接收學生檔案常見的問題及原因分析

摘要：學生檔案對于畢業生來說是極為重要的，它記錄著學生在校的生活、學習以及社會活動等，是見證學生成長的歷史記錄，是人事檔案的重要組成，也是以后組織或單位對其考核、選拔、調用等的主要依據和憑證，具有極其重要的作用。但有些學校對于學生檔案的管理卻沒有隨著其重要性的增加而改善。本文作者以湖南省某三甲醫院近5年接收新進人員和學歷增加人員檔案為例，統計發現學校轉遞來的學生檔案超過50%存在問題，而用人單位要求學生檔案必須齊全才能辦理報到手續，這就延遲了學生辦理報到的時間，往返于各類學校和就業指導中心，補齊欠缺材料，浪費人力、物力、財力，增加學生負擔，影響工齡。本文作者通過分析學生檔案常見的問題及存在的原因，針對問題提出建議，希望能提高學生檔案的質量，減輕學生負擔，為以后人員的考核、選拔、調用等提供主要依據和憑證。

關鍵詞：學生檔案；問題；原因分析

學生檔案是人事檔案的重要組成，是人事檔案建立的基礎，學歷學位材料是人事檔案的重要內容之一。而人事檔案是作為正確選拔使用干部的一個重要依據，干部調動、任免工作中查閱干部檔案是一個不可省略的重要程序；人事檔案是澄清干部個人有關問題的重要憑證，是\"三齡一歷\"等身份信息認定的材料憑證；人事檔案是對歷史經驗教訓的總結，進行革命傳統教育，撰寫人物傳記，地區志以及歷史科學研究和人才研究提供線索和資料。

1臨床資料

湖南省某三甲醫院近5年接收新進人員和學歷增加人員檔案情況：2009～2013年共接收新進人員和學歷增加人員1001例，見表1。

2存在問題

2.1學歷材料不齊全：在591份不齊全檔案中，學歷材料不完整617人次，其中缺高中畢業生登記表237人次，占40.10%；缺高考成績單224人次，缺高校招生報考登記表88人次，缺高校畢業生登記表43人次，缺攻讀碩士（博士）學位相關材料25人次（資格審查表16人次、研究生成績單7人次、專家推薦表2人次）。

2.2入黨入團材料不完整：在591份不齊全檔案中，入黨入團材料不齊全387人次，其中缺入團志愿書298人次，占50.42%；缺入黨材料89人次（其中入黨申請書29人次，入黨志愿書24人次，入黨轉正申請書36人次），占15.06%。

2.3缺其他可供參考的材料 在591份不齊全檔案中，缺高校招生體檢表28份，占4.74%。

3原因分析

3.1對檔案管理工作重視不夠 有些單位沒有意識到檔案管理的重要性，沒有形成專門的畢業生檔案管理實施細則和制度，不論是學生在校間或是畢業后，整個檔案管理過程中均存有不嚴格的問題，收集、歸檔工作被動且不及時；管理檔案的人員在管理上只走形式，對檔案內容的完整性及檔案的去向均未很好的進行整理和記錄，致使很多畢業生在校存檔一年的檔案寄回生源地的畢業生管理部門后便不知去向。種種不規范操作使檔案管理混亂、內容不全等問題出現，降低了檔案工作效率，更談不上為畢業生提供優質服務了[1]。

3.2檔案管理人員責任心不強 不僅許多單位對于檔案管理工作重視不夠，甚至有些檔案專職管理人員也對于學生檔案管理的重要性認識不清，擺不正自己在檔案管理中的位置。作為檔案專職管理人員首先應該明確自己的職責，明白自己不僅是學生人事檔案的保管者、管理者、保護者，還是學生在就業方面的指引者、服務者。作為管理檔案的專業性人員，在學生們真正成長前，要替他們把其人事檔案保存好，為他們以后的提拔、調動工作等人事任免作好鋪墊?？梢赃@么說，保管其檔案就是保管其人生，可見檔案管理人員工作的重要性。

3.3學生本身對檔案的重視程度不夠 由于很多學生未接觸過檔案知識，不知道檔案對自己的重要性，不知日后政審、調資、出據證明、職稱晉升等過程中均要以檔案材料為憑證，甚至某些畢業生以為檔案到單位后沒什么用，這種對檔案重要性認識的缺如，必定會影響檔案在人才資源開發中所起的作用。此次調查問詢591份檔案不齊全的人員，561例（94.92%）認為補不補齊所欠檔案無所謂，從此結果可以看出學生本身對檔案的重視程度。

3.4缺乏有效的監督機制：因如今很多人對畢業生檔案的不重視，致使個別公共就業服務機構在管理檔案方面并未建立完善相對有價值的管理機制，更不必說，建立畢業生檔案管理的監督機制。有學生在校間犯有重大錯誤，學校方面給過處分，但經某些公共就業服務機構的管理轉遞到學生相應的工作單位后，其有些處分材料竟莫名消失，這亦是監督管理機制的缺如、管檔人責任意識不強的必然后果[2]。

4建議

4.1加強學習、宣傳檔案工作法律法規，強化依法歸檔意識 《干部檔案工作條例》規定：\"各級黨和國家機關、人民團體、企事業單位的有關部門，要建立主動送交干部檔案材料歸檔的工作制度，及時在將新形成的干部檔案材料送交有關干部檔案管理部門歸檔。\"檔案工作者要加大對檔案法律的宣傳，宣傳收集工作的意義、注意事項及歸檔范圍，使每個部門、每個干部都清楚移交檔案材料是法律規定的應盡義務。

4.2加強溝通，確保學生檔案完整 檔案管理機構工作人員對來咨詢但又未報到的學生要及時幫他們查詢檔案的狀態及去向，盡力給他們調取檔案，對已報到的學生則做好登記、記錄和接收，并保持聯絡，對就業但檔案無法正常轉出的學生，則要加強和用人單位間的溝通，將其工作后的材料加入到檔案中。通過加強檔案管理機構和用人單位間的溝通，使高校畢業生檔案及時更新，確保檔案資料和信息完整。

4.3宣傳檔案的重要性，提高學生本身對檔案的重視程度 現在人事檔案出現的很多問題都是高校畢業生本身對檔案的重要性認識不足而造成的，因而加大對學生檔案知識的宣傳力度就顯得尤為重要。因此高校的人才服務機構應做好宣傳和咨詢，使高校畢業生們全面了解到人事檔案對他們的重要性和檔案的重要作用，就業后也應及時的關注檔案動態，應和托管機構保持聯系，發現問題及時解決。

4.4加強監督 干部檔案管理部門要加強檢查督促，通過建立并嚴格執行督促檢查制度，把主動收集工作和督促檢查工作有機結合起來，確保有關部門盡快送交材料，避免材料漏收、缺收。

參考文獻：

[1]宋閩湘.當前形勢下如何做好高校畢業生檔案管理工作[J].黑龍江科技信息，2009（25）.

[2]孫柏國.對改善公共視野下的高校畢業生檔案管理的研究[J].辦公室業務，2013.

編輯/許言