新時期檔案信息化管理工作的探索

[摘 要] 檔案管理信息化是社會信息化背景下檔案管理工作發展的必然趨勢，只有實現檔案管理信息化與規范化，才能更好地服務于使用者。本文以檔案信息化管理工作為中心，闡述了檔案管理信息化的優勢和重要性，分析了目前信息化管理存在的問題，并提出相應的解決對策，希望能夠對今后的檔案信息化管理工作有所幫助。

[關鍵詞] 信息化；管理；檔案；信息資源

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 23. 067

[中圖分類號] G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）23- 0116- 02

檔案作為文明的傳承載體一直以來是一項服務社會造福人類的重要工作，在信息社會中同樣也中扮演著重要的角色。在檔案管理中，信息化已成為其發展的必然趨勢。

檔案信息化管理是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行收集、管理和提供利用服務。通俗來講檔案信息化管理就是在網絡化的管理中，通過合理配置和利用信息資源，將信息資源數字化，最終實現信息資源共享的過程。數字化、網絡化、共享性是檔案信息化管理工作的特點，它由原來的以保管為中心，轉變為以向信息使用者提供更好的服務為中心。

1 檔案信息化管理模式較之傳統檔案管理模式的優勢和重要性

傳統的檔案管理因其數據庫中數據量巨大，分類查詢較為復雜，手工查詢紙張原件，查詢時需要耗費大量時間。另外，傳統的檔案是紙質文檔形式，容易受潮和蟲蝕，并且存在火災隱患，放置檔案的環境需要不斷優化。傳統的檔案管理，對于后續使用來講，費時費力，對于保管來講，不僅需要大量的保管經費，而且存在丟失無法復原的隱患。

檔案管理工作，無非就是要統一管理信息資源，使其完整安全便于查閱。首先，檔案信息化管理有存儲優勢。我們可以借助存儲媒介如硬盤、光盤等，占用空間少，與傳統的紙質資料分類篩選歸檔，占用大量空間存儲相比有著顯而易見的優勢。其次，檔案的信息化管理比傳統管理模式在維護方面更有效率。傳統模式下，要花費大量人力物力對檔案進行分類歸檔，而信息化的管理可以隨時進行電子歸檔，方便快捷，效率高。再次，是使用上的優勢。傳統模式下，查閱檔案要經過繁瑣的程序才能進入到檔案室查閱，而檔案信息化管理在對檔案進行歸檔時可以編制檢索工具，查閱時只需按照分類號和主題詞即可查詢，大幅度減輕管理人員的工作量，提高了查詢的效率。

任何事物都有其兩面性，對于檔案的信息化管理也是如此。在看到檔案信息化管理優勢的同時，也要看到其中不可忽視的問題，不僅要正視這些問題，而且要找到相應的對策加以解決，只有這樣才能充分發揮檔案信息化管理的功能。

2 當前環境下檔案信息化管理中的問題

2.1 基礎設施薄弱，經費短缺，設備陳舊

時代發展的步伐很快，檔案管理要趕得上時代發展的步伐就要不斷更新設備和技術。單憑政府撥款解決經費問題，遠遠不能滿足檔案管理信息化的要求，再加上政府撥款相當有限，經費問題嚴重制約著檔案管理信息化的發展。檔案管理信息化對設備的現代化要求很高，很多陳舊設備只是能維持簡單的日常業務管理，結果卻并不能讓人滿意。硬件設施問題是擺在我們面前的一個重大問題，必須認真考慮。

2.2 保密意識較差，檔案安全受到挑戰

安全性是檔案管理的重要特點，做好保密工作是檔案管理部門不可推卸的責任。目前，信息網絡覆蓋各個領域，影響檔案安全的主要有人的因素和技術因素。首先，檔案管理人員安全意識和保密意識不強，隨意發布信息并缺少對發布信息的核查。其次，電腦病毒橫行，黑客攻擊猖狂，檔案的安全受到威脅。我們必須要高度重視安全問題，并加以解決。

2.3 專業的檔案管理人才欠缺

檔案信息化管理作為現代化管理方式，對技術和專業知識的要求很高，但是目前大多數檔案管理人員不能達到這個要求。他們的知識不夠專業，在計算機利用上也是存在一定困難。檔案管理工作是一種不斷更新、不斷發展的偏重知識性的管理工作，這就決定了需要專業水平高的工作人員，才能完成如此艱巨的任務。信息技術發展突飛猛進，對檔案管理人員也提出更高的要求。目前的人才整體素質不理想，留不住高素質人才，也吸引不來好的人才，難以適應信息化管理的要求。

3 檔案信息化管理的應對策略

3.1 加強硬件設施建設

檔案信息化管理工作是一項具體的管理工作，與之相適應的設備儀器必須要到位，因為設備儀器是檔案管理部門的基礎設施。隨著檔案信息量的驟增，先進的計算機設備合計數才能適應檔案管理的需要，只有這樣才能實現全方位多層次的管理[1]。

3.2 建立完善的安全管理制度

盡可能地開發檔案信息，實現資源共享。為了避免共享和安全之間的矛盾，建立安全管理制度至關重要。首先，對于電子文件制作要責任到人，不能允許他人肆意修改刪除，若需變動，要有審批記錄。其次，要完善檔案環境，防止硬盤惡化，并加強防盜措施。及時更新病毒庫和數據庫，確保檔案信息數據的安全和穩定傳輸。

3.3 提高檔案管理人員的素質

檔案管理人員需要具備較強的專業知識和良好的計算機操作技能。檔案管理工作的特殊性要求管理人員既要有高度的工作責任感，又要有扎實的檔案管理專業知識和科技知識，造就一支高素質檔案管理隊伍是當前形勢的要求，也是檔案信息化管理的必經之路。

4 結 語

檔案管理信息化是一項專業技術工作，我們要不斷完善設備，在提升工作效率的前提下更好地為客戶服務，要認清檔案管理信息化的重要性，滿足檔案管理信息化解決方案的現實要求，加快信息化建設的步伐。檔案管理信息化建設，既需要有信息技術的支持，也需要管理者充分發揮潛能，只有這樣才能夠促進檔案信息化管理工作的順利進行。

主要參考文獻

[1]吳挺善.淺談檔案信息化管理面臨的問題及對策[J].云南檔案，2013（11）.

[2]李衛忠.高校檔案信息化管理的現狀及對策研究[J].內蒙古財經學院學報， 2012（21）.