探討檔案管理的作用與實施中存在的問題

摘要：醫院的管理水平，特別是醫院診斷、臨床治療水平的提高，一方面靠醫務工作者業務水平的提高和工作經驗的積累；另一方面就是取決于臨床及各類檔案資料的齊全與完整。醫院檔案管理，它覆蓋全院各部門的工作，在實際檔案管理工作中碰到不少問題，還需引起同行的關注和重視。

關鍵詞：檔案管理；實施；作用；問題

【中圖分類號】R197.322 【文獻標識碼】C【文章編號】1002-3763（2014）01-0137-01

醫院的管理水平，特別是醫院診斷、臨床治療水平的提高，一方面靠醫務工作者業務水平的提高和工作經驗的積累；另一方面就是取決于臨床及各類檔案資料的齊全與完整。醫院各類檔案的規范化管理，保證檔案資料更好地為醫療、護理、管理水平服務，是做好醫院管理基礎工作的首要問題。醫院承擔著醫療、科研的雙重任務，由于其特殊的功能，使得醫院具有深厚的文化底蘊，成為高學歷、高科技人才的聚集地，也理所當然地最先受到現代信息波的沖擊，作為醫院管理重要內容的醫院檔案工作也面臨著新的課題。醫院檔案管理包括黨務、行政、醫療技術、科研課題、教學、儀器設備、聲像、財務、基本建設、病歷、實物等的管理，它覆蓋全院各部門的工作，是醫院管理工作中的一個重要組成部分，但是在實際檔案管理工作中碰到不少問題，還需引起同行的關注和重視。

1.檔案管理的作用

醫院檔案工作人員是醫院檔案工作的管理者，對醫院的檔案工作實施全面的管理，在檔案管理中起著領導、決策、指導、監督作用。檔案工作人員的管理能力和自身素質如何，直接影響到檔案工作的發展，間接影響醫院管理基礎。檔案規范化管理，對于院長的正確決策，提高醫療技術質量和經濟效益，促進醫院發展有著特殊作用。檔案的規范化管理，能從根本上為醫院現代化管理打下扎實基礎。

2.問題

2.1 檔案管理是檔案工作人員的事情是錯誤認識

醫院普遍存在“檔案管理是檔案工作人員的事情，與自己沒有關系”的錯誤認識，雖然，國家檔案局、衛生部頒發的《醫藥衛生暫行辦法》（下稱“辦法”），對醫院檔案工作從體制、人員、歸檔范圍、庫房以及開發利用等都提出了明確的要求，各醫院也配備了一定數量的專兼職檔案人員，但這只是做好醫院檔案工作的前提之一。要使檔案完整地保存下來和充分利用，必須要有領導的重視和全院職工的積極配合。從醫院的整體角度看，醫院管理部門和臨床醫技科室、醫院領導、科室干部和醫護人員，都或多或少地形成文件材料。如醫院的科研檔案，其歸檔范圍主要包括科研準備階段、研究實驗階段、總結鑒定驗收階段、成果和獎勵申報階段，其中每個階段都會形成許多檔案材料，而醫務科研人員則是檔案材料的主要形成者，科研檔案兼職人員只起到檔案材料的監督指導作用。

2.2重病歷檔案，輕其他檔案

由于病歷檔案對醫院有特殊意義，它是醫療工作的全面記錄，客觀地反映了疾病診斷、治療及其轉歸的全過程。在現代醫院管理中，病歷作為醫療活動信息的主要載體，不僅是醫療、教學、科研的第一手資料，而且也是綜合評價醫院醫療質量、技術水平、管理水平的依據。

2.3 檔案管理工作自我封閉性

片面強調檔案工作的保密性，從而造成服務對象僅限于院領導及職能科。人們對檔案室望而卻步。檔案工作人員也習慣于單一的服務對象，缺乏主動與創新，往往是“送交什么就收藏什么”、“要什么提供什么”，加之檔案工作保密的需要，墨守成規，習慣于老一套，形成以物為中心的自我封閉。

3 對策

3.1 檔案工作的相關法律、法規和制度要通過多種方式和渠道，廣泛宣傳黨和國家有關檔案工作的法律、法規和制度，強化全體職工特別是院領導及職能部門人員的檔案法制意識，樹立檔案管理人人有責的觀念；通過檔案利用的典型事例，使其加深了解檔案工作在醫院工作中的地位和作用，認識到檔案的潛在價值，及其帶來的社會效益和經濟效益，從而提高廣大職工參與檔案管理的積極性、主動性和自覺性。

3.2檔案的分類管理

由醫務科制定相關規定，保證重病歷檔案收集，整理歸檔的完整性，嚴格執行借閱制度，對重病歷歸檔時做出類似于“***”的標記，便于醫務科研人員調閱。 3.3檔案管理人員觀念的更新

檔案管理人員應更新觀念，樹立檔案信息傳播意識，讓檔案信息在醫院有序地傳播，產生傳播效應。使檔案為醫療管理、教學、科研等服務，真正落到實處，同時按照《檔案法》的規定確定保密級別，正確處理好傳播、利用和保密的關系。

4 討論

檔案資源是一種潛在的生產力。加強檔案管理，要正確擺正檔案工作同醫院中心工作的位置，做到服務于經濟建設這個中心，是擺在管理工作中的首要任務。一方面要高度重視檔案工作，加強對檔案工作的領導，增強檔案意識，提高人們對檔案作的認識。另一方面要千方百計通過各種方式、方法提高檔案工作人員的政治思想素質和道德素質，不斷提高其業務技術水平和工作能力。檔案工作的特點，決定了檔案人員必須具有“默默無聞為他人”，不計名利，兢兢業業，全身心地投入到本職工作中，同時，要始終堅持實事求是的思想路線，扎實的工作作風。醫院檔案工作者要按照有關法規，認真履行工作職責，檢查、督促、指導、幫助相關職能部門做好各類檔案的立卷歸檔，這是切實保證醫院規范化、科學化管理的重要基礎。醫院檔案工作人員是醫院檔案工作的管理者，對醫院的檔案工作實施全面的管理，在檔案管理中起著領導、決策、指導、監督作用。檔案工作人員的管理能力和自身素質如何，直接影響到檔案工作的發展，間接影響醫院管理基礎。檔案規范化管理，對于院長的正確決策，提高醫療技術質量和經濟效益，促進醫院發展有著特殊作用。

檔案信息資源的開發和利用，主要信息來源是檔案管理部門的信息資料，是重要的信息資源，也是科技信息資源應用和交流的基礎，開發信息資源，利用館藏的信息資源和檢索工具，有效地進行深加工，系統地組成便于查找的資源，提供出一定的信息內容和更好的服務給利用者。利用高科技手段，如電子文件、電子病歷、遠程診、網絡傳遞、文件載體等，進行醫院檔案的電子化管理。電子檔案的優點是檢索方便、快捷，并適用于電子網絡的傳輸。電子網絡傳輸有傳統傳輸方式無法比擬的優勢，它的傳輸速度極快，能在極短的時間內送達利用者的手中。最大限度地資源共享，信息源不斷擴大，易于保管。它的占用空間小，節省了大量的人力、物力和財力。以檔案信息的開發利用，帶動豐富檔案信息資料，實現檔案信息資源共享，保證了檔案信息資源在醫院建設與發展中得到持續、健康發展。