新時期企業檔案檢索工作的若干探討

摘要：企業的檔案檢索工作在企業的發展、競爭中發揮著重要作用。本文分析了新時期企業檔案檢索工作面臨的問題和挑戰，提出了企業檔案檢索工作的改進措施，力求為企業的長足進步添磚加瓦。

關鍵詞：企業 檔案檢索 措施

當今，隨著信息社會的不斷發展，人類社會對檔案信息的需求與日俱增，這使得作為檔案信息獲取與利用之間重要聯系橋梁的檔案檢索工作發生了深刻變化。檔案檢索工作的水平已成為衡量檔案工作現代化水平的重要標志之一。對于企業的檔案檢索利用工作來講，進行持續改變是其適應形勢變化的應有舉措。

一、企業檔案檢索工作面臨的新形勢

1.檔案人員多為兼職，工作繁忙

企業在發展過程中自負盈虧，因此成本控制最小化和利益追求最大化是每個企業始終堅持的原則。因此減員增效就成為了各個企業管理改革的重大措施，激烈的市場競爭使得企業不允許存在閑人、懶人。一般情況下行政人員往往身兼數職，工作繁忙，這往往比事業單位擁有更高的工作效率，更具活力，獎懲也更加分明。但同時也容易造成企業計劃性不強，工作不到位或混亂等現象。 如云南工商學院檔案員一職集辦公室文員、檔案管理、文書整理、文件收發等工作于一身，“我經常跑步穿梭于學院辦公室、檔案庫房、各業務機構等多處辦公場所，干著眼前工作必定想著下一步工作，每天不敢有一絲一毫的怠慢。”該院檔案員如是說。

2.傳統的檔案檢索不適應新形勢的發展

企業管理快節奏和員工繁忙工作局面不會允許檔案員磨磨蹭蹭地查檔案，也不會再允許繁瑣的檔案借閱登記手續存在。同時，隨著網絡技術的發展和企業信息化程度的提高，企業對信息的依賴性愈來愈強，檔案信息服務對企業的作用也越來越大。傳統的信息服務手段主要利用目錄、索引、文摘等檢索工具，操作技術落后，服務質量不高，對檔案信息資源只能做簡單的加工處理，與現代檔案信息檢索手段相比，整體服務水平是淺層次的。而信息時代的檔案信息服務要求網絡化，信息高速公路要將單個檔案館與世界各地的檔案館、圖書館、情報中心、公共查詢系統與信息用戶的計算機系統連接起來，即實現信息的共享。信息共享是檔案檢索工作要實現的一個目標，也是檔案部門向社會提供利用的目標之一。

二、企業檔案檢索工作的改進措施

1.認真觀察思考，在檔案檢索工作中找竅門

檔案檢索竅門可以起到立竿見影的效果。如編制重要文件目錄，將其附在《歸檔文件目錄》上面，或將當年大事、要事、特色工作與之產生的相應文件對照列出，必定便于檢索。或者在《歸檔文件目錄》上作出醒目標識，也可加快常用文件檢索速度。再者，在檔案盒脊背的“機構（問題）”欄所標識項目下方另行標識諸如“人事令”、“財審制度”等簡捷明了詞類，檔案人員就很容易找到常用的或重要文件。

2.積累檔案檢索經驗，摸索快速查找規律

從檔案檢索實踐中我們悟出這樣一個道理，這項工作實際上就是“三點歸一”。“三點”是指檔案利用者、檔案檢索者和檔案，“歸一”是指：檔案檢索者將查找出的檔案交給檔案利用者，進而完成了檔案檢索過程。如果將“三點”改變為兩點，即檔案檢索者和檔案利用者（檔案）之間的直線運動，則可縮短檔案檢索過程，提高檔案檢索效率。比如財務人員經常查找財務制度和財務報表方面的檔案，人事部門經常查找人事令、勞動保險等方面的檔案，而后勤處經常查找房建方面檔案，將其各自歸一，每逢這些部門查閱檔案，不用細問便可直接到柜中調卷。另外，本人又相繼總結出了哪些部門查檔非常急迫，而哪些部門查檔從容一些，遇到多人同時查檔，則分清輕重緩急，從容處之。

4.實現電話預約調卷，檔案檢索由被動變主動

查檔人如需利用檔案，先通過電話簡述檔案年代和關鍵詞，掛斷電話后，檔案人員將所借案卷準備好，電話通知有關人來取。這樣，既避免了借檔人的當面催促，又使得檔案檢索變得從容，檔案借閱等待時間幾近為零。

5.簡化手續，使檔案借閱登記花費時間最少

借檔人來去匆匆，檔案人員在提供了優質快捷的服務后，如果還像以前那樣要求員工履行繁瑣細碎的登記手續，必令人厭。盡可能地簡化檔案借閱登記手續，除借檔人簽字、卷號、數量、日期等必要之外一律革除，是檔案借閱適應新形勢的又一舉措。通常，檔案人員通過電話調卷，將別人所需的案卷放在閱覽桌上，并將這些案卷預先登記，調檔人簽名即可取走。

6.提高檔案人員業務技能

電子、網絡型檢索工具的發展與完善，促進了檔案工作者角色的重新調整。信息時代，檔案工作者不僅要懂檔案專業知識、計算機知識，同時還要精通網絡技術、多媒體技術及具備信息處理和分析能力。未來的檔案工作者不僅要運用網絡為用戶提供檔案信息，還要選擇并使用適當的檢索方法，找出適當的信息提供給用戶，因而信息決策判斷能力是檔案工作者必須具備的。同時未來的檔案檢索工作將由檢索服務轉變為指導檢索，也就是指導使用者如何更有效地檢索，而絕非代替使用者聯機輸入檔案指令及操作計算機。面對這樣的要求與挑戰，一方面，應建立和完善繼續教育體系，做好在職人員的相關培訓。如通過自學、崗位培訓、繼續教育、進修、專題講座等多種途徑，使他們盡快掌握計算機網絡等相關技術知識，更好地適應檔案館自動化、網絡化、信息化建設的需要；另一方面，應注意培養和引進具有信息技術及相關學科知識背景的復合型人才，使檔案館人才結構搭配合理優化。同時，要保持隊伍的相對穩定，在實踐中培養擅長檔案信息資源開發的創新型人才，不斷增強檔案信息資源開發利用的活力，促進企業檔案信息服務工作協調發展。

三、結語

企業檔案檢索利用工作要不斷適應企業快速發展需要，滿足員工快速準確的檔案利用需求。企業檔案部門只有從相關管理環節入手，以滿足日益增長和快速查詢的檔案利用需求為目標，以員工對檔案利用滿意為尺度，進行大膽改革，檔案工作才能得到領導重視，才能與企業同步發展，檔案部門才能在企業得到相應的地位。

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作者簡介：徐國英，女，云南工商學院講師，管理學碩士。