論高校教務辦公室的職能強化與管理創新

摘 要：隨著高校管理體制改革的不斷深入，教師和學生的主體意識日益增強，學校辦公室服務的對象、內容和要求發生了新的變化，因此高校教務辦公室要適時調整重點職能。以教務處辦公室為例，探討強化信息管理、輔助參謀、建章立制、統籌服務、協調溝通、督查督辦職能，升級辦公設備、服務理念和人員素質，創新管理手段、服務方法和工作思路的經驗做法，以求辦公管理務實高效。

關鍵詞：教務辦公室 職能 管理

中圖分類號：G420 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2014）04（b）-0188-02

高校教務部門是學校內獨立負責學生教育的部門，部門人員少任務重是最主要的特點，既需要統籌工作對外公布，又由幾個具體部門分管工作完成任務，而辦公室在教務管理系統中擔當著承上啟下，左右協調，內外溝通的重要角色。隨著高等教育改革的深入和對高等教育的要求與期望，高等教育部門面臨著諸多挑戰，例如：內部運行機制改革、強化教師隊伍建設、提高高等教育質量等以適應外部環境的變化。因而總結內部規律，吸取有效經驗，強化最主要職能和進行管理創新，提高工作效率則顯得尤為重要。

1 高校教務辦公室的突出職能

曾有位行政工作者把辦公室工作總結為：管理政務事務，處理信息文書，當好助手秘書，通訊信息報道，辦理提案信訪，綜合統計，機要保密，查辦催辦，財務管理等。而高校教務辦公室不僅需要做這些工作，還需要承擔與學生、教師、學生家長、上級教育部門溝通協調的責任。

1.1 強化信息收集與發布，突出參謀職能

信息是提供決策的有效數據，信息的缺失、失真、失效或不對稱會造成決策失誤或無效。辦公室要利用自身收集信息渠道多、信息網絡廣的特點，全面收集、分析信息，為領導者提供有效的決策依據。信息化平臺是一個可利用的有效途徑，例如在南昌大學，就可利用本校OA網、新聞網、教務管理系統、教務在線、家園網、BBS貼吧、網絡中心、官方微博微信等網絡平臺對信息進行收集、處理、分析、傳輸和反饋。利用辦公網主頁、教務網站動態公告、教務管理系統提示等方式，公布學校文件、通知相關事宜、網上互動交流，使信息得以暢通的傳遞在各個主體間。

辦公室是輔助配合領導工作、領會上級意圖、傳達指示、貫徹執行、督促反饋最深刻的部門。高校領導既是行政領導，同時兼具學科研究者或帶頭人，工作千頭萬緒，因而辦公室就要充分發揮輔助參謀職能，要做到：（1）為領導提供及時有效的可利用的信息輔助決策，如在制定教師授課質量評價體系時，提供評價指標、權重、影響因素及相關支撐材料；（2）根據學校文件精神安排具體工作并督查進度情況及時報告，如安排；領會領導意圖草擬文稿、布置工作；（3）輔助領導就具體問題、突發情況提出建設性建議；（4）輔助領導做好日常管理；（5）提醒并合理安排領導日程；（6）做好上下協調，左右溝通工作，使決策得以全面領會并貫徹實施等。

1.2 為日常行政工作建章立制，統籌服務職能

高校教務辦公室工作具有持續重復性伴有突發臨時性的特點，是為學校教學調研、黨政管理、師生活動、教學條件保障提供服務的基礎部門。辦公室日常工作范圍廣、涉及內容多，繁雜而不容馬虎，因而需要將行為上升至制度化，在研究普遍高校管理規律的基礎上，結合學校實際，將各級各類活動納入規章制度中，如制定《辦公室行政管理制度》《教務辦公流程》等，將部門工作規范化、流程化、程序化。教學教務處辦公室的工作可以總結為圖1。

教務辦公室的每一項具體工作都帶有服務的性質，重視服務管理，樹立自覺服務的角色意識是為校領導、校內各部門、教師員工、學生及家長服務的精神基礎。在日常行政工作中，規范處理文檔，為機關保留好珍貴的檔案資料，特別是教學改革、授課質量評價體系的建立過程、考試安排及記錄等；會議安排周到妥當，會議或其他活動的籌備、進行、總結都要落實到人；接待工作到位，議程細致時間合理，接待熱情周到；印章使用規范，按照印章使用規定科學規范的使用；信訪工作落實，及時上報處理并跟蹤督查進展情況；突發事件應激，制定應急預案，加強處理突發事件的能力；熱情服務教師、學生及家長，耐心細致地傾聽意見，解決困難。比如根據學生的需要，制定《教務部門部分工作流程冊》，將畢業生的成績、學籍、學位證明、教室借用等問題的辦事流程用流程圖方式展示出來，方便師生辦理。

1.3 強化協調溝通，督查督辦職能

協調溝通是實現高校辦公室目標的重要手段，它不僅有助于信息傳遞，進行科學決策，也有助于部門的整體凝聚力。溝通協調的功能是保證各項工作不矛盾、不重復和不沖突，以形成最高效的配合關系。高校辦公室需要對校外部的主管上級機關、政府主管機關、兄弟院校、協作單位、校周邊環境、學生家長，對校內部的學校領導、各部門、教師、學生等關系進行協調，最大限度地調動各方面的積極性，以求目標統一，步調一致，密切配合，保證文件精神和重大決策與工作部署相契合并得以貫徹落實。在實踐過程中多利用協調五個方法：規勸疏導式、命令式、建議式、會議式、商榷式協調解決問題。比如在處理多位教師到辦公室集體反應問題的情況時，要語氣平和親切，舒緩教師情緒，在充分了解情況后，如果是局部必須服從大局的情況就要進行和風細雨地規勸疏導和建議，如果是需要教務部門改正或解決的問題就要及時反映給上級領導，再決定用會議式公開討論還是封閉式商榷式探討解決方案。

教務辦公室既要督促、檢查決策執行情況，又要監督、嚴辦不法行為，辦公室要通過跟蹤、檢查、督促工作進度，將執行情況和出現問題如實報告給領導，及時采取措施補救工作失誤，克服工作困難，慎終如始，則無敗事。信訪是工作的一個“警示燈”，需要重視并及時解決，否則既不利于教學活動的進行，也不利于教學改革和質量提高。教務處應在每年底匯總本處和校辦收到的信訪信息，核對是否解決所有信訪問題并有查證、結果記錄。

2 不斷提高教務辦公室的管理升級與創新

2.1 建設電子化辦公室，升級辦公“硬件”，創新管理手段

網絡時代的進步，電子政務的發展都要求學校、部門建立自己的門戶網站公開信息收集意見，因而加強硬件配置，升級已有的電子化設備改善辦公條件，充分利用自動化的管理平臺，建設高校信息化辦公室成為必然要求。同時需注意合理規劃和設計教務主頁，盡最大可能涵蓋所有校內外人員需要的信息，內存儲空間應該適應不斷擴充的信息，系統本身應能夠承載學生集中上網訪問時的流量，比如學生網上集中選課時的訪問量。有效地運用學校辦公網、新聞網、教務網、官方微博等發布和收集信息既快捷又準確，它們是所有行政人員、教師和學生互知互曉的溝通媒介。

教務管理是涉及全校學生的學習的活動，教務處應該通過自己的教務管理系統實現每位師生通過自身賬號登錄系統進行開課、選課、考試、評價問卷、作業提交等活動，既高效便捷安全，又利于收集、統計、保存數據，并及時升級更新。教務門戶網站不僅可以提供課程信息、教學周歷，還可以提供學校教務動態，及時的教務通知，可報名參加的活動，留言教務意見等等，使師生知曉學校教務發展，積極參加各項學科類競賽，并成為學生利用率很高的實用型教學新聞網。

2.2 以人為本，升級服務理念，創新服務方法

以人為本的管理內涵，強調要突出人的發展。在辦公室管理中，必須以人為中心，建立良好的人際關系，創造優厚條件，多激勵少懲罰，促進員工自覺自愿、團結合作的服務精神，使辦公室人員在相對枯燥的工作中得到參與感和滿足感，充分發揮內在潛能?？梢酝ㄟ^休息時間的健康娛樂，定期的黨員民主生活會進行深度交流，彼此關心幫助，建立起共事友情。

目標管理強調自我管理與組織總目標、上下級關系的協調一致，強調“人”是管理的根本動力，尊重人格，理解人的價值從而實現對員工行為的激勵、引導與控制。建立崗位目標管理責任制度，將辦公室工作定級分類，分解量化，目標明確，責任到位。它與“以人為本”的服務理念相同，與辦公室的結果導向的管理特征相近，又與各項規章制度、流程程序、考核標準相適應，因而將目標管理引入服務方法是切實可行的。

2.3 精細化管理，升級人員素質，創新工作思路

老子曾說：“天下難事，必做于易；天下大事，必做于細?！苯虅辙k公室完成規范化后就要進行精細化管理階段，主要是將復雜的事情簡單化，簡單的事情流程化，流程化事情定量化，定量的事情信息化，建立專業化的崗位職責體系，目標管理體系，科學的考評體系和考評結果應用體系。因而教務辦公室需要做到：（1）完善崗位職責說明書，使各科室人員職責清晰責任分明；（2）制定目標，用目標作為考核的標準和參考；（3）定立科學的考評制度，如制定《崗位責任考核標準》《崗位責任考核制度與激勵機制》，建立嚴格細致的管理制度，不僅要對辦公室及其他科室人員工作量化考評，也要與相關科室一道對教師授課質量進行評估；（4）將考評結果進行整理并作為整改依據，實際應用到工作中。

不積跬步無以至千里，不積細流無以成江海。高校教務辦公室工作不僅要求工作人員有一般的行政工作能力，也要求有一定的學術相關工作的能力，課程編排、課題申請、學籍辦理、科研項目申請、辦學條件、國內外先進的管理經驗等都需要辦公室工作人員成為“萬事通”。辦公室人員的素質直接影響工作效果和效率，在充分發揮自覺學習的基礎上，還要安排相應的專業培訓，多學習有關文秘、經濟、管理、法律、公關、檔案等方面的知識，工作人員的潛能被有效地挖掘出來，辦公室整體工作水平才會提高。南昌大學教務處辦公室不僅根據收文安排相關科室人員進行培訓，也積極組織、承辦專業技能培訓會，提升全處人員工作能力。

高校辦公室工作人員需要樹立創新意識，激活思維，創新工作思路，敢于探索、開拓，同時學校要為工作人員充分發揮其個性和創造力提供平臺，盡量減少對管理創新活動的干預，可以在以下方面進行突破：（1）具有創新性的研究高校辦公室工作的研究，借鑒當代先進的管理經驗進行實驗性改變；（2）努力創建學習型、創新型、競爭型、服務型的高校辦公室，推進高校辦公室的工作規范化、精細化從而個性化、高效化；（3）思維活躍，對問題思考和解決多方面、多角度、廣而深、全而力；（4）要摒棄照本宣科、生搬硬套的舊傳統，敢于去除糟粕，去粗取精，創新靈活。

參考文獻

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