高校附屬實(shí)驗(yàn)學(xué)校財(cái)務(wù)管理輔助系統(tǒng)的構(gòu)想

摘 要：分析高等學(xué)校附屬實(shí)驗(yàn)學(xué)校的財(cái)務(wù)管理特點(diǎn)，提出財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的主要功能需求及運(yùn)行建議，以及實(shí)施財(cái)務(wù)管理信息化需要解決的問題。

關(guān)鍵詞：高校附屬實(shí)驗(yàn)學(xué)校；財(cái)務(wù)管理；輔助系統(tǒng)

中圖分類號：F230 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）15-0136-02

盡管企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化已經(jīng)歷了單機(jī)電算化、局域網(wǎng)財(cái)務(wù)管理軟件，進(jìn)入到企業(yè)內(nèi)外流程一體化應(yīng)用層次，中小學(xué)校的財(cái)務(wù)管理信息化尚處于初步階段。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和財(cái)務(wù)管理的智能化和實(shí)時(shí)性需求，學(xué)校財(cái)務(wù)管理信息化是必然趨勢。高等學(xué)校的財(cái)務(wù)管理信息化已有大量的研究和討論，而中小學(xué)校可能由于體量小，財(cái)務(wù)運(yùn)行相對簡單，財(cái)務(wù)管理信息化尚未得到重視。

目前，高等學(xué)校附屬中小學(xué)的辦學(xué)體制有些差異，反映在體制和規(guī)模等各方面，就體制而言，有公辦、民辦和官民結(jié)合，所謂的官民結(jié)合的學(xué)校多稱之為實(shí)驗(yàn)學(xué)校，這類學(xué)校是在公辦學(xué)校的基礎(chǔ)上獲得招收民辦議價(jià)生的權(quán)利，其財(cái)務(wù)管理一方面要按照公辦學(xué)校的要求，另一方面也需要按照民辦學(xué)校的要求，比如每月需要向當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門上交財(cái)務(wù)報(bào)表，因此其財(cái)務(wù)管理相對而言比較復(fù)雜，財(cái)務(wù)管理信息化的需求相對比較迫切。本文結(jié)合華南理工大學(xué)附屬實(shí)驗(yàn)學(xué)校的實(shí)際情況提出高等附屬實(shí)驗(yàn)學(xué)校財(cái)務(wù)管理輔助系統(tǒng)的構(gòu)想。

一、高等學(xué)校附屬實(shí)驗(yàn)學(xué)校的財(cái)務(wù)運(yùn)行特點(diǎn)

高等學(xué)校的附屬實(shí)驗(yàn)學(xué)校相對純粹的公辦學(xué)校和民辦學(xué)校，其運(yùn)行資金來源更為多樣化，其財(cái)務(wù)管理有以下特點(diǎn)：

1.辦學(xué)經(jīng)費(fèi)來源多樣化。資金來源有高校的撥款、地方政府的義務(wù)教育撥款、面向社會(huì)辦學(xué)的營業(yè)性收入、專項(xiàng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)以及社會(huì)贊助費(fèi)等。不同來源的資金用途不同，使用過程遵循的規(guī)章制度也有差異要求不同，從而使得財(cái)務(wù)管理工作復(fù)雜。

2.財(cái)務(wù)管理存在非獨(dú)立性。附屬學(xué)校的財(cái)務(wù)管理往往依托高校財(cái)務(wù)體系，由高校的財(cái)務(wù)部門代理記賬，所有的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)需要經(jīng)過高校財(cái)務(wù)處。但高校財(cái)務(wù)部門本身的業(yè)務(wù)量大，附屬學(xué)校只是其服務(wù)對象之一，因此在財(cái)務(wù)管理上側(cè)重于重點(diǎn)掌控收支是否符合有關(guān)規(guī)定，每一次用款是否合理，而附屬學(xué)校各種經(jīng)費(fèi)的使用情況、同一項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的不同開支是否符合預(yù)算等需要自己去掌控。

3.財(cái)務(wù)工作的復(fù)雜程度高。首先，財(cái)務(wù)人員的專業(yè)性不高，由于附屬學(xué)校的財(cái)務(wù)管理非獨(dú)立性，財(cái)務(wù)人員往往是非專職人員擔(dān)任，有些學(xué)校甚至由老師兼任，其工作內(nèi)容既不是專業(yè)的會(huì)計(jì)工作，也不是專業(yè)的出納工作。其次，服務(wù)對象類別多，包括正式工和合同工，二者的薪金的出處不同，每個(gè)月財(cái)務(wù)人員所做的薪金報(bào)表也不同。最后，財(cái)務(wù)工作的規(guī)范性要求較強(qiáng)。附屬實(shí)驗(yàn)學(xué)校的財(cái)務(wù)工作首先服務(wù)于學(xué)校管理層對學(xué)校經(jīng)費(fèi)使用信息的掌控，根據(jù)管理層的需要及時(shí)提供各種經(jīng)費(fèi)的使用情況，為此需要記錄學(xué)校每一筆收入和開支，并做出完整無誤的統(tǒng)計(jì)；第二，服務(wù)于大學(xué)財(cái)務(wù)部門管理附屬學(xué)校資金的各種表格要求，比如每月按時(shí)將員工薪酬發(fā)放表格提交給大學(xué)財(cái)務(wù)部門，保障員工（特別是合同工）準(zhǔn)時(shí)獲得自己的酬金；第三，服務(wù)于教職員工教學(xué)過程中的各種開支的報(bào)賬以及對自己薪酬信息的咨詢；第四，服務(wù)于當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門對學(xué)校財(cái)務(wù)運(yùn)行狀況的報(bào)表要求。

基于上述特點(diǎn)，高校附屬實(shí)驗(yàn)學(xué)校的財(cái)務(wù)工作相當(dāng)煩瑣，盡管專業(yè)性要求不高，但規(guī)范性要求強(qiáng)。因此，一套符合附屬實(shí)驗(yàn)學(xué)校財(cái)務(wù)工作實(shí)情的管理工具不但可提高資金使用的規(guī)范性，為學(xué)校決策層提供及時(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息，提升資金的使用效率，同時(shí)也可降低財(cái)務(wù)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，降低工作出錯(cuò)的概率。

二、中小學(xué)財(cái)務(wù)管理工具主要功能

對學(xué)校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的具體管理模型進(jìn)行了探討，針對高校附屬實(shí)驗(yàn)學(xué)校的上述財(cái)務(wù)運(yùn)作現(xiàn)狀，采用高檔次的信息化管理平臺，有些小題大做，但具有下述功能的小系統(tǒng)，將促進(jìn)學(xué)校經(jīng)費(fèi)使用的規(guī)范性，大大降低財(cái)務(wù)人員的工作量，同時(shí)有助于單位財(cái)務(wù)信息的公開，加強(qiáng)學(xué)校與教師的溝通。

1.資金使用明細(xì)管理：每一筆使用經(jīng)費(fèi)，需要清晰地記錄使用時(shí)間、使用人、使用事項(xiàng)（即用途）等信息；為了便于今后查賬，還需要記錄相關(guān)的發(fā)票信息，甚至報(bào)賬日期。

2.酬金發(fā)放表格管理：包括表格導(dǎo)入、表格導(dǎo)出、表格刪除以及表格分類。酬金是附屬實(shí)驗(yàn)學(xué)校經(jīng)費(fèi)的主要支出，酬金分為常規(guī)薪金、獎(jiǎng)勵(lì)金、節(jié)假日慰問金、加班費(fèi)等多種形式，大學(xué)財(cái)務(wù)部門要求的表格形式也有一定的差異。高校財(cái)務(wù)部門所要求的酬金發(fā)放表格一般為Excel表格，具有明確的信息要求，比如酬金發(fā)放原因，獲得酬金人員的詳細(xì)信息，發(fā)放金額以及支出賬號。這些信息為表格的分類和統(tǒng)計(jì)提供了充分的信息量。表格的格式在一段時(shí)間內(nèi)是固定的，但大學(xué)財(cái)務(wù)系統(tǒng)有時(shí)會(huì)改變報(bào)表的格式，因此表格管理的靈活性要充分考慮，最好具有格式自定義功能以應(yīng)對任意格式的財(cái)務(wù)表格。

3.信息查詢功能：查詢最多的兩種情形，一是來學(xué)校管理層的需要，管理層有時(shí)需要某項(xiàng)經(jīng)費(fèi)具體信息，比如經(jīng)費(fèi)總額度、某個(gè)時(shí)段的使用情況、結(jié)余情況等，以便掌握學(xué)校的整體財(cái)務(wù)狀況；二是來自教師對自己薪酬發(fā)放情況的關(guān)注，他們可能需要了解一年的收入情況，某項(xiàng)補(bǔ)貼發(fā)放。

4.統(tǒng)計(jì)功能：統(tǒng)計(jì)功能一般以統(tǒng)計(jì)報(bào)表的形式展現(xiàn)，比如某段時(shí)間從某個(gè)賬戶支出多少酬金、資金余額、教師獲得酬金的統(tǒng)計(jì)情況等。比如一個(gè)教師的年度收入情況報(bào)表，可能需要?dú)w納十幾張薪酬表格的信息，人工完成需要大量的時(shí)間，而且容易出錯(cuò)。但利用財(cái)務(wù)表格管理功能的系統(tǒng)處理這類問題很容易，也不會(huì)出錯(cuò)。

5.月度匯總表生成：教師酬金一般是一事一表，便于單位的財(cái)務(wù)管理，而每月上交大學(xué)財(cái)務(wù)部門的是一個(gè)匯總表，將各種子表合成為匯總表，人工操作須考慮人員名單的匯總以及每人的發(fā)放金額的匯總，這些工作需要十分細(xì)心，否則容易出錯(cuò)，而這種出錯(cuò)往往導(dǎo)致教師的不滿。因此由管理工具自動(dòng)生成匯總表，可以將匯總出錯(cuò)率降低到零。

6.薪酬發(fā)放情況自動(dòng)通知功能：該功能對教職員工而言非常重要。財(cái)務(wù)人員只需將人工費(fèi)發(fā)送明細(xì)報(bào)表導(dǎo)入系統(tǒng)，系統(tǒng)可在設(shè)定的日期自動(dòng)向所有當(dāng)月獲得酬金的教師發(fā)短信，從而讓教師及時(shí)了解自己的勞動(dòng)所得。短信內(nèi)容及格式為“???老師你好，??年??月，你的酬金為??元，其中??加班費(fèi)??元，??事項(xiàng)??元……”。當(dāng)前，教師要了解自己的薪酬詳情比較困難，因?yàn)樾匠昃峭ㄟ^銀行發(fā)放，發(fā)放過程中薪酬獲得者不需要參與，他們只能通過打印存單清單獲得一些信息，而銀行存單上的信息是非常有限的。因此財(cái)務(wù)人員往往需要花費(fèi)大量時(shí)間回答教職員工在薪酬方面的查詢。

7.打印功能：打印查詢結(jié)果和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

三、財(cái)務(wù)管理工具的技術(shù)考慮

實(shí)現(xiàn)上述功能的技術(shù)是比較成熟的，開發(fā)成本不高，為了讓具有上述功能的財(cái)務(wù)管理工具能真正發(fā)揮作用，尚需要考慮以下問題：

1.表格的格式問題。所有的財(cái)務(wù)表格可以要求采用Excel表格，從而使得表格管理，統(tǒng)計(jì)等功能易于實(shí)現(xiàn)，同時(shí)可以與上報(bào)大學(xué)的表格數(shù)據(jù)兼容。

2.自動(dòng)通知功能問題。隨著社會(huì)的發(fā)展，移動(dòng)通信已非常普及，因此采用短信方式極為方便。自動(dòng)短信通知的技術(shù)途徑有兩種。一是與短信平臺服務(wù)商合作，短信平臺服務(wù)商為信息化助手提供數(shù)據(jù)交互接口，接口數(shù)據(jù)同樣采用Excel表格形式，即方便交互，也方便閱讀。接口數(shù)據(jù)包括三方面信息：姓名、手機(jī)號碼和短信內(nèi)容，其中短信內(nèi)容是信息化助手根據(jù)當(dāng)月的各種發(fā)放表格自動(dòng)生成。第二種技術(shù)路線采用GRPS模塊構(gòu)建獨(dú)立的短信發(fā)送平臺，GPRS是一種基于GSM系統(tǒng)的無線分組交換技術(shù)，提供端到端的、廣域的無線IP連接，它在許多方面都具有顯著的優(yōu)勢，比如低成本，易開發(fā)，因此得到了廣泛應(yīng)用。

3.系統(tǒng)安全問題。由于該管理工具主要使用者是附屬學(xué)校的財(cái)務(wù)人員，最主要的問題是如何保障硬件平臺的穩(wěn)定運(yùn)行，需要防止數(shù)據(jù)的丟失。采用常規(guī)的熱備份即可解決。

4.誤操作預(yù)防機(jī)制。誤操作是難免的，比如輸入不正確的數(shù)據(jù)，或者導(dǎo)入了不合要求的表格。因此，一面每次數(shù)據(jù)導(dǎo)入操作都應(yīng)有確認(rèn)過程，另一方面系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)應(yīng)用不同時(shí)段的版本管理，以便撤銷當(dāng)前或某個(gè)時(shí)期的誤操作。

5.多用戶管理。系統(tǒng)應(yīng)允許多人使用，使不同人有不同的權(quán)限，提高管理工具的適用面。

四、結(jié)束語

綜上所述，學(xué)校財(cái)務(wù)管理信息化是必然趨勢，中小學(xué)也應(yīng)引起高度重視，因地制宜地分析本單位的實(shí)際需要，積極推動(dòng)信息化管理平臺建設(shè)。對高校附屬實(shí)驗(yàn)學(xué)校而言，構(gòu)建一個(gè)簡單、實(shí)用的低成本財(cái)務(wù)管理工具，雖然不能全面地解決財(cái)務(wù)管理信息化問題，但也具有非常實(shí)用的功能，一方面可以更好地規(guī)范資金的使用；另一方面可以促進(jìn)財(cái)務(wù)信息公開，保障教職員工及時(shí)獲得個(gè)人薪酬信息；第三可降低財(cái)務(wù)人員的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理工作量，提高工作效率。

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[責(zé)任編輯 陳鳳雪]