信息技術在檔案管理中的應用探析

侯翠民

摘 要：由于信息技術的發展，其應用領域也在不斷的擴大。目前信息技術在檔案管理中的運用也越來越普遍，不僅對單位的現行文件及檔案進行著規范的、系統的、詳細的記錄，也是對單位管理進程的充分反映。本文通過分析信息技術在檔案管理中的優勢，進而詳細介紹信息技術在檔案管理中的應用，旨在不斷促進單位的管理水平，造福社會大眾。

關鍵詞：信息技術；檔案管理；應用

自動化辦公以及無紙化辦公的興起為檔案的生存方式帶來了巨大變化。類似于文章的起草、簽發等都是在計算機內運行，因此檔案就必須以機讀的形態存在。相比于傳統的紙質文件現代化的檔案更加具有利用優勢，這種變化就加大了對檔案管理工作者的需求，也就會面對越來越多的機讀檔案。隨著網絡及計算機在近幾年的發展，檔案管理模式也在不斷改變以適應時代的需求，現代化的信息技術被廣泛運用到檔案管理中，既減輕了工作量也提高了工作效率。[1]由此可以看出，信息化的檔案管理是很有必要的。

1 信息技術在檔案管理中的優勢

所謂的檔案信息化就是指以檔案室的資料為對象，利用計算機對信息資料進行不同層面的加工、收集和篩選，使其轉變成計算機形式的二次信息，為人們的使用提供方便的過程。其優勢需要表現在以下幾個方面：

（1）充分發揮和利用計算機技術的潛能，提高檔案信息的利用效率。目前很多檔案室的應用技術比較落后，功能的開發比較簡單而且技術比較單一。有的甚至僅供文件的儲存或是檔案的著錄，不僅浪費了人力、物力和時間，也大大降低了利用效率，制約了現代化設備功能的發揮；

（2）縮短二次文件的加工時間，提高了信息的時效性。以往信息的手動加工大都是以選材、選題出版和編輯的工作模式，這種方式也是文件的形成到二次信息形成的過程，但是其耗時較長，信息的時效性也就不能保證，不能很好地發揮檔案信息的應用價值。信息技術在檔案管理中的應用可以直接利用機讀形式的信息資料，利用計算機對檔案信息進行加工，從而快速的出版二次文件；

（3）信息技術在檔案管理中的應用可以實現信息的多次產出，有利于避免信息的加工受到計費等問題的束縛。

2 如何將信息技術運用到檔案管理中

2.1信息技術的應用步驟

2.1.1信息的整理與收集

信息技術對檔案的管理離不開檔案資料的收集與整理。在對信息資料進行收集的過程中，對檔案工作人員的技術水平與知識層次提出了更高的要求，不但要求勤奮踏實手腦并用，也要做好資料的整理與收集工作，從而有利于第一手資料的掌握。雖然計算機很智能，但是終究只是輔助工具，需要管理者對其進行操控。所以資料的掌握以及無誤的錄入計算機，才能確保計算機發揮其應有的作用。

2.1.2信息的分類與歸納

對信息資料進行分類與歸納是實現檔案信息管理的關鍵環節。在對信息進行收集與整理時，檔案管理人員往往不能做到完整，所以這就要求工作人員對收集的信息進行分類與歸納，篩選和整理，這是檔案信息實現計算機管理的前提條件。對收集的資料進行歸納與整理，分類錄入計算機中，這是檔案管理信息化的重要環節。

2.1.3信息的提取和查詢

對檔案信息實現方便快捷的查詢提取是檔案管理實現信息化的最終目的。上述提到對信息的整理收集、分類歸納都是為了能夠將信息準確無誤的錄入計算機中，從而方便日后對信息的提取與查詢，只有保證信息準確無誤的錄入，才能更好的發揮計算機的作用。因此，要實現這一目標，前期的工作不容忽視。

2.2利用信息平臺加大宣傳，提高檔案使用效率

檔案對于一個單位來說，是單位保留的具有借鑒意義和參考價值的信息，為各項工作的開展帶來啟示，開闊人們的思路。為了發揮這一作用，可以借助網絡平臺對這些靜態的資料進行宣傳與利用。例如單位中樂于奉獻的先進模范，可以將此類信息公布到單位的網絡平臺中，不僅宣傳了優秀的工作作風，也在一定程度上對其他的工作人員有一定的激勵作用，激發更多的人參與到奉獻自己的行列當中，這對工作作風也是一大改善。另外，信息化的檔案管理方便人們對資料的查閱，給人們的工作帶來了更多的便捷。

2.3利用多媒體提高檔案信息資料的質量

一般來說，檔案管理的程度是一個單位管理水平的直接體現，也展現了單位的精神風貌，因此，檔案資料的質量也是不容忽視的。檔案資料能否發揮其應用價值 在很大程度上是由檔案資料的質量決定的，信息技術保證了信息資料的高質量要求。其一信息技術確保了檔案資料在紙張、格式、字體上的統一，避免了手寫出現的字跡不明。同時打印的方式不僅字跡清晰而且方便閱讀與借閱；第二電腦技術對檔案資料進行打印卷宗，是無紙化辦公與自動化辦公的集中體現。可以自由設計打印格式，調整卷皮的年月，件數、案卷號等等，沒有手寫字，使整個案卷更加趨于完善。

3 總結

綜上所述，計算機技術在檔案管理中的應用是時代發展之必然，工作人員要做的就是不斷提高自己的技術水平，做好檔案資料的收集與整理，保證信息資料的質量，從而發揮檔案資料應有的價值。

參考文獻

[1] 普啟光，劉惠瑾. 淺論計算機技術在檔案管理現代化中的應用[J]. 內蒙古科技與經濟. 2010（20）

[2] 孟根其其格. 檔案信息化問題淺談[J]. 內蒙古科技與經濟. 2005（11）endprint