芻議科研單位辦公室服務及管理工作

[摘 要] 辦公室在科研單位中起著協調各方和承上啟下的重要作用。在新形勢下，科研單位辦公室的管理和服務工作不僅關系到科研單位的全局性工作，還關系單位日常工作能否順利進行。新時期科研單位的辦公室工作出現了新的特點，因此只有不斷優化辦公室內部的服務和管理職能，創新管理思維，才能更好地協調科研單位管理系統中的內外關系，從而保障單位內部各項工作的正常運行。

[關鍵詞] 科研單位； 辦公室工作； 服務； 管理； 特征； 意識

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 07. 040

[中圖分類號] F272； C931.4 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）07- 0064- 01

隨著我國經濟、科技與文化的發展，當前我國科研單位與外界的聯系也逐漸增多，因此，科研單位內部的辦公室工作也更為繁雜和瑣碎。辦公室作為科研單位的綜合職能部門，是單位內部上情下達工作的重要樞紐。科研單位辦公室工作涉及的范圍較廣，其不僅包括日常的事務處理和文秘工作，還包括為領導出謀劃策以及調研和宣傳等工作。其中服務和行政管理工作是辦公室最基本的工作職能，也是其各項工作的立身之本，對于保障科研單位內部日常管理工作的順利進行有重要的作用。

1 新時期科研單位辦公室工作的新特征

1.1 辦公室參與科研單位政務管理的重要性增強

新形勢下，隨著我國科研體制的改革和深入發展，科研單位在自身的發展目標、運行機制、人才培養和管理方式等方面都發生了較為深刻的變化。而辦公室作為科研單位內部為領導出謀劃策的主要部門，需要改變過去以“辦事”為主的做法，不斷進行思維創新，并積極參與單位內部的政務管理，從而充分發揮其在單位內部管理和中長期規劃中的作用。

1.2 服務質量要求更高，工作任務更為繁雜

辦公室作為科研單位信息交流的窗口與平臺，其日常工作內容涉及單位內部的事務、政務以及各項服務，而從服務對象上來說，其又涉及全體職工、統計部門以及單位各級領導的切身利益。由于辦公室與單位內部的各個部門有著千絲萬縷的縱向和橫向聯系，辦公室工作也呈現出任務重、事務雜的新特點。同時，隨著越來越多科研專家走上領導崗位，他們本身承擔著較為繁重的科研任務，這就需要辦公室在平時的管理中要盡可能地為單位領導提供優質化的服務，從而為領導更好地進行全局策劃工作提供良好的環境條件。

1.3 對內部人員的自身素質和業務能力要求提高

面對當前各種形式的突發事件和瞬息萬變的外部環境，要求科研單位辦公室人員不但要具有較強的理論知識素養，還要具備快速反應能力、善于把握與快速領會領導意圖能力和急事急辦的能力，以便更好地適應新形勢的變化。

2 科研單位辦公室在日常工作中應樹立管理和服務意識

2.1 樹立規范意識，促進服務與管理的科學化

在我國新時期的科研事業發展中，科研單位辦公室要樹立規范意識，通過辦公室內部職能、規章制度以及自身形象的規范化實現其服務與管理的科學化。從規范職能上來看，科研單位要加強對辦公室內部機構的合理配置，通過崗位目標管理的實施來明確各職工的工作目標和崗位職責，從而做到各負其責，各司其職。而從制度規范上來說，辦公室要加強建設各項規章制度，以保證文稿印制、會務組織、電話通知以及來賓接待等大量繁雜瑣碎事務的正常運行。同時，對于形象的規范，辦公室可以通過抓環境衛生和工作人員的素質來維護，從而更好地提升辦公室的外部形象。

2.2 樹立發展意識，不斷提升服務水平和管理能力

辦公室在日常的服務和管理中要堅持用發展的眼光看問題，重視工作人員的業務培訓和學習，并通過引導他們不斷學習專業知識與業務技能來提高他們的整體素養。同時，在新形勢下，科研單位還應加強對現代化管理人才的培養，通過選拔高素質、高技能專業人才到辦公室工作來鼓勵職工進行良性競爭，以提高他們工作的主動性和創造性。

2.3 樹立創新意識，努力實現優質化的管理與服務

創新精神是推動科研事業發展的主要動力，在新時期的發展中，科研單位辦公室要緊跟時代潮流的變化，加強自身管理方式和服務理念的創新，通過辦公模式和管理模式的轉變來提高工作效率和服務質量。在管理方式創新上，辦公室要積極進行工作流程的優化，將過去粗放型的管理方式轉變為精細化的管理方式，以更好地提升其服務效能和工作質量。同時，辦公室還應加強服務理念的創新，把過去的被動服務轉變為新形勢下的主動服務。尤其是在領導決策時，辦公室要盡可能做到靈活性與計劃性的相結合，在領導決策前為其提供準確、全面、高質量的決策預案；而在決策中要綜合協調單位各方面的利益關系，嚴把決策關口；在領導決策后，辦公室還要抓好各部門對領導決策的貫徹落實，以實現服務與管理的優質化。

2.4 樹立全局意識，積極發揚奉獻精神

辦公室作為科研單位開展各項工作的指揮中心，其擔負著內外聯系和上下溝通以及協調各方的重要作用。因此，在日常的工作和管理中，辦公室要積極樹立整體觀念和全局意識，努力為單位職工創造團結和諧的工作氛圍，加強各部門的相互合作，以高效實現工作目標。在科研單位內部，辦公室要協調好不同部門之間以及領導和各部門之間的關系，以增強單位內部的凝聚力。而對外，辦公室要積極充當科研單位各項工作中的“聯絡員”，加強與上級部門的協調與溝通，同時還要與其他部門和單位搞好合作，實現各單位和部門的共同發展。

辦公室作為科研單位管理樞紐和協調各方的綜合性職能部門，其在新形勢下的工作呈現出工作任務繁雜、參與政務管理的重要性增強以及服務質量要求提高等新特征。因此，在新時期的科研事業發展中，辦公室要積極樹立規范意識、發展意識、創新意識和全局意識，做好對內對外各部門之間的協調與溝通，從而真正實現服務與管理的優質化和科學化。

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