談病案科職能設計

摘要：目的：明確病案科職能，為科室建設指明方向。方法：根據病案管理特性、人員結構和環境權變狀況，進行病案科職能設計。結果：病案科的關鍵職能、基本職能與工作組關系明確。結論：進行科室職能設計有助于科室建設和學科發展。

關鍵詞：病案科；職能設計

Abstract：

Objective to know medical record department， indicate the direction for the department construction. methods According to the medical record management features， the structure of the personnel and environmental contingency situation， carries on the medical record department design. The results of the medical record department key functions， basic functions and working relationship. Conclusion to design department functions help department construction and discipline development.

【中圖分類號】

R249 【文獻標識碼】B 【文章編號】1002-3763（2014）07-0011-02

根據病案科室的業務范圍及病案信息專業的技術特性，衛生部在有關的文件中明確指出病案科屬于醫技科室，病案科是一個既負有專業技術管理職責，又有一定行政管理職能的科室。^[1]組織職能是組織所發揮的作用，組織職能設計是指在分析影響因素的基礎上，遵循組織設計的有關理論或原理，以職能分析工作為核心，研究和確定組織的職能結構，為設計組織結構（包括確定組織職務和崗位等）提供依據。職能設計是否科學合理，對組織的有效運轉并且順利實現目標產生決定性影響。

1 資料來源

我院是一所三級甲等綜合性醫院，擁有固定床位3915張，每月出院病案近12000份，現在每月呈上升趨勢?，F我院病案管理施行雙軌制，即現階段無法電子化的紙質病案由病案科保管，其余電子病歷部分在系統中保存，需要時調取、打印。我院病案科工作人員與床位比為1：261；病案科現有職工15名，其中高級職稱2人，中級職稱5人，初級職稱4人，高級病案員2人，無職稱人員2人。病案科依據病案管理工作的特性和現實環境狀況，對病案科職能進行了重新設計，以適應病案管理發展趨勢和符合醫院發展與管理的相關要求。

2 職能設計方法

2.1 關鍵職能設計：

基本職能雖然都是實現科室存在和價值所不可缺少的，但由于重要性不同，有必要區分為關鍵職能和非關鍵職能。組織結構就像建筑物，各項基本職能如同建筑物中的各種構建，而關鍵職能就好比建筑物中承擔負荷最大的那部分構建。^[2]病案管理正處于轉型時期，電子病歷終將取代紙質病歷；病案管理從實物管理轉向信息管理；病案學科建設逐步完善；病案管理的領域不斷拓展和融合等。^[3]

病案科應將病案管理的關鍵職能放在中心地位，根據病案管理工作的發展趨勢及環境權變調查研究，確定我院病案管理的關鍵職能有“疾病分類編碼”、“統計數據分析”和“終末病案質控”三項。

2.2 基本職能的設計和調整

2.2.1 根據病案科特點確定是否需要增加新的基本職能，細化某些基本職能，簡化某些職能，或強化某些基本職能。如病案復印流程是否需要優化、病案管理中引入條碼技術等。

2.2.2 根據病案科技術實力的強弱調整職能，我院病案科應強化管理決策職能，特別是向醫院管理層提供決策支撐的職能。

2.2.3 按外部環境特點設計和調整職能。如隨著三級綜合醫院服務半徑的不斷擴大，病案科增加病案復印郵寄服務，以節省患者等候時間，提升科室服務能力；如應醫院科研水平的不斷提高，病案科提供相關數據的統計分析服務。

2.3 職能分解：

職能分解是將已確定的基本職能和關鍵職能逐步分解，細化為獨立的、可操作的具體業務工作組。職能分解有利于各項職能得到執行和落實，并為以后的其他設計工作提供前提條件，如崗位責任制的制定，各項職務的設計等。

3 結果

全科15名職工，依據關鍵職能設計、基礎職能設計和職能分解，劃分為7個工作組，具體如下：

整理組2人，我院采取病房將病歷送達病案科，病案科簽收制度，2人專職進行病案整理裝訂工作，日均整理病案300份/人。

編碼組3人，由取得《國際疾病分類與手術操作分類編碼技能水平考試合格證書》的人員進行工作，保證疾病分類與手術操作分類編碼準確性，3人依據內科、外科、綜合科三個大專業進行分科專職錄入，以深化技能和專業化水平。日均編碼病案200份/人。

歸檔復印接待組3人，1人負責病案裝袋、檢查和上架歸檔，日均歸檔病歷500份。2人負責復印接待工作，我院復印工作由院后勤服務公司負責，病案科負責病案復印的手續審查和病案調取以及醫保病歷復印工作，日均調取復印病歷200份，醫保病歷50份，其他借閱10份。因我院施行電子病歷，科研、教學借閱查詢大部分在網上進行，不涉及紙質病歷，日均電子借閱病案50份。

醫院統計組2人，負責全院醫療報表的核對、上報和打印存檔，對醫療數據進行分析上報醫院管理層。由1名醫院管理學專業碩士和1名統計師組成。

科研查詢接待組2人，依據相關程序接受醫院各方對信息查詢的需要，并提供相應的統計分析服務。由1名衛生統計學專業碩士和1名統計師組成。

質控組2人，我院采取臨床醫師到病案科抽查終末病歷質控的工作制度，質控組負責協調臨床醫師檢查病歷、抽調病歷、檢查結果匯總、上報等工作。由1名主任醫師和1名住院醫師組成。

科室秘書1人（兼），在病案科人員緊張的情況下由40歲以下職工6人輪值，每半年一輪換，負責協助科主任協調各專業組工作及其他管理工作，同時承擔安全員、文件整理和繼續教育等工作。

4 討論與建議

4.1 工作組輪轉： 為提高各工作組工作的專業化和深化，要求在三個關鍵職能的范圍內進行工作組輪轉，一方面變換工作環境，避免工作疲勞性；另一方面幫助職工掌握多樣性的工作技能。編目組和質控組因對資質有專業技術要求，所以除具有相同資質的職工申請，原則上不進行工作組輪轉。

4.2 獎金傾斜：為強調科室關鍵職能，適應社會和醫院發展對病案科的要求，同時體現專業技術對收入的影響，引導職工不斷以繼續教育，科室在獎金分配上予以區分。獎金分為三檔，其中編碼組系數最高，質控組、醫院統計組、科研查詢接待組系數次之，整理組和歸檔復印接待組系數第三。

4.3 人才培養和引進：高素質專業化的人才是病案科開展相關工作的必備條件?，F階段，具有“國際疾病分類和手術操作分類”編碼專業技術的人員主要依靠工作經驗和繼續教育，人事處在院內選擇、協調臨床專業人員，充實質控組，保證“病案終末質控”關鍵職能的有效開展。

4.4 決策自主性：職工對自身工作決定權的大小直接影響其工作態度和工作深入。病案科職工在工作過程中有較大的獨立性、判斷力和自由度，使期自我管理和業務能力得到鍛煉和提高；增加工作責任，以達到向工作的縱深方向發展，提高工作對職工的激勵，使工作本身更富有彈性。^[4]

通過科室職能設計，找到病案科工作的重點與核心，認清發展趨勢。病案科致力于病案信息的科學采集、整理、加工、保管到統計，也需致力于病案信息的深度開發利用，為醫療、教學、科研以及醫院科學經營管理服務。^[5]長期以來醫院對病案科和病案管理工作的重視不足，既有醫院方面的原因，也有病案科對自身認識不深入的原因。病案科要緊跟時代發展，認清自己，不斷強化、優化自己，才能更好地為患者、醫院和醫學服務。

參考文獻

[1] 劉愛民. 病案信息學[M]. 北京：人民衛生出版社，2009：15.

[2] 彼得·德魯克[美]. 幕鳳麗[譯]. 公司的概念[M]. 北京：機械工業出版社，2012：9.

[3] 黃鋒，陳劍銘. 醫院病案管理工作現狀及發展趨勢探討[J]. 中華醫院管理雜志，2013，29（3）：192-194.

[4] 劉俏佳，羅春燕，駱華蓮. 談病案室崗位設置[J]. 中國病案，2011，12（6）：7-8.

[5] 王箴，余健，劉愛民. 淺談醫院病案科的功能設置與組織機構[J]. 中國病案，2006，7（4）：10-12.