新形勢下醫院檔案信息化管理的探討

摘要：醫院檔案信息化管理是實現醫院現代化、信息化的重要組成部份，也是檔案工作邁向現代化管理的前提條件。探索研究檔案工作，加強檔案信息化管理，促進檔案信息化管理工作不斷發展。

關鍵詞：醫院；檔案管理；信息化

醫院檔案信息化管理是實現醫院現代化、信息化的重要組成部份，也是檔案工作邁向現代化管理的前提條件。隨著信息技術的不斷發展與日益完善，高速大容量的檔案信息管理系統為檔案管理提供了更為廣闊的管理空間，同時新技術的應用也逐步改變了傳統的檔案管理模式。新形勢下加強醫院檔案信息化管理與建設，是檔案管理適應時代和社會發展的需要，也是檔案管理創新、提升檔案管理工作水平的重要手段和途徑。本文結合工作實際對檔案信息化管理進行一些探討。

1與時俱進，建立健全醫院檔案信息化管理規章制度

隨著醫院檔案信息化的不斷發展，將會涉及到許多新問題，為了更好地應對和解決這些新問題，檔案部門要加強檔案信息化管理的規章制度體系建設及落實工作人員的崗位目標責任制等，使其具有可操作性，并形成約束機制，確保具體工作規范有序。與時俱進地建立健全各種與醫院檔案發展相適應的規章制度以及檔案信息化管理的規范性文件。根據《中華人民共和國檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》醫院修訂了一系列有關檔案信息化管理的規章制度，如《計算機信息系統保密管理規定》、《檔案信息資源暫行規定》、《電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理制度》等。這些制度的進一步修訂與完善，將使檔案信息化管理工作有章可循，更加適應新形式的發展與挑戰。

2推進檔案信息化管理，提高系統整體水平

醫院檔案管理信息化系統的現狀是硬件的功能沒有充分發揮，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。檔案信息化的管理包括檔案工作的各個環節，主要是抓好檔案科學化、規范化、標準化管理，這三方面相輔相成，互相促進。根據檔案信息化管理要求，檔案信息化建設應著眼整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力[1]。同時應充分重視系統中的每個節點，因為部分節點的障礙，都可能影響系統的暢通。目前，檔案信息化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設[2]。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。醫院應以利用頻率和使用效率考核數據庫，并把綜合數據庫與醫院檔案目錄庫結合起來，通過網絡連接形成開放的分步式數據庫群，從而提高系統整體水平。

3抓好檔案信息化建設基礎工作，建立檔案信息資源數據庫

檔案信息資源數據庫是檔案信息化建設的基礎。檔案管理信息化的前提是必須建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息數據庫。通過先進的信息手段，把檔案部門的各種物質載體形式加工轉化成數字化信息，建立起檔案全文數據庫和檔案目錄數據庫并錄入微機，實現檔案由實體管理向信息管理轉變。檔案目錄數據庫，既要符合國家的標準，又要有利于實際的操作。對立檔文件及檔案的內容、著錄項目、數據庫結構和格式等管理的軟件、硬件的文檔格式、數據指標等應進行統一規范，使電子目錄移交給檔案室后能實現數據共享，以提供服務。

4構建符合現代化發展的醫院檔案信息網站

檔案網站是醫院檔案部門在網上建設的信息站點，以網頁形式給大家提供相關的檔案信息和服務，或者進行檔案信息的網上咨詢、查找及直接提供使用。在檔案信息化建設中，應把檔案管理系統納入醫院的管理信息系統，構建一個一體化系統，把本單位各個部門的信息統籌考慮進去，實現資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統效益[3]。建設醫院檔案信息化網站時，要選用具有升級能力和開發能力且檢索功能較強大的檔案信息管理系統，確保其升級換代時既可減少重新開發的成本，又能夠充分發揮計算機網絡的優勢。檔案管理的信息化，將檔案在內部網上共享，方便醫院員工在自己的計算機上快捷地查閱檔案資料，提高工作效率。

5加強檔案信息化管理系統的維護

隨著檔案信息化管理系統的建設，引進了大量的設備和軟件，因此計算機系統的維護工作也越來越重要。首先要做好硬件系統的維護。對新購買的設備要及時建立檔案，不但要記錄設備型號、采購時間和地點，還要建立原始配置記錄、變更記錄、故障檔案記錄、電池電壓值記錄等。同時，還要進行定期設備日常保養。其次是做好程序使用維護。程序使用維護是系統維護人員最常遇到的問題，做好程序使用維護的關鍵是對各類系統和軟件進行復制備份、防護工作。要做好隨機系統軟件的復制備份工作，保存好源盤，使用備份盤，避免因使用不當造成資源損失。計算機系統維護是技術性很強的工作，要不斷加強對計算機系統知識的學習，平時注意收集各類軟件資料，總結經驗，吸取教訓，提高系統維護平。

6加強檔案信息化管理的安全防護

檔案實行信息化管理，檔案信息借助互聯網實現傳輸，檔案信息在傳輸過程中的安全性將在一定程度上受到影響，使其有可能被竊取、篡改或偽造。因此，必須根據檔案的內容、價值、密級等把檔案劃分為數個安全層次進行不同的管理。同時，設置系統管理員，監控敏感信息，檢查系統安全措施，排除系統障礙。采取防火墻技術、加密技術、身份認證等手段確保網絡安全。限制外部網用戶只能訪問內部網提供的某些被安全所允許的服務，限制內部網用戶不能訪問外部網某些危險站點或使用危險服務的功能。密碼是解決信息安全的最有效手段，可以進行數據加密傳輸，數據儲存加密，數據完整性鑒別等[4]。對醫院重要檔案及電子文件利用各種存儲介質實行異地備份，以確保電子文件的長期可讀和醫院檔案信息資源的絕對安全。另外，在檔案管理系統中，設置訪問權限和訪問記錄，自動確認只有符合系統身份的用戶才能進行電子文件或其它信息的檢索、瀏覽、復制等，并在電腦中存取電子文件時留下所有記錄和痕跡。同時，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，保持適宜的溫濕度，防止存儲介質磁化，做好防盜措施。并及時升級計算機服務器和數據庫的硬件設施，確保檔案信息數據庫在保存和傳輸過程中穩定、安全。

7加強醫院檔案管理人員的培訓和繼續教育

檔案信息化管理對促進醫院的快速發展具有重要意義，為了提高醫院檔案信息化管理水平，不但要得到領導的重視和支持，還要注重檔案管理人員的培訓和繼續教育。檔案信息管理人員既要具備檔案管理基礎知識，熟練掌握檔案工作的基本原則和方法，又要掌握計算機操作、數據錄入、網絡管理、數據庫建設等方面的知識，變過去被動接收檔案為現在的主動控制醫院內部信息的形成和傳遞，直接為醫院的管理和教研工作服務。所以醫院要有計劃地組織檔案管理人員參加專業培訓，鼓勵參加相關專業的再教育，掌握信息技術的新知識，逐步形成終身教育機制，從而提高醫院檔案信息化管理水平。

8結論

醫院檔案信息化管理是新形勢下檔案發展的需要，運用科學文化知識和當代先進的技術手段，加強醫院檔案信息化建設，使醫院檔案資源數字化、信息服務網絡化、電子文件和電子檔案管理更加科學化、規范化、標準化，更好地為醫院的管理、教學、科研提供方便快捷的檔案信息服務，為醫院的發展服務。

參考文獻：

[1]楊艷鳳，檔案信息化管理的新思考[J].民營科技雜志，2010，10，142.

[2]楊艷鳳，檔案信息化管理的新思考[J].民營科技雜志，2010，10，142.

[3]色義瑪，醫療單位檔案信息化管理是發展之需[J].醫院管理雜志，2012，02，120.

[4]楊慧安，醫院檔案信息化建設面臨的問題與對策芻議[J].信息技術應用研究雜志，2012，4.

編輯/王海靜