以職業指導為導向培養實干型秘書人才

摘要：隨著中小微企業、外資企業的發展，勞動力市場對秘書的需求大幅增加。然而現實是一方面現有大量文秘人員中途改道，另一方面文秘專業學生就業倍感艱難。究其原因，主要是教學脫離市場實際，陷入為學習而學習的迷茫狀態。因此本文旨在探討如何讓教學回歸秘書工作本質，提供切合實際的教學方案，培養真正符合市場需求的秘書專業人才。

關鍵詞：職業指導；秘書；實干型

中圖分類號：G712 文獻標識碼：A 文章編號：1005-1422（2014）01-0084-03

秘書工作相比于其它輔助性功能的工作而言，具有中介性、直接性、全面性、服務性以及被動性和機密性等特點，因而從業人員所必備的素質要求更加廣泛，既要有極強的動手能力，又要有較高的文化素質，博覽群書；既要嫻熟人際交往和禮儀來往，又要懂得分寸拿捏與把握，保密意識極強；既要發揮創造性和積極性，具有一定的管理權限，又要避免越俎代庖，造成公司管理的混亂。因此，秘書從某種意義上來說，也屬于管理階層。

中等職業學校學生直接來自于初中畢業生，具備基本的文化知識、邏輯思維能力以及人際交往能力，但社會經驗不足。結合秘書工作和中職生的特點，《秘書基礎》教學必須圍繞職業指導這條主線展開。

一、對照職業崗位，幫助學生準確定位

定位是近年來營銷界提出來的一個觀點，就是讓品牌在顧客的心智階梯中占據最有利位置，從而使品牌成為某個類別或某種特性的代表品牌。就中職教育的角度來說，就是讓學生的特長或者技能在用人單位的心目中占據最有利的位置，迅速實現就業，并快速勝任工作角色。與高等院校培養的和從政府機構分流的文秘人才相比，中職生在就業競爭中始終處于劣勢；論文憑和專業素質比不過高等院校的文秘人才，論經驗又無法和政府機構分流的文秘人才相比，處境頗為尷尬。在這種情況下，準確地幫助學生進行自我定位就顯得更為重要了。

做好學生定位的前提是必須對學生的素質與能力進行詳盡的了解，對照秘書所必須具備的能力與素質進行分析，了解勞動力市場上現有文秘人才的優勢和劣勢，幫助學生找到差距或者不足，發現學生本身所具有的優點或者特長，為之因材施教，為將來的就業打下堅實的基礎。

二、突破教材拘囿，靈活安排課程進度

盡管國家正式提出發展社會主義市場經濟已經二十多年，但是現有的《秘書基礎》教材依然還是計劃經濟時代的體例，一是圍繞黨政機關的工作安排教學內容，二是理論性內容比重太大，而且脫離現實，導致學生積極性不高。

因此，在授課的時候，教師不必拘泥于教材安排和內容，應根據學生的實際情況和職業需求進行取舍和調整。

例如，講解第一章《秘書工作及其發展趨勢》時，首先要讓學生明白秘書是干什么的；在企業環境中主要起什么作用；未來這個職業的前途有多大；這個職業到了一定階段之后，可以繼續往哪些方向發展等等，這些往往都是在第一章就必須讓學生知道的內容，一方面讓學生知道自己未來是否適合這個職業，一方面消除對秘書工作的誤解，樹立正確的職業規劃，也就是首先解決是什么的問題。

這樣，從下一章開始，就可以具體講解秘書所必須具備的技能和素質，作為秘書工作和其它工作相比最重要的職業操守有什么特殊性。如其中有一條就是保密性。秘書工作的特性，決定了它是最多接觸機密內容的崗位，如何確認保密等級，如何實施保密措施，如何確保自身遵守保密義務等等，都是秘書需要解決的問題。這樣，學生對于秘書工作的了解就更加真切，絕非泛泛而談。事實上，理論性的內容應該就到此為止了，下面就是根據第二章的內容分門別類進行延伸和實務操作。通過實務操作結合之前所講的秘書技能素質要求講解，從而更好地加深學生的理解。

三、創造實務環境，提高學生動手能力

中職《秘書基礎》課程最大的特點就是有很強的實務操作性。中職生對于實務操作的興趣遠遠大于理論內容，畢竟他們不是研究型人才。因此，在授課時，教師要多創造實務操作的環境，讓學生在實踐中學習，提高技能水平，這樣一旦到了工作崗位之后，馬上就可以上手操作。

例如，《信息與秘書工作》這一章實際上就是學習對信息的搜集、整理分類、分析處理以及存儲等等。這章內容總共六個課時，在講授這章內容的時候，要避免照本宣科，惹人生厭。而是課前讓學生預習一遍，正式上課之后，直接就進行任務設計和分配，讓學生按照自己的理解先做。事實上這章和初中語文作文的部分過程非常相近。例如對圖書市場的分析。信息渠道包括互聯網搜索、書店工作人員了解、讀者采訪與問卷調查等等。由于這些渠道信息龐雜混亂，處理工作量大等問題，就要考慮以團隊形式完成，教師直接指定分組。然后各組自行選舉組長，由組長協調組員之間的任務分配和協調。一方面融洽同學間的關系，一方面鍛煉學生人際溝通能力，還可增加學生社會實踐經歷，一舉多得。

在全部課時結束時，安排學生根據自己的調研整理信息，寫作分析報告，然后跨組進行討論。總共六個課時的具體分配是初期調研用兩個課時，整理、分析、存儲用三個課時，最后用一個課時寫作報告和討論以及教師的總結指點。

四、擴大對外交流，正確處理人際關系

秘書工作的主要任務總結起來就是三類，一個是日常瑣碎事務的處理，一個是人際關系的處理，最后一個就是公文處理。其中最核心的問題就是各種人際關系的處理。這里既包括來客接待、電話接打等對外交流，也包括公文流轉、會議組織以及安排領導公務等對內功能。這對秘書的人際關系以及相應的溝通能力提出了很高的要求。可以說，正確處理人際關系是做好秘書工作的核心要求。在這種情況下，教學任務必須把溝通協調課程置于最重要的地位。教學大綱在這章安排了六個課時，其重要性可見一斑。然而，我們在教授溝通協調的時候，絕不能僅限于六個課時，而是要貫穿于整個《秘書基礎》教學過程的全部。

例如，在《信息與秘書工作》這個章節的教學過程中，插入社會調研就是一種對外交流。又比如在教授《會議工作》這個章節的時候，五個課時的內容其實完全可以壓縮到三個課時內解決，安排一個課時參與一次公開會議。必要時，甚至可以考慮參與部分前期的準備工作，然后最后一個課時讓學生對這次的表現情況進行自我總結反思，討論會議準備過程中出現的問題與不足，評價整個會議組織策劃過程并表達自己的看法。總之，根據教學過程，安排多層次、多樣化的對外交流活動，鍛煉學生的溝通協調能力，讓學生學會如何正確處理人際關系，而不是拘泥于教材，照本宣科。

五、重視道德教育，提高學生職業素質

現階段大部分的中職學校，對于職業道德、職業責任的教學很少落到實處，學生根本沒有形成企業所要求的職業責任感，也缺乏一個秘書所必需的文化素質，這也是中職文秘專業學生就業困難的原因之一。

然而，對于任何職業來說，職業道德都是最基本的要求，技能型的知識可以通過短、平、快的培訓或者學習解決，良好的職業道德卻絕非一朝一夕可以獲得，必須通過日常學習、實踐過程中一點一滴的積累和培養，還有教師自己的以身作則等示范行為。雖然《秘書基礎》教材中第八章《秘書的基本素養、條件和職業道德》安排八個課時的內容教學，不過內容實在枯燥乏味。除了唱高調之外，沒有什么切合實際的內容，關于這點，教師必須參考一部分內容自己總結。

相比于其它職業，秘書由于接近決策層、領導層，對于機密知道的比一般人更早、更多、更深，也正因為如此，對于秘書來講，職業道德的要求比其它任何崗位都更加嚴格。因此，《秘書基礎》第八章的內容教學必須貫穿于整個課程教學和實習過程的始終。就職業素質來講，主要包括基本的文化素質、相關的專業知識（政治、經濟、法律和財會管理等）、專業知識，而這些素質除了專業知識之外，其它都不是《秘書基礎》的教學內容，所以教師在平時也要有意識地幫助學生學習或者參加各類知識講座。

六、加強實踐環節，體驗實際工作氛圍

秘書的特點有兩個，一個是極強的操作性，一個是廣泛的知識積累，兩者缺一不可。這就要求在《秘書基礎》課程的教學中，學生必須不斷地實習鍛煉，通過真實環境下的操作來增加積累，提升綜合能力，本課程安排有十個機動課時的原因即在于此。

由于中職生本身學歷不高，甚至很多人是因為學習不好，高考無望才不得以選擇就讀中職學校。因而，如果沒有特殊關系，參加實習往往成為打雜人員，文秘專業學生尤其如此，很難學到真正的專業知識，而這種情況又更進一步增加了文秘專業學生的就業難度。所以這種情況下，學校和教師必須為學生尋找實習機會，全面衡量學生興趣和特長，安排在比較適合的單位實習，讓學生在實習過程中體驗課堂上的知識。在部分大中型企業或者單位，任務分工很細，文秘人員從事的工作也各有不同，有的側重于協調溝通，有的側重于公文管理，也有的側重于信息處理。比較而言，綜合性崗位和細分化崗位各有利弊，前者對于人的綜合能力鍛煉較強，向管理層發展的可能性更高；后者對于專業能力的提升幫助很大，未來可以向其它專業方向深造。

綜上所述，筆者認為《秘書基礎》課程的教學必須始終圍繞職業指導這條主線展開，根據秘書工作的特點和功能靈活安排教學進度，以實務操作知識為主，模擬教學、實習鍛煉以及對外交流等形式穿插其間，始終著眼于職業技能的提升，從而為文秘專業學生的就業提供更好的幫助。

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責任編輯 陳春陽