有關疾控中心檔案管理的探討

摘要：疾控中心是由政府組建的，實施國家級疾病預防控制與公共衛生技術管理和服務的公益事業單位，其宗旨是以科研為依托、以人才為根本、以疾控為中心。疾控中心在我國疾病防控和研究方面有著舉足輕重的地位，因此，各級疾控中心每年產生的檔案資料也是數量龐大而又十分珍貴的，保存好各級疾控中心的檔案資料，是保證我國疾病控制預防事業健康、持續發展的重要基礎。但是，目前我國各級疾控中心的檔案管理工作還不盡如人意，尤其是一些偏遠地區或者經濟欠發達地區的疾控中心，檔案管理方式仍然十分落后，在資源建設、保管條件、人員素質、服務意識、制度條例等方面存在不同程度的問題，嚴重制約了疾控中心檔案管理工作的發展。而隨著信息化進程的不斷推進，以計算機、網絡技術為代表的信息化社會逐步來臨，為疾控中心檔案管理的發展帶了新的機遇和挑戰。

關鍵詞：疾病中心；檔案；管理；

1檔案信息化管理的基礎設施建設

檔案管理信息化是基于許多軟件和硬件支持的一個系統工程。但目前，很多疾控中心因將資金的投入重點放在醫療器械設備上，從而忽略了檔案信息的管理。檔案管理硬件設備不足，很多檔案庫房都沒有基本的空調、除濕機等設備，防火和防盜的自動監控系統也不完善。一些信息化管理所需要的數據計算機、存儲設備、相應的軟件系統更是十分缺乏，嚴重影響了疾控中心檔案信息化管理的進程。

因此，疾控中心需要進一步合理配置與業務工作開展相匹配的自動化辦公用品和設備設施，優化疫病防治研究、基建及相關方面所需的財力、物力與檔案管理信息化方面的資源配置，著力推進檔案數據庫建立，逐步整合與疾病預防控制相關的信息資源，為疾病預防控制工作的開展和突發事件的處置創造更好的條件。檔案信息化管理所需要的軟件系統，初期可通過購買的方式獲得，但要充分的調研，選擇較為成熟的軟件。隨著信息化的不斷完善，人員隊伍建設的逐步加強，要逐步走與自身單位發展情況相結合的自主開發途徑或者針對原有系統改造的途徑。

如\"無錫疾病預防控制資料綜合管理系統\"，就是 2008該市對原有軟件系統進行了二次開發，主要提供建立檔案數據庫、檔案原文掃描錄入、音視頻文件管理、統計、備份、銷毀、報表處理、報表打印輸出、查閱、借閱、催還以及網絡化瀏覽等功能，能對加工后的電子檔案方便快捷地轉換到檔案管理系統中進行模塊化管理，實現全文檢索和權限的控制。

2完善檔案信息化管理的運行機制建設

傳統的檔案管理機制和運行體系與信息化背景下的檔案管理模式是有很大差別的，如果我們在信息化背景下，仍然沿用傳統檔案管理的工作思路，必然會大大降低工作效率。因為在信息化的背景下，檔案管理所涉及的檔案來源類型、整理的過程、保存的形式、人員工作的環境和工作要求都發生了很大的轉變，因此，面對信息化背景下的檔案管理工作方式的轉變，其運行機制也需要緊緊跟上時代的步伐而改變。

檔案管理工作應充分利用現在已經成熟的網絡技術，不斷提高檔案管理信息化水平，使人事檔案的資料更好地為疾控中心的內涵式發展服務。在檔案信息化管理工作中，對于信息的管理要比傳統方式難很多，尤其一些機密性的檔案，在網絡上有可能會被不法人員竊取。為了避免此類事情出現，一方面要加大檔案信息網絡監控力度，另一方面要不斷完善檔案管理部門內部的管理機制，規范收集、整理、清退、銷毀等工作，嚴格按規定手續辦理，做到任何過程必須經指定的主管領導審批。

3推進檔案信息化管理的工作隊伍建設

檔案管理信息化除了需要相應的硬件設備和操作系統之外，更為重要的就是還離不開\"人\"的因素。不管是檔案信息化管理運作所需基礎設施的建設和保養，還是軟件系統的開發和維護，或者是各種檔案信息加工、整理、保存等環節都需要有人的參與，而且還需要有相當的專業基礎知識。

而目前，大部分疾控中心，尤其是一些基層的疾控中心，真正具備比較專業的計算機及網絡知識，或者有相應的圖書情報資源或者檔案學專業知識的人并不多。

調查顯示，疾控中心檔案管理部門中工作年限在 10 年以上的經驗豐富的工作人員比例較少，只有 17%，而與之相對應的則是 5 年以下工作時間的人員比例較大；從工作人員學歷來看，僅有10%的工作人員具有研究生學歷，50%以上的工作人員僅具有大專學歷；從專業背景來看，僅有 37%的工作人員具有信息技術或者檔案學及相關專業的學習經歷，而大部分工作人員的專業都與工作性質差異較大。面對這種現狀，有必要著力推進疾控中心人事檔案信息化管理隊伍的建設。

一方面，基于以人為本的理念，加強檔案專業人員隊伍的建設，加強信息技術培訓，不斷提高檔案專業人員思想觀念、專業素質和理論水平；另一方面，要加強對具有信息化技術知識背景的檔案管理人員的引進力度，通過政策、待遇、工作環境方面的傾斜，使這些優秀的人才\"來得了、留得住、干得好\"，全方位地充實疾控中心檔案信息化管理隊伍。此外，通過宣傳和培訓，讓更多的檔案管理人員以及相關工作人員認識到檔案信息化管理的必要性和價值，這樣才能為檔案管理實現信息化打下牢靠的思想基礎。

綜上所述，建立健全的各級疾病預防控制中心是我國疾病預防控制系統的根本的保障，是提高衛生檢測工作質量的重要依據，是增強質量保證能力的有效手段，只有從基層進行控制，使人民的身體健康和生命安全得到保障，才能促進社會的和諧健康的發展。

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