淺談教學檔案的管理

摘 要：本文論述了學校教學檔案的含義，教學檔案的任務和內容。教學檔案管理是指學校教學實踐信息的建立，管理和分類保存。教學檔案管理的基本任務分為歸檔，編號，編目，維護和服務五個方面。建立教學檔案，有助于教師總結經驗，提高教學成果。

關鍵詞：教學檔案； 檔案管理； 歸檔； 編目

中圖分類號：G472.4 文獻標識碼：A 文章編號：1006-3315（2014）11-131-001

教學檔案管理是圍繞學校教學工作進行的信息管理。做好教學檔案管理工作，有利于領導掌握教學工作的情況，及時了解學校教學重大改革及取得的成果，同時也有利于教師借鑒以前的教學經驗。教學檔案管理是學校做出學校發展決策、制定教學規劃、科學治校的最基本的依據。教學檔案管理也是教師總結經驗和改革教學的重要依據。搞好教學檔案管理意義重大。

1.教學檔案的概念

一切記錄和表現學校教學理論和實踐、教學科研以及學生管理活動，并且具有保存價值、并按照一定的立卷、歸檔制度集中保管起來的教學文件材料（包括文字材料、圖紙、麥報、照片、影片、錄像帶、錄音帶等）都可稱為教學檔案。

要明確一份教學文件材料能否轉化為教學檔案，應視其是否符合下列四條基本原則：一是教學檔案是在本校形成的，它是在教學的實踐中產生的，是記錄學校教學理論和實踐的文字材料。二是教學檔案是真實的歷史記錄，有承辦人和領導簽字，具有“立法”性質。三是教學檔案是具有長久保存價值的材料。不是所有的教學文件材料都作為教學檔案保存，只有在長遠或現實的工作中，且有備查、研究參考和交流等作用的教學文件材料，才能作為教學檔案保存。四是教學檔案是科學整理過并進行歸納的材料。不是現行教學實踐、研究和管理過程中正在使用或正在運轉、傳遞、流通著的教學文件材料，而是指已經處理完畢或告一段落，并按歸檔制度的要求整理歸檔的教學文件材料。

2.教學檔案管理的任務

教學檔案管理的基本任務是按相關原則和要求建立教學檔案，保存教學檔案，注意保存材料完整與安全，并建立查找方法。教學檔案管理工作是學校教學管理服務的重要依據。

教學檔案管理任務包括收集、整理、保管、鑒定、利用和統計等六項具體工作。保管就是妥善地保管教學檔案，維護它的完整和安全，延長它的壽命，并盡力縮小它的體積，以便于當前和長遠的利用。做好教學檔案保管工作，是落實集中統一管理檔案原則的一項重要措施，它可以進一步鞏固整理工作的成果，確保檔案的完整和安全。鑒定的主要目的是確定檔案的保存價值。至于剔除銷毀教學檔案，則不是鑒定工作的主要方面，更不是主要的目的。教學檔案的統計，對管理工作者做到心中有數，總結管理工作經驗，制定管理工作方針，提高管理工作水平，有著十分重要的意義。

3.教學檔案管理的內容

根據教學檔案管理的基本任務分為歸檔，編號，編目，維護和服務六個方面。

3.1歸檔

歸檔首先要確定范圍。它不能過寬也不能過窄，并要注意以下幾個問題：

第一，要明確本校教學實踐、教學研究和管理活動的范圍，以便掌握在這些活動中形成的教學文件材料的種類和成分，認定哪些應該歸檔。

第二，掌握教學管理各個層次的主要職能，將主要職能活動形成的教學文件材料作為歸檔的重點，保證教學檔案的完整、準確、系統。

第三，正確地劃定教學檔案（它既具有參考作用，又具有工作查考和憑證作用）與教學資料（它只具有參考作用，不具有工作查考和憑證作用）的界限。

師資培養計劃、總結、典型材料，教師任職和完成其他工作的情況記錄或調查報告，進修計劃和考核以及晉升職稱的材料，班主任工作計劃、總結和典型材料等；學生名冊、學生成績登記卡片，學生休、退、復、轉等學籍變動的文件材料，學位、畢業、結業、肄業等證書存根，以及畢業生去向和質量調查報告等。根據所確定的歸檔范圍，按《高等學校科技檔案工作辦法》中的有關歸檔要求，辦理歸檔手續。

3.2編號

教學檔案的編號，就是用代字代號來表示教學檔案的種類、內容和聯系，給以簡明統一的符號。教學檔案編號的目的和作用，是固定教學檔案的編排順序，便于查找、調查、保管和統計，它是管理和使用教學檔案的一種手段。

教學檔案的分類方法有兩種，它們是分類編號和流水編號。如果教學檔案是根據收到的先后順序整理的，可以采用流水編號方法。這種編號方法比較簡單，容易拿控，也便于統計和按號調卷。如果教學檔案是分類整理的，可以按分類編號。這種編號方法可以避免大流水編號的缺點，而且簡單明了。它是用漢語拼音字母或阿拉伯數字為代號，來表示不同類型的教學文件的形成規律、內容和特點。

3.3編目

教學檔案目錄，主要有總目錄和分類目錄兩種。總目錄是按照歸檔的先后順序，以保管單位（卷、冊、貸、盒）為單位進行編制。當前為了既適應現有條件下的使用，又便于今后縮微檢索或計算機儲存時目錄的轉換，目錄應以紙張卡片為主要載體。

3.4維護

教學檔案維護的主要任務是采取措施，維護檔案的完整與安全。為此，必須切實搞好教學檔案的技術保護工作，提高科學管理水平。還必須對防盜、防火、防潮、防曬、防蟲、防塵等采取有力的措施，對已破損或字跡模糊的檔案材料，應及時進行修復或復制，以求延長檔案的壽命，保證檔案的安全。

3.5服務

為了更好地為教學工作，教學檔案管理人員必須熟悉和研究教學檔案的內容、特點，及時編制參考工具（總目錄、分類目錄、專題卡片目錄、各種索引等）和參考資料（文摘、匯編、專題介紹等），加快調卷速度，并隨時了解各單位需要，主動提供使用，投高服務質量。

學校按照原則建立科學的教學檔案，不僅有助于學校領導指揮學校開展教學工作，也有利于教師學習前人的經驗，提高自己的教學水平，促進教學質量的提高。

參考文獻：

[1]丁振偉.淺談新時期教學檔案管理[M]遼寧教育研究，2010

[2]孫淑艷.檔案管理與計算機教學大綱[M]中央廣播電視大學出版社，2012