科研檔案的保密與利用工作

科研檔案中有包含著涉及國家安全和利益、經濟數據等內容，保密工作至關重要。科研檔案保密工作的任務是科研檔案管理工作人員的神圣職責，也是工作中重視的內容。我們要在工作中不斷地積累經驗，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，使科研檔案得到充分合理的利用。

科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料，是科學技術研究活動的真實記錄。也是科學技術儲備的重要形式。隨著“科技興國”戰略的實施，承擔更多國家重點科研任務和經濟建設的重大項目是科研工作的重要方向。近年來，在國家科技攻關項目、重大基礎性研究規劃和高新技術計劃的推動下取得了一批重大科技成果，獲得了海量的基礎數據。部分科研檔案涉及國家經濟、軍事、國防、科技等方面的內容，一旦泄露將直接危及國家的根本利益。因此，涉密科研檔案具有保密性和利用限制性，這就涉及科研檔案的保密和利用工作。如何實現涉密科研檔案信息資源的合理利用，既充分發揮涉密科研檔案的價值，又保證涉密科研檔案信息的安全，是科研檔案管理工作人員的一項非常重要的工作。保守國家機密是我們每個公民應盡的義務，也是科研檔案管理人員的神圣職責，在嚴格做好保密工作的同時，更要切實完善工作職能，使科研檔案得到充分合理的利用。

一、科研檔案保密工作面臨的問題

關于科研檔案保密方面的法律法規體系還不健全，雖然保密部門建立了保密規定，檔案管理部門也建立了一系列科研檔案管理的相關制度，包括涉密科研檔案的管理規定，但由于監督機制不完善，因此，執行起來力度不夠，給科研檔案管理人員依法辦事帶來一定的困難，也對科研檔案的保密工作十分不利。

保密意識淡薄，長期的和平環境使科研檔案管理人員和科研人員的保密意識淡薄，特別是科研業務人員忙于業務，使用涉密資料時往往放松了對安全隱患的警惕，忽略了保密意識，在互聯網計算機工作使用過程中很容易失密。

硬件設施投入不足，由于受科研檔案庫房條件限制，將涉密科研檔案和普通科研檔案混同存放，未采取任何專門的保管措施，從而存在失密的隱患。

一方面由于受傳統的保密觀念影響，日常管理上存在 “重保管輕利用”，造成大量有價值的涉密科研檔案難以實現價值。另一方面對其保管的注有密級的科研檔案沒有定期解密制度，有的科研檔案即使有保密期限，到了解密期后也不能及時做好解密工作，而一直作為秘密或機密科研檔案保存著，影響了涉密科研檔案的利用。

二、如何做好科研檔案的保密利用工作

加強制度建設與管理措施。科研檔案既要保密又要利用，科研檔案保密的法制建設是必不可少的一項政策性和規范性的工作。只有建立完善的科研檔案保密法治制度，才能實現科研檔案保密工作法制化、規范化。同時還必須要加大監督執行力度，要有嚴格的管理制度和與之相配套的措施作為保障。有制度沒措施，執行起來就不會落到實處。反之，有措施沒制度，則難以長期堅持執行。建立科研檔案保密制度，完善保密防護措施，建立科研檔案閱覽制度、外借制度、復印等制度。并根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，在大力開展科研檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。此外，為保證各項制度和各項措施的落實，還需建立由主要領導和職能部門組成的保密工作領導小組，定期監督檢查指導。由于有多項制度和措施保證，科研檔案保密與利用有章可循、有條不紊，收到較好的實效。

加強密級科研檔案的管理。涉密科研項目檔案管理對科研檔案管理人員素質提出更高的要求，涉密科研檔案它關系到國家的安全，關系到軍事活動和經濟發展的成敗。涉密科研項目檔案管理不同于一般科研項目檔案的管理，為確保保密科研材料的安全，必須管理好涉密科研檔案。首先涉及國家秘密的科研檔案應單獨存放。要設帶鎖的移動密集架、帶密碼鎖的保險柜，從保管條件上確保涉密科研檔案的安全。二是提高科研檔案管理人員的素質。科研檔案管理人員不僅具有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，還要有嚴謹的工作作風和有業務素質，熟悉所保管的科研檔案內容，熟悉檔案法規。對所保管的科研檔案務必做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密。三是加強涉密科研檔案的日常管理。涉密科研檔案的借閱、移出、銷毀等應嚴格按規定程序辦理，必須經指定領導人、保密部門審批，認真履行登記、簽字手續。否則，任何人無權擅自調閱。涉密科研檔案使用完畢后應及時核對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

加強電子科研檔案的管理。隨著檔案信息化建設的發展，電子檔案已經成為科研檔案的重要組成部分。做好電子科研檔案的保密和開發利用工作，不僅要做好防消磁防損壞工作，還應根據電子科研檔案內容的秘密等級進行有效管理。同時，要創造必要條件，提高科研檔案工作者科學技術水平，特別是計算機網絡保密知識。加強對計算機信息系統的保密管理，做好內外網分離工作，定期進行網上信息檢查，確保涉密信息不上網，做到專機專用。內網上的各類信息資料不轉載到外網上或其他公共網，也不在涉密與非涉密計算機之間互用。涉密移動盤不上聯網計算機，硬盤帶數據的變舊電腦須統一處理等，使科研檔案的保密利用工作取得較好的收效。

加強科研檔案庫房科學管理。檔案庫房的科學管理是做好科研檔案保密、維護科研檔案安全工作的重點。按照國家有關規定檔案庫房應單獨興建。但不具備單獨修建條件的單位，也要注意檔案庫房的設置。盡量做到檔案庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開，檔案庫房應配備防盜門、鐵欄窗、報警器、電子監控等防盜設施，配置去濕機、粉碎機和防磁柜等專用設備。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內，避免客觀條件為科研檔案保密增加風險。這是做好科研檔案保密、維護科研檔案安全的基本保障。

正確處理科研檔案保密與利用的關系。科研檔案的保密與利用是辯證統一的關系，應正確處理兩者之間的關系。重大科研項目檔案涉及國家秘密，這就要求科研檔案管理部門在努力開發科研檔案信息、提供利用的同時，加強對科研檔案的保密工作。因此，科研檔案利用過程中必須嚴格遵守科技保密原則，在保守秘密的情況下合理利用涉密科研檔案。此外，正確的劃分保密范圍是利用涉密科研檔案的前提，科研檔案的價值具有時效性，如果定密不科學，只標密級不標保密期限，由于保密時間太長，造成大量涉密科研檔案在解密之前已失去使用價值。所以，規范涉密科研檔案資料和科學定密，可以實現涉密科研檔案的合理利用。

總之，涉密科研檔案的保密與利用是科研檔案管理工作中遇到的實際問題，如何做好涉密科研檔案信息資源的合理利用，是科研檔案管理人員的重要內容。在做好涉密科研檔案保密的基礎上，劃定正確的保密范圍，科學定密，及時調整密級，科學管理，是實現涉密科研檔案的利用價值所在。與此同時， 要大力開展科研檔案保密利用宣傳教育，加強科研檔案保密法制教育，增強廣大科研人員的保密法制觀念。特別是對涉密人員、管理部門工作人員、新進和調離重要崗位的工作人員進行科研檔案保密和利用教育。必須切實加強科研檔案工作者的政治素質修養，提高保密意識，確保涉密科研檔案在利用過程中的安全。

（作者單位：國家海洋環境監測中心）