建設工程監理文件檔案資料的管理要點

建設工程監理實施過程中會產生大量的文件檔案資料，這些文件檔案資料多數是實施建設工程監理的重要依據，同時也是建設工程監理的成果資料。該文以最新頒布的《建設工程監理規范》GB/T 50319—2013為依據，對建設工程監理文件檔案資料的管理要點進行了分析和論述。

一、文件檔案資料內容

建設工程監理文件檔案資料應以施工及驗收規范、工程合同、設計文件、工程施工質量驗收標準、建設工程監理規范等為依據填寫，并隨工程進度及時收集、整理，認真書寫，項目齊全、準確、真實，無未了事項。表格應采用統一格式，特殊要求需增加的表格應統一歸類，按要求歸檔。

建設工程監理文件檔案資料包括：

勘察設計文件、建設工程監理合同及其他合同文件； 監理規劃、監理實施細則； 設計交底和圖紙會審會議紀要； 施工組織設計、（專項）施工方案、施工進度計劃報審文件資料； 分包單位資格報審會議紀要； 施工控制測量成果報驗文件資料； 總監理工程師任命書，工程開工令、暫停令、復工令，開工或復工報審文件資料； 工程材料、構配件、設備報驗文件資料； 見證取樣和平行檢驗文件資料； 工程質量檢驗報驗資料及工程有關驗收資料； 工程變更、費用索賠及工程延期文件資料； 工程計量、工程款支付文件資料； 監理通知單、工程聯系單與監理報告； 第一次工地會議、監理例會、專題會議等會議紀要； 監理月報、監理日志、旁站記錄； 工程質量或安全生產事故處理文件資料； 工程質量評估報告及竣工驗收監理文件資料； 監理工作總結。除了上述監理文件資料外，在設備采購和設備監造中還會形成監理文件資料，內容可詳見《建設工程監理規范》GB/T 50319—2013第8.2.3條和8.3.14條規定。

二、管理職責

根據《建設工程監理規范》GB/T 50319—2013，項目監理機構文件資料管理的基本職責如下：

應建立和完善監理文件資料管理制度，宜設專人管理監理文件資料；

應及時、準確、完整地收集、整理、編制、傳遞監理文件資料，宜采用信息技術進行監理文件資料管理；

應及時整理、分類匯總監理文件資料，并按規定組卷，形成監理檔案；

應根據工程特點和有關規定，保存監理檔案，并應向有關單位、部門移交需要存檔的監理文件資料。

三、管理要點

建設工程監理文件資料的管理要求體現在建設工程監理文件資料管理全過程，包括：監理文件資料收發文與登記、傳閱、分類存放、組卷歸檔、驗收與移交等。本文對建設工程監理文件資料的分類存放和組卷歸檔這兩個重要的關于文檔檔案管理的過程進行論述。

建設工程監理文件資料分類存放。建設工程監理文件資料經收發文、登記和傳閱工作程序后，必須進行科學的分類后進行存放。這樣既可以滿足工程項目實施過程中查閱、求證的需要，又便于工程竣工后文件資料的歸檔和移交。

建設工程監理文件資料的分類原則應根據工程特點及監理與相關服務內容確定，工程監理單位的技術管理部門應明確本單位文件檔案資料管理的基本原則，以便統一管理并體現建設工程監理企業的特色。建設工程監理文件資料應保持清晰，不得隨意涂改記錄，保存過程中應保持記錄介質的清潔和不破損。

建設工程監理文件資料的分類應根據工程項目的施工順序、施工承包體系、單位工程的劃分以及工程質量驗收程序等，并結合項目監理機構自身的業務工作開展情況進行，原則上可按施工單位、專業施工部位、單位工程等進行分類，以保證建設工程監理文件資料檢索和歸檔工作的順利進行。

項目監理機構應備有存放監理文件資料的專用柜和用于監理文件資料分類存放的專用資料夾。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//www.ems86.com總第543期2014年第11期-----轉載須注名來源大中型工程項目監理信息應采用計算機進行輔助管理。項目監理機構信息管理部門應注意建立適宜的文件資料存放地點，防止文件資料受潮霉變或蟲害侵蝕。資料夾裝滿或工程項目某一分部工程或單位工程結束時，相應的文件資料應轉存至檔案袋，袋面應以相同編號予以標識。

建設工程監理文件資料組卷歸檔。建設工程監理文件資料組卷歸檔，應根據《建設工程監理規范》GB/T 50319—2013、《建設工程文件歸檔整理規范》GB/T 50328—2001以及工程所在地有關部門的規定執行。

1）建設工程監理文件資料編制要求：歸檔的文件資料一般應為原件；文件資料的內容及其深度須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準的要求；文件資料的內容必須真實、準確，與工程實際相符；文件資料應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等；文件資料應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備；文件資料中文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面。紙張應采用能夠長時間保存的韌力大、耐久性強的紙張；文件資料的縮微制品，必須按國家縮微標準進行制作，主要技術指標（解像力、密度、海波殘留量等〉要符合國家標準，保證質量，以適應長期安全保管；文件資料中的照片及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內容準確；文件資料應采用打印形式并使用檔案規定用筆，手工簽字，在不能使用原件時，應在復印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。

應用計算機輔助管理建設工程監理文件資料時，相關文件和記錄經相關負責人員簽字確定、正式生效并已存入項目監理機構相關資料夾時，信息管理人員應將儲存在計算機中的相應文件和記錄的屬性改為“只讀”，并將保存的目錄名記錄在書面文件上，以便于進行查閱。在建設工程監理文件資料歸檔前，不得刪除計算機中保存的有效文件和記錄。

2）建設工程監理文件資料組卷方法及要求：組卷原則及方法：組卷應遵循監理文件資料的自然形成規律，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用；一個建設工程由多個單位工程組成時，應按單位工程組卷；監理文件資料可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷；組卷要求：案卷不宜過厚，一般不超過40mm；案卷內不應有重份文件，不同載體的文件一般應分別組卷；卷內文件排列：文字材料按事項、專業順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列；圖紙按專業排列，同專業圖紙按圖號順序排列；既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

最新頒布的《建設工程監理規范》GB/T 50319—2013，相對于舊版的規范而言，有較大的改動，在實施細則內容方面更為明確和合理，是建設工程監理文件檔案資料規范化管理的依據。本文通過對建設工程監理文件資料的分類存放和組卷歸檔這兩個過程進行重點論述，提出了建設工程監理文件檔案資料的管理要點及相關內容。

（作者單位：中冶北方（大連）工程技術有限公司）