財務活動管理系統的設計探討

[摘 要] 隨著科技的發展和社會的進步，財務活動的網絡化管理成為大勢所趨。本文根據單位內部經費支出管理的特點，以及財務活動檢索備查與財務數據統計分析的要求，提出了網絡化財務活動管理系統的設計方案，并對系統的設計特點與關鍵性技術的具體要求進行了說明。

[關鍵詞] 財務管理；系統設計；網絡化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 23. 022

[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）23- 0035- 02

0 引 言

財務管理工作中，單位各部門人員涉及財務活動的工作內容是多種多樣的，對財務活動及其產生的財務數據進行記載與備查是非常必要的。

本文針對經費支出的管理進行分析并設計了網絡化財務活動管理系統。單位各部門人員經費支出的項目、類別等各項內容不盡相同，報銷簽批的流程要求也不一樣，但本系統對財務活動的內容及其產生的財務數據可以進行及時記載。個人可以檢索、統計查詢自己的各項記載；部門負責人可以檢索、統計查詢本部門及其個人的各項記載；單位負責人可以檢索、統計查詢單位整體、各部門及個人的各項記載，及時了解單位的各項財務活動與財務狀況，掌控全局。

財務管理計算機化的研究已經取得了許多成果[1-6]，但本系統有別于常用的財務業務管理系統，財務業務系統主要針對的只是財務部門與財務人員；而本系統針對單位里涉及財務活動的每一個人。無論是財務人員還是非財務人員，都可以對其財務活動進行記載報備與統計查詢，本系統是對財務業務系統的補充。

1 系統設計開發遵循的原則

系統的設計與開發注重體現實用性、靈活性和安全性。系統在應用過程中，切合工作實際，操作簡單，實實在在反映出工作特點，并滿足實際工作的需求；操作的內容需要調整時，能夠在系統設置中靈活更改，并留有擴展空間；系統的安全性較好，不僅保證了信息保密的要求，而且保障了系統的順利運行。

2 系統的結構設計

系統采用B/S架構，客戶端不需要安裝任何軟件，只需有瀏覽器，即可操作本系統。本系統可以架設在內網、互聯網、專線網絡、虛擬局域網等網絡中。信息、資料與數據錄入方便，直接輸入漢字或數字。

系統結構如圖1所示。

在網絡終端瀏覽器的地址欄中輸入系統訪問地址，點擊回車鍵，即可打開系統登錄界面，在打開的系統登錄界面中輸入賬號及密碼、驗證碼，然后單擊【登錄】按鈕，即可進入財務活動管理系統。

系統運用過程中，密碼與簽章只能由本人登錄后進行修改。管理員無權修改，管理員僅能使密碼恢復到初始狀態。

表單流轉過程中的每一位簽批經手人，都需要簽上自己的電子簽章，然后發送給下一位簽批人員。簽批結束的表單，任何人無權修改、刪除和保存。

系統不僅對表單進行了文檔存儲備查，還針對表單中填寫的每項內容與數據自動進行了單獨讀取并存入數據庫，方便進行檢索與統計分析。數據庫采用MD5加密方法，并對關鍵漢字如支出類別進行變碼存儲。系統進行完整的日志記錄、數據備份。

3 系統的主要功能

系統的功能模塊如圖2所示。

3.1 主頁面

顯示常用項目，即主頁上顯示管理模式、刷新主頁、個人設置、修改密碼、退出按鈕。系統默認主頁顯示的是快捷方式的頁面，單擊管理模式即可切換到管理模式，管理模式是指以列表的形式顯示單據等信息，具有查看、編輯、刪除、打印等功能；刷新主頁是指刷新等候后顯示的主頁；個人設置是指單擊之后可以設置自己的個人信息；修改密碼是指修改系統登錄密碼；退出是指退出整個系統。

主頁面還顯示功能模塊導航、通知公告、辦理事項（未辦事項、已辦事項）、閱辦事項（未閱事項、已閱事項）。

3.2 通知公告

財務部門將財務事項和要求，以及規章制度及時發送告知單位全體人員，根據需要也可以只發送給某些人或某個人。通知公告由財務部門人員管理操作，通知公告的內容可以添加、查看、刪除。

3.3 辦理事項

經費支出的表單顯示出不同的狀態。一種是還沒有進行簽批的表單，列為未辦事項；在未辦事項列表中，逐個點擊事項顯示表單后進行簽批。另一種是已經簽批過的表單，列為已辦事項；在已辦事項列表中，逐個點擊事項顯示表單內容進行查閱。

3.4 閱辦事項

不需要簽批，但需要知道內容的表單顯示出的不同狀態。未看過的表單，列為未閱事項，點擊未閱事項列表中的事項，顯示了表單的內容，這個表單關閉后則列入已閱事項列表。

3.5 經費支出

管理模式下點擊導航中的經費支出顯示經手的表單的事項列表，點擊列表中的事項可以查閱、打印表單，也可以條件檢索。

快捷模式下點擊導航中的經費支出顯示表單，經辦人填寫表單，發送后進入簽批入賬流程。

表單可以靈活處理，填寫的表單可以保存草稿、發送保存、重新編輯或舍棄；發送出的表單，發送人發現表單有問題可以及時撤回；表單的修改、刪除，只有填寫的經辦人才有權限。簽批人員對表單可以批示同意后發送、保存，或者不同意退回給表單填寫經辦人；簽批人員沒有修改、刪除的權限，但有把表單退回給經辦人的權限。

表單如圖3所示。

表單的簽批流程，采取自動審批流轉流程與手動審批流轉流程相結合。一般情況下是經辦人填表單、部門負責人審核、財務領導審批、財務人員復核后報銷入賬。特殊情況如特定人員審核、其他部門負責人審核、部門副職審核正職的表單、分管領導參與審批、單位主要負責人參與審批等，需要根據條件進行自定義審批流程的設計。點擊收件人（抄送人），可以自由選擇人員。經費支出表單簽批過程中，人員參與簽批的流程如圖4所示。

表單流轉過程中，表單的狀態同步顯示給經手的每位簽批人員與被抄送的閱知人；根據需要，可以向下一位簽批人發出短信及時提示，請求盡快處理表單。

表單不僅記錄了各項填寫內容，還記錄了每一位簽批人的意見、電子簽章、簽批時間。可以打印輸出表單的全部內容，也可以選擇性打印。

3.6 列表查詢

對不同狀態的表單，根據表單號排序或者入賬時間自動化分別列表；對單位每個人根據職位或者特殊要求設定其列表查詢權限。可以根據表單中所填寫的各項內容（如姓名、部門、支出項目、支出類別、支付方式、金額等）和時間段進行檢索查詢。檢索出的列表，點擊事項顯示該事項的表單及其全部內容。

個人可以查詢個人的列表，部門負責人可以查詢本部門及其個人的列表，單位負責人可以查詢單位全部、各部門、個人的列表。個別人員可以根據特殊權限查詢限定的列表。

3.7 統計查詢

針對歸檔存儲的表單，自動化對支出項目中的各項、支出類別中的各類進行數據統計列表；并對單位每個人根據職位或者特殊要求設定其統計查詢權限。

統計列表數據可以對人名、部門、項目、類別和時間段進行檢索查詢；也可進行比例分析，或與前期對比；對統計數據可以進行餅狀圖和柱狀圖的圖形化顯示，使其更加直觀。

針對表中統計數據，點擊統計數據顯示該數據的表單的列表，點擊列表中的事項顯示該事項的表單內容。

個人可以查詢個人的統計數據，部門負責人可以查詢本部門及其個人的統計數據，單位負責人可以查詢單位全部、各部門、個人的統計數據。個別人員可以根據特殊權限查詢限定的統計數據。

3.8 系統設置

涉及個人操作使用的設置，包含修改密碼、審核意見預留、電子簽章管理、個人設置等內容。

系統管理員維護系統的設置，包含部門管理、用戶管理、角色管理、系統模型管理、欄目數據、工作流程管理及相關設置、權限管理、數據字典等內容。

4 結束語

本系統是財務辦公管理與財務數據統計相結合的系統。系統能夠對財務辦公過程的信息適時進行存檔備查，也能夠對財務發生的數據信息適時進行分類檢索與統計分析，可以起到加強財務管理的積極作用。

本系統是對財務業務管理系統的補充，可以有效提高財務辦公效率。系統可以方便查詢各項財務活動，提高了財務活動的透明度，可以起到風險防控的積極作用。

主要參考文獻

[1]李云，王紅林，周杰.企業財務管理系統[J].電腦知識與技術：學術交流，2007（22）.

[2]劉桂英.財務管理系統的實現方案[J].商場現代化，2009（10）.

[3]李方.ERP系統在財務管理中的作用[J].冶金財會，2011（7）.

[4]馬英紅.在財務管理工作中計算機的作用[J].現代經濟信息，2012（23）.

[5]蔣艷梅，張愛春.計算機技術在會計中的應用[J].電子技術與軟件工程，2013（22）.

[6]趙鳳華.計算機財務對傳統財務會計的影響[J].現代經濟信息，2013（5）.