(yè)、結(jié)業(yè)、肄業(yè)等證書存根，以及畢業(yè)生去向和質(zhì)量調(diào)查報告等。根據(jù)所確定的歸檔范圍，按《高等學(xué)校科技檔案工作辦法》中的有關(guān)歸檔要求，辦理歸檔手續(xù)。

3.2編號

教學(xué)檔案的編號，就是用代字代號來表示教學(xué)檔案的種類、內(nèi)容和聯(lián)系，給以簡明統(tǒng)一的符號。教學(xué)檔案編號的目的和作用，是固定教學(xué)檔案的編排順序，便于查找、調(diào)查、保管和統(tǒng)計，它是管理和使用教學(xué)檔案的一種手段。

教學(xué)檔案的分類方法有兩種，它們是分類編號和流水編號。如果教學(xué)檔案是根據(jù)收到的先后順序整理的，可以采用流水編號方法。這種編號方法比較簡單，容易拿控，也便于統(tǒng)計和按號調(diào)卷。如果教學(xué)檔案是分類整理的，可以按分類編號。這種編號方法可以避免大流水編號的缺點(diǎn)，而且簡單明了。它是用漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字為代號，來表示不同類型的教學(xué)文件的形成規(guī)律、內(nèi)容和特點(diǎn)。

3.3編目

教學(xué)檔案目錄，主要有總目錄和分類目錄兩種。總目錄是按照歸檔的先后順序，以保管單位（卷、冊、貸、盒）為單位進(jìn)行編制。當(dāng)前為了既適應(yīng)現(xiàn)有條件下的使用，又便于今后縮微檢索或計算機(jī)儲存時目錄的轉(zhuǎn)換，目錄應(yīng)以紙張卡片為主要載體。

3.4維護(hù)

教學(xué)檔案維護(hù)的主要任務(wù)是采取措施，維護(hù)檔案的完整與安全。為此，必須切實(shí)搞好教學(xué)檔案的技術(shù)保護(hù)工作，提高科學(xué)管理水平。還必須對防盜、防火、防潮、防曬、防蟲、防塵等采取有力的措施，對已破損或字跡模糊的檔案材料，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，以求延長檔案的壽命，保證檔案的安全。

3.5服務(wù)

為了更好地為教學(xué)工作，教學(xué)檔案管理人員必須熟悉和研究教學(xué)檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)，及時編制參考工具（總目錄、分類目錄、專題卡片目錄、各種索引等）和參考資料（文摘、匯編、專題介紹等），加快調(diào)卷速度，并隨時了解各單位需要，主動提供使用，投高服務(wù)質(zhì)量。

學(xué)校按照原則建立科學(xué)的教學(xué)檔案，不僅有助于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)指揮學(xué)校開展教學(xué)工作，也有利于教師學(xué)習(xí)前人的經(jīng)驗(yàn)，提高自己的教學(xué)水平，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁振偉.淺談新時期教學(xué)檔案管理[M]遼寧教育研究，2010

[2]孫淑艷.檔案管理與計算機(jī)教學(xué)大綱[M]中央廣播電視大學(xué)出版社，2012