淺談勘察設計單位檔案資料管理實現電子化信息化的必要性

張志芳

摘 要：勘察設計單位的檔案管理工作是勘察設計單位的重要組成部分。在現在這個信息化的時代大背景下，檔案管理也逐漸趨向由紙質檔案向電子信息檔案轉變，我們要充分把握時代發展的機遇，充分認識到電子檔案的優越性，發揮其優勢將勘察設計單位檔案管理逐步科學化，專業化，數字化。所以我們應充分認識電子檔案的特點及必要性，結合勘察設計單位檔案的實際情況，確保檔案的安全性完整性，為勘察設計單位管理勘察設計資料及日常事務提供有效準確的檔案資料。

關鍵詞：勘察設計；檔案資料管理；電子信息化

近年來，電子信息不斷普及，這就為檔案管理創造了良好的發展機遇，檔案管理工作越來越向著信息化、專業化、數字化方向發展，而勘察設計單位的檔案管理工作也必須適應信息化時代大環境。如今，勘察設計單位的檔案管理工作已經難以適應社會經濟的發展，所以勘察設計單位檔案管理工作必須適應時代要求，實現勘察設計單位檔案資料管理電子信息化。本文是就勘察設計單位檔案管理電子信息化的必要性進行論述。

1 勘察設計單位勘察設計單位檔案資料概況

勘察設計是每一項工程必不可少的環節。近些年我國經濟不斷發展，基礎設施也在不斷完善，各項工程也不斷進行著，勘察設計單位也隨之得到長足發展。而檔案管理作為勘察設計單位工作的重要組成部分，在勘察設計單位工作中有著重要作用與意義。

勘察設計單位的檔案主要涉及人事檔案以及勘察資料檔案兩部分，人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。勘察設計單位人事檔案則是國家人事檔案的組成部分，是勘察設計單位工作人員在進行工程勘察期間的出勤、工作及各種創新獎勵、榮譽的真實歷史記錄，是勘察設計工作人員工作及其今后選拔、任用、考核的主要依據。勘察資料檔案是勘察設計單位在勘測、規劃、設計活動過程中收集的資料，包括圖表、聲像、圖紙、文字以及計算性形式保存的勘察材料。勘察資料檔案是勘察設計單位工作成就的歷史記錄，是勘察設計單位非常寶貴的信息資源，勘察資料檔案是勘察設計單位發展的重要保障。

2 勘察設計單位傳統紙質檔案

紙質檔案是勘察設計單位傳統的檔案管理方式，其地位不斷受到新型的檔案載體的沖擊，其弊端缺點在科技不斷創新的當代表現也越來越突出，很難適應當代勘察設計單位檔案資料管理的需要。1、紙質檔案受環境因素影響大。在高溫、潮濕、光感強、有有害氣體的環境里，在氧化劑的作用下紙質檔案容易發生氧化反應，氧化紙張，使其受損變碎，從而損害了紙張上的檔案資料，變得模糊，使其失去了其價值，這對勘察設計工作帶來了巨大的損害，影響了工作進程。2、在勘察設計中會有大量資料與數據，紙質檔案儲存會產生大量的紙張，這樣便會占有大量的儲存空間。而勘察設計的檔案類型多種多樣，各種分類就會需要不同的檔案室與檔案架，這些檔案室與檔案架的設置需要大量的資金。3、勘察設計方案資料多種多樣，紙質檔案管理方法對這些勘察設計方案資料分類需要消耗大量的人力、物力、財力，同時對檔案管理者也是一種負擔。4、勘察設計的紙質檔案資料甚多，攜帶不便而且受災害影響也大，遇到自然災害或人為災害時，會有巨大損失，不容易挽回。

3 勘察設計單位電子信息檔案

3.1 概況

電子檔案是通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。勘察設計單位的工作人員將收集的資料以計算機光盤、磁片等化學磁性材料為載體，儲存在云盤或磁盤里。

3.2 特點

1、檔案信息的非人工識讀性：電子檔案不需要人工識讀，它由計算機儲存制作而形成，它通過計算機解碼裝換成人們能認識的符號字體然后被人們認識和使用。

2、檔案信息存儲的高密度性：電子檔案儲存在虛擬的空間里，它以磁盤和移動硬盤為載體，儲存空間大，可以儲存海量的信息。但不占用與其比例相等的空間，便于攜帶查閱。

3、檔案信息與載體之間的可分離性：電子檔案儲存在虛擬空間里，可以沒有固定現實位置，不需要通過紙質載體來傳輸，其以非實體的方式進行管理加工、復制傳輸、攜帶閱讀。具有超時空的共享性。

4、多種信息媒體的繼承性：電子檔案繼承了各種信息媒體的特點，它把文字、圖像、動畫、聲音等匯聚一身，方便了勘察設計工作人員的查閱。

5、電子檔案對系統依賴性：電子檔案是需要高科技支持，它的儲存與閱覽需要電子軟件與硬件來實現。

4 勘察設計單位電子檔案較傳統紙質檔案的優勢

4.1 共享性

勘察設計單位電子檔案的共享性是指同一份電子檔案超越時空，不受時空限制，實現電子檔案的共享。而紙質檔案大多是獨份，有固定的時空限制，難實現共享。

4.2 多樣性

勘察設計的電子檔案形式多樣，有文字，有聲音，有動畫及視頻，以多種形式呈現在需求者面前，而且電子檔案易于修改，如改變其格式、內容、及錯誤點，使電子檔案變得更加靈活便攜，使用效率大大提高。而紙質檔案形式單一，對紙質檔案的修改不易進行。

4.3 經濟環保性

科技進步，電腦應用也隨之普遍，因此勘察設計的電子檔案是既經濟又環保的有效手段。電子檔案在網絡環境下，利用電腦網絡的虛擬性擁有虛擬的儲存空間，其通過電腦網絡的共享性來實現電子檔案的傳輸與利用，從而減少了資源的浪費；而紙質檔案需要大量的紙張與人力去整理，這樣既不經濟又不環保。

4.4 保護原件性

電子檔案再利用時可以減少文件的損耗，方便使用者重復使用，而紙質檔案受各種因素影響容易損耗原檔案的資料，不利檔案的保存。

4.5 便于傳輸性

電子檔案可以通過網絡虛擬傳送，穿越時空限制進行電子檔案的傳輸，大大提高了檔案信息資源的可用性。而紙質檔案需要多種傳輸媒介，而且有時間的限制，不利提高檔案利用效率。

結論：從上述的論述與對比我們可以明顯看出勘察設計單位檔案電子信息化的優越性，它是傳統紙質檔案所無法比擬的，因此勘察設計單位檔案資料管理實現電子化信息化是勘察設計單位檔案管理工作的內在要求，是適應時代要求的，是非常必要的。

參考文獻

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