淺談物資管理信息化實現方式

[摘 要] 圍繞重慶煙草物流建設“一體化、智能化、高效率”的建設目標，以重慶煙草物流新建項目為契機，以信息化為手段，以物流管控平臺的建立為載體，結合目前物資管理工作的現狀和反映出的問題，對如何更好地利用信息技術突破物資管理的瓶頸，實現管理方式的轉變進行討論。

[關鍵詞] 物資管理；信息化；具體實現

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 07. 027

[中圖分類號] F270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）07- 0043- 02

企業的物資管理，就是對企業生產過程中所需各種物資的采購、儲備、使用等進行計劃、組織和控制。物資管理是企業生產經營管理中不可缺少的重要組成部分，也是比較復雜、麻煩的工作。本文借由物流管控平臺建設的時機，結合“無紙化”辦公的要求，對物資管理的實現方式進行討論。

1 現 狀

物流分公司物資管理內容包括固定資產、低值易耗品、耗材、包裝物、備品備件等類別，品種繁多、范圍較廣。

由于缺乏有效的信息化手段，目前物資管理完全依靠管理人員按照自己的方式，將紙質資料數據輸入到電子表格內，不僅效率低、不規范、易出錯，而且缺乏統一管理，信息無法共享，給盤點、對賬工作帶來不必要的麻煩。

為了便于管理，也曾有部門自己編制物資管理軟件，也有一定成效，但畢竟屬于個別行為，適用范圍窄，存在不兼容和不穩定等問題。

2 主要問題

綜上所述，目前物資管理工作主要存在以下3個問題：①缺少標準、臺賬較多；②流程繁雜、容易出錯；③數據分散、缺乏支撐。

3 原因分析

針對以上問題，原因分析如下

（1）缺少標準、臺賬較多。一是物資管理缺乏標準，目前物資管理大多使用電子表格的形式建立臺賬，而各部門賬目的格式、內容結構不統一，由于缺少相對固定的管理程序對其進行規范，難以實現標準化。二是不同的物資需建立相應的臺賬，而物資管理分類較細，導致目前存在較多的臺賬。

（2）流程繁雜、容易出錯。由于缺少統一、固化的管理流程，目前物資管理涉及的計劃、采購、驗收、領用、報廢、轉移等多種工作，管理流程繁雜，紙質單據流轉，簽字較多，容易出錯。

（3）數據分散、缺乏支撐。目前物資管理工作臺賬由歸口部門、使用部門臺賬組成，由于缺乏信息系統支撐，各種數據分散，匯總、核對困難。雖然財務系統和市局資產管理系統有部門功能，但由于關注點不一樣，達不到精細管理、全程管控的要求。

4 對 策

根據以上分析，要較好地實現物資管理，必須實施物資管理信息化，從傳統管理方式向信息化管理方式轉變。

也許有人會說，使用電子表格進行物資管理不也是信息化了嗎？的確，電子表格是一種信息工具，但處于非常初級的階段，單純的電子表格管理只是把基礎的紙質數據放到了計算機上，而無法解決數據格式不統一，管理流程缺乏，共享困難等問題。

實施物資管理信息化的好處：信息化管理不是單純地將紙質管理工具直接放到計算機上，而是一種富有邏輯思維的管理方式，是一種有機的，將物資管理各環節環環相扣，緊密聯系在一起，按照各物資的生命周期管理設計的信息化管理方式。通過信息化手段減少管理節點、統一各環節的標準，將物資管理流程固化到系統中，實現無紙化管理以及信息共享。這不僅可以簡化管理工作，而且能夠為決策者提供數據支持。

5 具體實現

解決目前物資管理面臨的難題，實現物資管理信息化，應該從以下5個方面著手。

5.1 過程管理流程化

過程管理流程化是指：通過搭建物流管控平臺，將物資管理納入管理體系，將合同簽訂、計劃、審批、采購、驗收、領用、存儲、消耗、報廢、信息反饋以及供應商評價等事件進行整合，使物資管理工作所有任務固化于系統流程之中。

過程管理流程化的好處在于：不僅可以保證物資采購過程規范，還可以實現資源信息的共享，并對各種信息進行有效的控制和統計。物資的申請采購部門也可以通過查詢了解物資的庫存情況以及物資采購的實際進程，領導可以通過查詢物資情況，了解相關部門的實際生產狀況。物資儲存部門可以利用消息的方式通過申請采購部門領取到庫的物資，從而使企業的生產經營過程變得更加合理高效。通過統一管理流程、步驟和口徑，使管理工作變得更加嚴密、緊湊。

物資管理作業系統流程如圖1所示。

5.2 管理全程無紙化

管理全程無紙化是指：通過搭建物流管控平臺，建立物資管理各功能模塊，加入審批功能，將物資管理的各事件、動作進行信息化處理，不再借助紙質載體流轉，減少原來需人力完成的大量繁瑣、無序工作，讓有限的人力去完成對企業更有價值的工作。

管理全程無紙化的好處在于：一是大大減少了各種物資的使用（比如紙張），有效地降低管理成本。二是結合移動云平臺可實現電子公文的隨時處理和查閱，節約了各級管理人員簽字審批花費的時間，可提高工作效率、提升管理水平。

5.3 事件管理精細化

事件管理精細化是指：將流程中每個事件發生的內容和數據完整充分地記錄，不缺項、不漏項、不錯項。

事件管理精細化的好處在于：詳細記錄各事件數據，便于系統后期篩選、查詢統計，滿足各種要求匯總臺賬、報表的需要。例如計劃事件里就會包含部門、時間、需求內容、填報人、需求人等字段。

采購計劃單如圖2所示。

5.4 身份管理關系化

身份管理關系化是指：將各物資在系統中貼上身份標簽，該標簽將與該物資的各類信息相關聯，只需點擊屬性就能知道該物資的各種信息。例如該物資隸屬的合同、供應商、采購時間、價格、領用部門、責任人、存放地點等信息會作為標記跟隨該物資直到消耗或報廢。

身份管理關系化的好處在于：能夠對各物資的信息一目了然，讓管理者能夠非常直觀地了解物資的來路和狀態。

5.5 實物管理電子化

實物管理電子化是指：通過搭建物流管控平臺，利用物聯網技術，對需要進行重點管理的物資（基礎設施、固定資產、部分低值易耗品）進行電子管理，管理者只需使用手機等設備掃描條碼就能了解相關信息。

實物管理電子化的好處在于：通過粘貼管理信息標簽，可用手機等終端直接對其掃描獲取信息，乃至進行實物盤點。

條碼標簽如圖3所示。

6 結束語

本文提出以物流管控平臺建設為契機，按照“五化”的模式進行物資管理功能開發，結合云移動平臺以及物聯網技術，將管理思想與信息化手段深度融合，使物資管理簡單化、條理化、人性化，實現管理方式從傳統管理向信息化的轉變。

這不僅能夠強化、細化基礎工作，提升物資管理水平，更重要的是通過物資管理信息化，實現數據共享，有利于資源配置、成本控制等多項后續工作的開展，為重慶煙草全面實現精益物流打下堅實的基礎。

本文是從物資管理人員、系統使用者的角度對物資管理信息化實現方式的一些思考。若有不妥之處，請指正。