鋼材貿(mào)易企業(yè)可視化風(fēng)險庫存預(yù)警淺談

摘要：本文引用實際工作案例，對鋼材貿(mào)易企業(yè)的庫存現(xiàn)狀以及所存在的風(fēng)險情況進行了全面分析，并就如何建立一個可視化的庫存預(yù)警分析系統(tǒng)，為公司的總體業(yè)務(wù)決策提供數(shù)據(jù)支持，使庫存量經(jīng)常保持在合理的水平上，減少庫存空間占用，降低庫存總費用；控制庫存資金占用，加速資金周轉(zhuǎn)等諸多方面展開了詳細的闡述，以供相關(guān)工作人員參考。

關(guān)鍵詞：鋼材 貿(mào)易企業(yè) 可視化風(fēng)險 庫存預(yù)警

1 前言

鋼貿(mào)公司是全國大型鋼鐵銷售企業(yè)之一，主要銷售寶鋼碳鋼類產(chǎn)品，其銷售量占寶鋼國內(nèi)市場銷售份額的三分之一。鋼貿(mào)公司依靠寶鋼股份制造廠為后盾，在鋼材貿(mào)易方面具有品種齊全、資源量豐富的優(yōu)勢，再加上良好的服務(wù)團隊，很快在全國各地形成了廣泛的客戶群。目前客戶已遍布全國20多個省市，直接客戶達到1萬余家。

2 項目背景研究

隨著08年金融危機對全球經(jīng)濟的影響，內(nèi)外部經(jīng)營環(huán)境的嚴(yán)峻及諸多不確定因素給公司的經(jīng)營帶來極大地挑戰(zhàn)，加強風(fēng)險管理刻不容緩。針對上述情況及公司的自身發(fā)展需要，公司提出了從銷售合同簽訂開始進行庫存控制的管理思路，大力推行定金合同定時提貨管理，合理控制定金合同訂貨比例，加快定金庫存的周轉(zhuǎn)速度，實現(xiàn)庫存規(guī)模的合理、有效控制。通過控制與降低代理商定金合同比例、加快存貨周轉(zhuǎn)效率、加強庫存賬齡比例控制等管理要求的提升，實現(xiàn)對庫存總量、總額、賬齡的事前、事中及事后管理，降低庫存風(fēng)險、減少庫存資金占用。如何直觀的反映庫存現(xiàn)狀及風(fēng)險情況，不能光靠拉數(shù)據(jù)，需要建立一個標(biāo)準(zhǔn)化直觀的系統(tǒng)，盡可能在風(fēng)險發(fā)生前進行事先預(yù)警，為公司的總體業(yè)務(wù)決策提供數(shù)據(jù)支持，使庫存量經(jīng)常保持在合理的水平上，減少庫存空間占用，降低庫存總費用；控制庫存資金占用，加速資金周轉(zhuǎn)，基于上述考慮，建立一個可視化的庫存預(yù)警分析系統(tǒng)勢在必行。

3 項目主要內(nèi)容

3.1需要解決的關(guān)鍵問題

公司從開業(yè)至今已經(jīng)積累了海量客戶交易數(shù)據(jù)。現(xiàn)有ERP數(shù)據(jù)庫中，銷售合同有超過41萬條記錄，庫存信息有超過440萬余記錄， 客戶資金帳更是超過1650萬條記錄；并且，客戶交易涉及的付款方式與提貨方式多種多樣。如此龐大的數(shù)據(jù)規(guī)模和錯綜復(fù)雜的各類交易，如何準(zhǔn)確將實物庫存與財務(wù)庫存的最小單位統(tǒng)一是后續(xù)對庫存風(fēng)險分類的基礎(chǔ)。在實際的業(yè)務(wù)中，我們發(fā)現(xiàn)，公司經(jīng)營的最小單位是鋼卷對應(yīng)的捆包，任何一個捆包都會關(guān)聯(lián)合同信息，貨款收付，發(fā)票結(jié)算等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。因此，能夠建立基于捆包的業(yè)務(wù)流程對照體系，是我們創(chuàng)新的方向。通過分析發(fā)現(xiàn)，公司的實物管理是基于實捆包的，但是公司的財務(wù)管理是基于資源，而非捆包管理，因此，能夠?qū)崿F(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)的捆包化是關(guān)鍵。要實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)的捆包化跟蹤，又不能改變現(xiàn)有財務(wù)核算規(guī)則，給財務(wù)管理體系帶來沖擊，是我們一大難題。最后通過反復(fù)討論提出了將財務(wù)結(jié)算數(shù)據(jù)反寫到捆包表的設(shè)想。經(jīng)過驗證，這一方法可行。因此庫存可視化預(yù)警系統(tǒng)需解決如下關(guān)鍵問題：

①直發(fā)捆包——為了消除捆包數(shù)據(jù)差異，規(guī)范直發(fā)操作流程，以股份三單結(jié)齊為依據(jù)，系統(tǒng)定時自動按照實捆包生成出入庫， 減少人工操作帶來的錯誤。

②發(fā)貨環(huán)節(jié)--直發(fā)提單生成支持手工與自動并存，并允許欠款直發(fā)。

③資金環(huán)節(jié)—為了能跟蹤到捆包的資金情況，系統(tǒng)支撐提單按捆包補欠款功能。

3.2具體實施方式

①根據(jù)考核目標(biāo)及公司自身管理要求，庫存主要分為三大類：業(yè)務(wù)庫存、實物庫存、財務(wù)庫存，最常用的是實物庫存及財務(wù)庫存的差異分析。根據(jù)實物庫存及財務(wù)庫存的定義，結(jié)合實際工作中的業(yè)務(wù)點，庫存預(yù)警從實物、發(fā)票、資金三個方面進行排列組合，分析出可能發(fā)生的風(fēng)險情況，并最終關(guān)聯(lián)到捆包明細上。

②公司的主要業(yè)務(wù)包括三部分：采購、庫存和銷售，而在這三個業(yè)務(wù)操作過程主要涉及三個流的處理：物流（貨物）、信息流（發(fā)票）和資金流（資金），將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和三個流進行整合提煉出風(fēng)控九宮圖（見表1）。每份采購合同都涉及物流、信息流和資金流，而其經(jīng)過的業(yè)務(wù)流程主要是采購流程和庫存流程，當(dāng)這三個流全部進入庫存流程，則表示該合同已執(zhí)行完畢，若其中某項或某兩項處于采購流程，則表示這一項或這兩項還未執(zhí)行完成。而供貨合同與采購合同的不同之處在于其經(jīng)過的業(yè)務(wù)流程是庫存流程和銷售流程，當(dāng)物流、信息流、資金流全部進入銷售流程時表示該銷售合同已執(zhí)行完畢，若其中一項或者兩項合同處于庫存流程，則表示這一項或這兩項還未執(zhí)行完成。根據(jù)不同情況可選擇組合不同的控制風(fēng)險點，通過Google地圖可視化的展現(xiàn)出各個供應(yīng)商及客戶的風(fēng)險情況，并用不同的顏色標(biāo)示出來，詳細的展示每批貨的物流、資金流和信息流的流轉(zhuǎn)情況。

表1 風(fēng)控九宮圖

③根據(jù)已知的風(fēng)險分類，設(shè)置合理的KPI值，區(qū)分風(fēng)險的程度。引導(dǎo)管理者聚焦紅色的“高風(fēng)險”，關(guān)注黃色的“風(fēng)險”；系統(tǒng)呈現(xiàn)，一目了然。

3.3跟蹤處理手段

對于已經(jīng)提示風(fēng)險的數(shù)據(jù)，只預(yù)警不處理，這個項目的意義就減少了很多。建立以風(fēng)險責(zé)任人為管理緯度的預(yù)警報告推送，通過ERP操作系統(tǒng)的工作流平臺，將各類風(fēng)險預(yù)警信息以數(shù)據(jù)報告的形式，定時推送給風(fēng)險責(zé)任人；系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，及時準(zhǔn)確； 在系統(tǒng)發(fā)出預(yù)警報告的同時，通過短信平臺以手機短信方式提醒接受人關(guān)注，確保風(fēng)險預(yù)警報告責(zé)任人及時接收到預(yù)警信息。對于系統(tǒng)推送的數(shù)據(jù)限期反饋，無法劃分責(zé)任部門的數(shù)據(jù)由專人統(tǒng)一協(xié)調(diào)跟蹤處理。系統(tǒng)對于所有數(shù)據(jù)將做留存。

4 項目成果及意義

4.1項目成果

①確立了以捆包為最小單位的可視化庫存預(yù)警系統(tǒng)。

②實現(xiàn)了風(fēng)險類型、風(fēng)險級別的可視化。

③建立了風(fēng)險識別9宮格的邏輯圖 。

④根據(jù)實物、發(fā)票、資金的排列組合歸納出基于捆包為單位的庫存風(fēng)險種類。

⑤建立了基于時間緯度面向全業(yè)務(wù)流程的庫存評價指標(biāo)體系。

4.2項目創(chuàng)新點

①建立基于捆包的業(yè)務(wù)流程對照體系根據(jù)鋼鐵行業(yè)的特點，將各風(fēng)險要素分解到最小單元—捆包，可以更加精密的控制庫存。

②可視化庫存預(yù)警系統(tǒng)為公司的差異化營銷服務(wù)提供有效依據(jù)。根據(jù)系統(tǒng)提供的每日庫存數(shù)據(jù)變化圖，可以反映不同客戶對市場行情波動的反應(yīng)，并可據(jù)此適當(dāng)調(diào)整營銷策略，使庫存量保持在一個合理的數(shù)值上。

③可視化庫存預(yù)警系統(tǒng)可以反映市場的變化，根據(jù)系統(tǒng)提供的庫存變化數(shù)據(jù)，可以一目了然的反映市場對產(chǎn)品的需求及使用情況，便于公司做為調(diào)整戰(zhàn)略的依據(jù)之一。

④將GOOGLE地圖和客戶風(fēng)險有機結(jié)合起來，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)經(jīng)營風(fēng)險的可視化。

4.3項目意義

①通過構(gòu)建基于庫存的全流程風(fēng)險管理，加強公司的風(fēng)險管控能力。將內(nèi)控自查變成常態(tài)化的日常管理，通過系統(tǒng)預(yù)警，提高對風(fēng)險的關(guān)注，從而干預(yù)風(fēng)險的積聚，有效控制和避免風(fēng)險從量變到質(zhì)變，規(guī)避風(fēng)險可能給企業(yè)帶來的損失；

②提升庫存周轉(zhuǎn)，減少庫存資金占用，有效降低庫存風(fēng)險。可視化庫存預(yù)警系統(tǒng)通過對庫存情況的可視化展示，使各類庫存風(fēng)險一目了然，為更好的開展庫存管理提供了有效地依據(jù)。主要體現(xiàn)在以下幾方面：

a、庫存周轉(zhuǎn)加快

通過對庫存全流程各階段預(yù)警信息的持續(xù)關(guān)注和處理，在途庫存周期從去年年初的4.6天降低到目前的2.5天，定金庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)也有所下降，平均總庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)下降4.3天；

b、庫存資金占用降低

通過加強庫存全流程的關(guān)注，庫存的總體水平有效下降，在今年較去年同期鋼材總體價格基本持平的基礎(chǔ)上，庫存資金占用減少近10億元，全年庫存資金日均占用額減少超過3億元；

c、由庫存周轉(zhuǎn)加快及庫存資金占用降低帶來的間接效益

通過加快庫存的周轉(zhuǎn)、庫存資金占用減少，提高了資金的周轉(zhuǎn)效率；按同期資金平臺貸款利率5.04%測算，資金占用減少帶來間接收益：

=（2012年月資金占用-2013年月資金占用）×庫存周轉(zhuǎn)下降天數(shù)×貸款利率/12

=（18.68億-15.59億）×4.3 天×5.04%/12

= 3.09億×4.3天×4.2‰

= 557.7萬元

③通過對風(fēng)險數(shù)據(jù)的反復(fù)確認，對系統(tǒng)中的滾動庫存數(shù)據(jù)實現(xiàn)了全面的清理，避免了數(shù)據(jù)垃圾的持續(xù)影響。大大提高了風(fēng)險的識別率，加速了風(fēng)險的處理效率。實現(xiàn)了降本增效的效果。

④通過系統(tǒng)，識別出頻繁出現(xiàn)在高風(fēng)險庫存類別的客戶，公司將通過調(diào)整對其的付款政策等的營銷策略，降低庫存風(fēng)險。對于某類客戶群及數(shù)量比較集中的風(fēng)險，公司將根據(jù)實際情況調(diào)整流程或營銷方案。

5 結(jié)束語

該庫存風(fēng)險監(jiān)控系統(tǒng)將企業(yè)流程與企業(yè)物流、資金流和信息流完美地結(jié)合在一起，詳細的記錄了每批貨物的信息流和資金流，降低了業(yè)務(wù)操作風(fēng)險，減少了呆賬、壞賬的產(chǎn)生，實現(xiàn)了風(fēng)險防范控制的常態(tài)化，并為進一步對供應(yīng)商及客戶進行信用管理提供了信息依據(jù)。

該項目研究模式在鋼鐵行業(yè)尚未檢索到，具有一定領(lǐng)先意義。

（責(zé)任編輯：韓梅）