淺議檔案信息資源開發與利用

趙雅超

隨著經濟和社會各項事業的發展，信息資源的開發利用已經成為人們的自覺行為，信息資源已經成為重要的戰略資源。檔案是人類社會活動的真實記錄，是綜合信息資源的重要組成部分，其中蘊藏著豐富的信息資源。檔案管理工作的最終目的，就是最大限度地開發利用檔案信息資源。做好檔案信息資源的開發利用工作，就能充分利用檔案的潛在價值創造出經濟效益和社會效益。如何做好檔案信息資源的開發利用，是擺在廣大檔案工作者面前的一個具體問題。

檔案信息資源的開發利用是一項系統工程，是對人類精神財富的升華和再創造，要做好檔案信息資源的開發利用，需要在社會各界給予高度重視和大力支的持基礎上，持續有序地進行。必須切實加強檔案基礎業務工作，注重做好收集工作，不斷豐富館（室）藏，處理好開發與保密的關系，在檔案利用的廣度、深度及提供良好服務方面加大力度，認真分析自身優勢和檔案利用者的實際需要，主動出擊，實行多渠道、全方位、多層次開發利用檔案信息資源，開拓開發利用的新領域，發展開發利用新局面，加大現代化技術的運用，大力宣傳檔案工作提高檔案工作者的整體素質，促進檔案信息資源開發利用工作的開展。

1 正確認識檔案信息資源的地位和使用現狀

正確認識檔案信息資源的地位，是開發和利用檔案信息資源工作的前提。檔案包含了大量的數據、資料、圖表、文件等原始憑證，是最原始，最真實，最有說服力的歷史記錄。它數量巨大，涉及各個行業，社會的方方面面，上至國家、各級政府，下至企業、社區，直至家庭、個人，是國家的基礎資源，是信息資源的重要組成部分，具有不可估量的社會經濟價值。這些檔案資源只有開發利用起來，才能促進經濟的增長和國家職能的轉變，才能滿足人民的物質文化需求，發揮它們應有的價值。特別是各地方檔案部門收藏了大量含有當地歷史文化信息檔案史料，但至今大多處于“養在深閨人未識”的階段。在各地注重文化建設，挖掘地方資源的今天，這些檔案史料的價值不言而喻。

我國檔案信息資源雖然很豐富，越來越多的人已認識到它的價值，但由于受到多種主客觀因素的制約，各地檔案利用率很低。目前存在的問題主要是檔案現代化管理落后，傳統的檔案管理模式仍在主導地位。多數檔案館（室）采取被動上門服務的方式，且對自身宣傳力度不夠。檔案人員做到了收集、整理、保管和保護等基礎性工作，但對檔案利用這一中心工作卻沒有應有的認識，多數檔案置之高閣，沒有發揮它們應有的社會經濟價值。從檔案的編研工作來看，不少編研部門形同虛設，它遠遠跟不上檔案信息資源的開發利用需要，使社會各界難以了解館（室）藏情況，不能及時了解館（室）藏中有哪些資料可供自身的使用。再者沒有充分利用網絡這一載體，沒有實現檔案數字化、網絡化，因而使用者難以方便、快捷地利用檔案信息。

2 開發利用檔案信息資源的途徑和方法

針對檔案信息資源豐富，但檔案管理方式落后、檔案利用率不高的現象，我認為目前應從經下幾條途徑來加以改變，實現檔案信息資源開發利用工作的新局面。

1.應用現代化技術，建立信息網絡。檔案部門作為檔案信息匯集、交流的中心，應該跟上社會科學技術發展的步伐，多渠道爭取資金，積極引進計算機、縮微技術等現代化設備和技術手段，提高對檔案信息的存儲、處理、檢索能力，從而提高檔案信息資源開發利用工作的效率。檔案部門可以通過建立檔案信息網絡，打破館（室）藏檔案的地域性、封閉性，使檔案信息資源成為一個統一的、開放的信息資源系統，真正達到檔案信息資源的共享。

2.開發（館）室藏資源，提高利用效率。開發檔案信息要有針對性。檔案部門開發檔案信息資源必須首先了解社會的需求，要緊緊圍繞服務對象的發展規劃和工作重點進行選題，做到有的放矢。加強檔案的編研工作。隨著科學技術的高速發展，利用者需要檔案部門快速、高效地提供多層次的檔案信息。這就要求檔案部門不僅向利用者提供原始檔案，還要根據利用者和社會的需求，提供一次加工、二次加工、多次深加工等不同層次的檔案信息。

建立完善的檢索體系，最大限度地揭示檔案信息。檔案檢索工具是記錄、報道和查找館（室）藏檔案的手段，是管理檔案和提供利用必不可少的工具。它是充分揭示館（室）藏內容，來迅速、準確地提供檔案和檢索檔案的主要途徑。檔案部門只有編制出系統、實用、多角度、多功能的檔案檢索工具，才能縮短檔案檢索時間，提高檔案的查詢率、查準率。

3.加強檔案編研工作，提高編研質量。檔案編研工作可以把檔案承載的信息從靜態轉化為動態，由傳統的服務轉化為提供綜合檔案信息的高層次服務，通過檔案信息的采集、分析、加工、整序、綜合制成檔案信息半成品，向社會提供報務，使利用者直獲得信息，縮短收集信息的時間，提高工作效率，推進企業各項工作的發展，它是提供檔案信息為社會服務的重要方式，是開發檔案信息資源的主要手段。加大編研工作力度，提高檔案編研水平，確立編研工作的中心地位，是促進檔案信息資源開發利用的必然所在。

檔案編研質量對深層次開發利用檔案信息資源有著重要決定作用，加強編研工作，檔案工作者必須參與社會活動，了解利用者對檔案的需求，從中確定帶有普遍性需求的編研題目，進行有較強的針對性和實用價值的編研。下真功夫編寫出一些有時效性、特色性、專業性、實用性較強的檔案信息資料的編研成果，確保編制出適合企業和社會需求的編研成果，提高檔案編研成品的質量，使檔案信息增值，最大限度地滿足企業和各級領導決策以及廣大檔案利用者的信息需求。

4.強化服務職能，提高服務質量。為了全面開發檔案信息資源，檔案部門應運用各種服務方式，變被動服務為主動服務，最大限度地滿足利用者的需求。在服務態度上做到熱情主動、細致周到，善于與利用者溝通，了解利用者的需求。在服務內容上做到緊跟社會形勢，了解社會需求，及時地、有針對性地開發檔案資源，提供社會急需的高質量檔案信息。在服務形式上做到上門服務、檔案信息上網等多種形式并用。

5.實行有償服務，調動檔案信息開發利用工作人員的積極性。檔案信息開發利用工作是一項投入多、周期長、見效慢、效益大的工作。每一項檔案信息開發成果都凝結著檔案人員的辛勤勞動。檔案機構作為社會公益機構，一直靠國家有限的投入開展工作。檔案經費的缺乏，抑制了檔案人員的工作積極性，直接影響著檔案信息資源的開發利用。因此，檔案信息資源的開發利用應與其創造的經濟效益掛鉤，按一定比例收取費用，增加經費投入，促使其健康發展，走以檔案養檔案的路子，使檔案信息開發工作形成良性循環。

6.加強對檔案的宣傳、提高全社會開發利用檔案信息資源的意識。檔案信息資源的開發利用需要企業各級各部門的積極支持和參與，才能促進工作的開展。這就需要通過開展多種形式、多種渠道的檔案宣傳。可以通過舉辦檔案展覽、印刷宣傳資料、開展檔案信息咨詢、報道檔案工作等各種形式，廣泛地宣傳檔案的重要作用、檔案部門的職能、檔案工作的內容和基本任務。通過宣傳教育，使人們逐步了解檔案和檔案工作，熟悉檔案部門的室藏內容、利用檔案的方法等，有針對性地利用檔案。擴大檔案工作的影響，使檔案走向社會，提高和強化全社會檔案利用的意識，普及檔案知識，向社會傳遞檔案信息，吸引人們更好地利用檔案。要有重點地進行宣傳，加強室藏內容的宣傳是開發利用檔案信息資源的關鍵。宣傳檔案在經濟和社會各項事業發展中的價值作用。為檔案信息的開發創造良好的外部環境。endprint