利用Word、Excel、Access進行考務安排及學生成績分析的有效途徑

【摘 要】考試是教學評價的一種工具，而教學評價是學生學習結果的反饋，是教師教學方法得當與否的判斷標準。科學的、合理的考試安排和考試成績分析為教學評價提供了可靠的、有效的數據支持和保障，它可以進一步增強學生的學習動力，可以為下一階段教師的教學調整指明方向。Word、Excel、Access軟件是教師常用、熟知的辦公系統。本文簡要闡述了利用這些辦公軟件進行考務安排及學生成績分析的有效途徑。

【關鍵詞】教學評價 考試 學生成績 分析 函數 有效途徑 Word Excel Access

【中圖分類號】G424 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2014）21-0110-03

一 問題的提出

在新課改教學評價過程中，學生考試評價扮演著重要的角色。考試安排的科學性和有效性是評價的基礎，它為每個學生落實了“公開、公平、公正”的考試原則，而學生成績的分析評價可以為教師的教學提供指導性意見，教師利用評價的結果可以分析試題的難度系數、教學活動中使用的方式是否有效、學生的接受程度和學習狀況，從而調整下一階段的教學行為，反思和改善教學計劃與教學方法，不斷提高教學水平，同時為學生的學習調整提供強有力的數據分析和保障。為優化學生考試安排，簡化考試成績及教學質量分析，筆者在教學工作中不斷探索與實踐，找到了利用教師們都常用、熟知的辦公軟件Word、Excel、Access來安排和分析學生的每一次考試的有效途徑。

二 解決問題的有效途徑

1.考試信息的安排

每一次考試教師都要安排學生的考試信息：考場、考號、座位號。而合理、科學、有效地安排考生的考場顯得尤為重要，隨機安排的考試對每個考生體現了“公平、公開、公正”的原則。在Excel中我們可以用隨機數的產生實現考場考號的編排。

第一，考生考試信息模板的制作。打開Excel表格，制作一個模板，在Excel表格第一行輸入“**年級期末考試考場安排表”，在第二行中依次輸入考生基本信息A列姓名、B列班級、C列學號、D列考場號、E列座位號、F列隨機數。從第三行起填寫學生的基本信息，把該文件命名為“學生考試考場安排模板”。

第二，產生隨機數。隨機數的產生目的主要是用來打亂學生順序。隨機數的產生利用RAND函數實現。在隨機數一列的第一個單元格F3中輸入“=RAND（ ）”按回車，然后選中F3單元格的填充柄向下拖動，這樣就為每個學生產生了一個隨機數，然后再按照隨機數進行升序或降序，這樣就將考生的班級打亂了。如果覺得還不夠亂，可以重復以上的工作幾次，之后便可以將該列隱藏或刪除。

第三，考號的產生。在考號一列中輸入前兩個考號，例如：20140001，20140002，選定這兩個單元格，拖動填充句柄（鼠標停在選定框的右下角時變成的“+”）至最后一人，這樣就完成了考號的安排。

第四，座位號的產生。方法一：假定每個考場安排30人，我們在座號列中E2、E3單元格中分別輸入1、2，選定這兩個單元格，拖動填充句柄至E32。在E33單元格中輸入“=E3”回車，拖動填充句柄至最后一人，這樣就完成了座位號。方法二：假定每個考場安排30人，這樣座位號就是以1～30這組數為周期，根據這個規律，可以使用取模函數MOD完成座位號的安排。在座位號列下E2單元格中輸入“=MOD（（MOD（D2，20140001）），30）+1”按回車，然后拖動E2的填充柄向下拖動，這樣考生的考號也就順利完成了。

第五，考場號的產生。因為每個考場安排30人，且排在前面的30人的考場數均為1，然后利用取整函數INT，來產生考生的考場號。考場下的D2單元格中輸入函數“=INT（G2/30）+1”，然后拖動D2的填充柄向下填充，這樣就產生了考場。

第六，制作桌貼或準考證。在新的工作表中制作一個桌貼或準考證模板（見圖1），然后在相應空白的地方輸入“=所對應的單元格”，選定模板并拖動填充句柄向下填充，可得到全部準考證。還可以利用Word中的郵件合并功能（具體方法見成績條的制作）。

第七，打印各班學生考場安排。由于在排考的考號時，對學生的班級進行打亂，隨機編排，而在對各班學生的考場安排進行打印時，又要分班進行打印。Excel為我們提供了數篩選功能，具體操作是：選中任意單元格，執行“數據”菜單下的“自動篩選”命令，按班級升序或降序排列，選擇要打印的班級，就能很快地將各班的考場安排打印出來。

2.學生考試成績分析模板的制作

該模板制作后只要輸入成績或更改成績，Excel軟件會自動顯示分析結果，這樣就為我們節省了更多復雜計算的時間。

第一，全校（全年級）成績分析。

總分。用SUM（ ）函數，它的語法為SUM（數值1，數值2），例如總分為求F列至K列，輸入“=SUM（F4：K4）”并向下拖動填充句柄。

各科、總分排名。由于學生成績會出現相同，因此排名會出現并列。利用RANK（ ）函數可以實現并列名次，它的語法為：RANK（數值，引用，[排序方式]），例如：總分為N列，則在總分列下輸入“=IF（N4=\"\"，\"\"，RANK（N4，$N$4：$N$428））”（共428行），然后向左拖動單元格N4的填充句柄可對相應列的數據做出排序，選中要排序的列的單元格向下拖動填充句柄至最后一個可完成所有人的排序。

分數段統計。COUNT函數、COUNTIF函數或FREQUENCY函數可以統計某一區域中符合條件的單元格數。COUNT函數，它的語法為COUNT（數值，…）例如：統計參加語文（語文為F列）考試的人數可輸入“=COUNT（F4：F428）”COUNTIF函數，它的語法為COUNTIF（區域，條件）。其中條件必須是以數字、表達式或文本形式定義的條件，其中數字可以直接寫入，表達式和文本必須加引號。如統計總分成績低于30分的人數可輸入“=COUNTIF（$N$4：$N$428，\"<=30\"）”。FREQUENCY函數，它的語法為（一組數值，一組間隔值），例如：統計語文成績在90～99分之間的人數，先選取Z列為一組間隔值，間隔值為150（Z4單元格）、149.9、139.9…29.9（Z17單元格）然后在90～99對應的單元格內輸入“=FREQUENCY（F$4： F$428，$Z$4：$Z$17）”，其余分數段及科目類似的可以完成。

平均分、最高分、最低分。AVERAGE函數計算平均分，它的語法為AVERAGE（數值1，…）。例如計算語文的平均分，可輸入“=AVERAGE（F4：F428）”。MAX函數計算最大值，MIN計算最小值，它們的語法為MAX（或MIN）（數值1，…），例如：計算語文的最高分和最低分可分別輸入“=MAX（$F$4：$F$428）”或“=MIN（$F$4：$F$428）”。

及格率、優秀率。及格率=及格人數/總人數，例如計算語文成績的及格率（滿分150分，及格分數為90分）=COUNTIF（F$4：F$428，\">=90\"）/COUNTIF（F$4：F$428，\">0\"）。優秀率=優秀人數/總人數，例如計算語文成績的優秀率（滿分150分，優秀分數為135分）=COUNTIF（F$4：F$428，\">=135\"）/COUNTIF（F$4：F$428，\">0\"）。

樣本估計。每一次考試我們都會抽取部分學生的試卷作為樣本來估計總體。一種是利用樣本的頻率分布估計總體的分布，另一種是用樣本的數字特征（如平均數、標準差等）估計總體的數字特征。在Word、Excel中選擇抽取的學生成績點擊插入圖表，就可以制作條形圖或折線圖。在Excel中利用方差函數VARP或標準差函數STDEVPA可以得到方差或標準差。

第二，各班、各科成績分析。利用以上函數改變分析的區域就可完成各科、各班的總分、各分數段人數、平均分、最高分、最低分、及格人數、及格率、優秀率等。

當各科成績統計后要匯總在一個表格中，因為表格一致，可以選擇復制、粘貼的方法匯總。有時可能會出現表格信息變動，例如有老師篩選過學生信息。這時可以利用Access數據庫來處理，具體的操作辦法是：單開Access數據庫→文件→新建空白數據庫→命名為“學生成績表”→文件→獲取外部數據→導入（成績表、語文、數學等）→查詢→在設計視圖中創建查詢（如圖5）→保存→導出（文件保存類型為.excel）。最后將成績復制、選擇性粘貼到**年級**考試成績模板中，Excel軟件便會自動產生成績分析。

4.成績打印

第一，各班成績打印。利用Excel中的自動篩選功能，具體操作是：選中任意單元格，執行“數據”菜單下的“自動篩選”命令，按班級升序或降序排列，選擇要打印的班級，就能很快地將各班的考試成績打印出來。

第二，個人成績條打印。個人成績打印可以利用Word軟件中的郵件合并功能。具體的做法是（以Word 2003為例）：啟動Word，根據“成績條”的大小，設置好文檔頁面，將頁面設置成多個標簽的大小。點擊“視圖→工具欄→郵件合并”，在新出現的工具欄中選擇“打開數據源”，并選擇“學生成績”工作簿，單擊“確定”按鈕。將鼠標定位在需要填入“姓名”的單元格中，單擊“郵件合并”工具欄上的“插入合并字段”按鈕，打開“插入合并域”對話框，選中“姓名”選項后，單擊“插入”按鈕即可完成姓名的插入（如圖6），照同樣的方法可以完成其他插入。

將上述表格復制一份，根據頁面的大小，在文檔下面粘貼若干份。然后將鼠標定位在兩份表格之間，按“郵件合并”工具欄上的“插入Word域”按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“下一記錄”就可以分別瀏覽合并后的效果，選擇“合并到新文檔”按鈕，這樣就生成一個包含所有成績的Word文檔。點擊“打印”即可被打印出來，最后裁剪、分發就行了。

三 歸納與小結

Word、Excel、Access是教師常用的辦公軟件，利用它們可以快速、方便地安排考場和分析學生的考試成績，只需要制作一次就可以多次反復使用。總體來講就是：制作模板→導入數據→得出結果→打印分發。這樣出來的數據分析為我們的教學評價提供了強有力的保障，為教師更好地對學生實施全面教育，促進學生全面發展，提高教學質量指出了方向，激發了學生的積極性。

〔責任編輯：李錦雯〕