對醫院內部審計檔案管理的思考

摘要：按照衛生部《衛生系統內部審計工作規定》，現有的發展趨勢來看審計監督與服務所涉及的內容領域愈來愈廣，其中內部審計工作在醫院管理中所占的比重也越來越大，同時也對內部審計工作人員對內部審計工作提出了更進一步的要求及挑戰。本文從現今醫院內部審計的管理現況為線索，探討內部審計管理工作中相關的問題，并在一定的基礎上提出解決的措施及相應的應對辦法，希望醫院的內部審計管理人員能夠從中得到啟示，為醫院的內部審計管理工作起到促進的效果。

關鍵詞：內部審計 檔案 醫院審計

醫院內部審計檔案，是內部審計機構在進行審計活動中直接形成的，具有保存價值的、以紙質、磁質、光盤和其他介質形式存在的歷史記錄，審計檔案是醫療衛生機構檔案的重要組成部分。對醫院所記錄在案的各種相關的審計業務活動做出重要的記載和說明，是每一項業務發生的最原始最重要的能夠從始至終反映細節的憑證。相應的，每個醫院對于檔案管理的工作是否規范，直接反映和衡量醫院審計業務質量的重要指標。內部審計在日漸發展的同時加大對醫院內部審計檔案的管理是醫院規范化、制度化管理的必然要求。

一、檔案管理在醫院的內部審計業務中所擁有的效果

內部審計工作的質量很大部分都可以從醫院的審計檔案管理中看出來，尤其是要對醫院審計業務進行歷史業務的排查時，審計檔案管理是很重要的證據取得所在，它的重要之處表現在幾個方面。

（一）檔案管理為醫院的內部審計提供了重要的審計證據

要進行內部審計工作需要很多的資料來進行審閱整理，并且要求這些資料都是有據可依、有跡可循，是有效的歷史憑證。這些資料都是醫院的審計檔案管理所擁有的，在檔案管理進行匯編整理，加之專門的人員進行管理。在審計業務發生的時候，一方面提供證明的信息，另一方面還可以和其他反映相同情況的信息進行對比取證，尤其是對醫院相關項目后續審計及跟蹤審計工作起到重要作用。規范的檔案管理可提供前期資料并縮短整個審計所需要的時間，審計的效率也會在一定的程度上得到提高。

（二）檔案管理可以為以后發生的內部審計工作進行資料的先行儲備

規范的檔案管理使得醫院內部審計工作在總結經驗的同時能夠檢查監督改正情況，更好地完善和促進內部審計工作，為醫院科學的管理提供了良好的基礎。

（三）檔案管理能夠為內部審計的理論研究提供必要的材料

檔案管理中關于審計活動的過程都是有記錄的，積累的很多的案例或者其他的資料都為審計理論的研究提供了很好的材料。

二、關于醫院內部審計現有狀況的研究分析

就目前的情況來講，醫院在逐步對審計檔案管理工作進行規范化、制度化。但是總的而言，醫院內部審計檔案管理工作還是存在一些缺陷，不能滿足現代化的醫院管理需要。

（一）目前醫院內部審計中檔案管理的效果

1、醫院內部審計檔案管理相對來說還是比較符合規定的

總的看，大部分的醫院對內部審計工作領導比較支持，配備相應的辦公設施，審計檔案管理的資料都是嚴格的按照相關規定的流程進行收集、整理、保管、利用、編研、統計、鑒定、和移交的活動。整個的流程較規范，對于檔案的存取也有相應的記錄。

2、醫院內部審計工作中檔案管理的方法

現一些醫院的審計檔案管理由審計部門自行管理并存檔，審計部門因人員少未設專職檔案人員，由審計人員兼職此項工作，醫院檔案館未設審計檔案柜。少部分員醫院審計檔案移交醫院檔案館，由專職檔案人員經進行相關的培訓，在年底進行所有檔案的整理和回檔的工作，在審核的基礎上進行排擋和編號，方便以后的查找，這樣能夠確保檔案管理的規范性和長期的有效性。

（二） 醫院內部審計中檔案管理工作所出現的一些問題

1、醫院內部審計中檔案管理制度不完善。盡管各大醫院在檔案管理上面做出了很大的努力，付出了很多的心血，但是由于管理制度的不健全使得檔案管理的重要性還沒有得到完全的體現，價值也沒有被很好地進行利用。

2、檔案管理工作沒有與之相應的檔案管理員。很多醫院的檔案管理員沒有專業的經驗來真正地對待工作，很多人身兼數職。在檔案管理上面花的時間也并不多，有的時候檔案沒有得到及時的歸檔，容易造成信息的紕漏。

三、關于加強醫院內部審計工作中檔案管理效果的一些應對措施

（一）要建立一些內部審計檔案管理工作的相關規定

結合醫院的實際情況，根據衛生部及省衛生廳及相應的法律法規制定適合自身醫院審計工作管理的規章制度和流程。在日常工作中對審計資料的整理需要保管的期限、歸檔的方法等的一些細節工作都需要制度的約束。對于醫院內部審計工作的檔案管理進行制度的完善，要求檔案管理員按照制度的要求來進行檔案信息的處理能夠大大地提高檔案管理的質量，使得整個流程更加的科學。

（二）要努力地提高檔案管理員的素養，加強專業知識的學習

檔案管理員的素質能夠直接的影響到檔案整理的質量，檔案管理員要有嚴謹負責的態度，認真履行崗位職責、客觀公正的品質，正確地對待工作和職責。醫院要對相應的人員進行定期的專業化培訓，以保證檔案管理員專業知識達到審計規定的標準。

三、結語

時代的不同也使得信息的透明度有所變化，醫院內部審計工作中對審計檔案管理的管理方式也隨之信息的公開化從以往的封閉狀態逐步走向為需要的部門開放的局面。也有一些醫院把檔案的管理進行了信息化處理，使得擁有權限的人員進行網上的訪問，大大的節省了人力資源的浪費。審計檔案管理在醫院內部審計工作中所占的比重直接影響到醫院整體的審計業務質量。本文從現今各醫院對檔案管理的現狀進行了分析并提出了相關的解決措施，希望能對醫院的內部審計檔案管理工作起到幫助的作用。

參考文獻：

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（責任編輯：祁彩云）