強化大學院級教學檔案管理的思考

摘 要：院級教學檔案管理工作是大學檔案管理的基礎工作之一，其管理水平，直接影響高校整體的管理效果和形象，特別是實施二級管理和學分制的大學，對院級教學檔案管理的要求更高。因此有針對性的加強院級教學檔案管理，充分發揮其檔案來源、整理、歸檔等管理基礎與保證作用，提高院級檔案管理水平是保證大學二級管理、學分制可持續性落實的工作重點，應引起廣大教育管理者高度重視。

關鍵詞：學分制；教學檔案；院級管理

目前各大學順應人才培養特點需要普遍實施了學分制教學管理模式，但不容置疑的是，學分制相關制度、措施的有效實施與落實，需要完善的教學管理基礎條件和行之有效的管理模式，如實行選課制和彈性學制，模糊了專業、班級的概念，對學校的教師數量和質量、課程的開設、教室資源管理、學生班級活動的開展、學生學籍管理等都帶來新要求，特別是對本來就比較薄弱的大學教學檔案管理工作挑戰更大，因為學分制下，教學檔案管理的周期更長，內容更多、變化更大、要求更高等。而大學教學檔案的產生、整理、保存、歸檔等一系列管理工作的重心和基礎在于大學中的二級單位——學院，以學院為單位，由老師、學生、教研室、院級教學管理辦公室、各科研項目組、各研究中心等產生的教學檔案是構成大學教學檔案的絕大多數。因此，強化院級教學檔案管理工作是提高大學教學檔案管理工作水平的基本途徑和保障之一，也是大學學分制能否有效、可持續開展的基礎條件。開展此研究有其現實指導意義。

1 大學教學檔案管理工作基礎在學院

教學檔案是指教師、學生、管理人員在日常教學、教學管理過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、錄音、錄像等各種形式和載體的材料。對這些資料進行收集、整理、分類、歸檔、保管和使用等就是教學檔案管理。教學檔案是學校教學管理、教學實踐活動過程的真實原始紀錄，是大學教學管理水平、教學質量、辦學成果的真實反映，是學校的寶貴財富，更是大學檔案管理的重要組成部分。

大學教學檔案一般包括教學文件檔案、教務工作檔案、教師業務檔案、學生學習檔案等。絕大多數教學檔案來源于教學第一線的院級教學單位，產生于教學過程中的學院、教研室、教師、學生等多個層次、多個環節，形成數量龐大、種類繁多、時間跨度大的檔案材料。因此大學教學檔案管理重點和基礎在于具體承擔、落實教學工作的各學院，院級教學檔案管理工作的能力、質量和水平，決定著大學教學檔案管理的效率和效果。

因此探尋強化院級教學檔案管理的途徑與措施，提高和完善院級教學檔案管理工作質量和水平，是保證大學校級教學檔案工作能力和水平達到學分制教學管理制度要求的基礎，是有效提升大學教學管理水平的必由之路，對推動我國大學教育教學改革和擴大與外交流都有客觀的、現實指導意義。

2 院級教學檔案管理存在的主要問題

現實中，各大學教學檔案管理往往是以大學檔案館為龍頭，以行政檔案管理規范來收集、整理、歸類和要求教學檔案的管理工作等，客觀忽視了教學工作特點以及學分制對進行檔案的特殊性要求等。加之檔案管理工作開展是以行政管理為依據，缺乏專業性的考量，因而存在如制度不完善、人員不專業、設施不齊備、不重視、信息不完整等問題，進而成為制約大學學分制管理制度有效開展與完善的基礎性工作瓶頸之一。

2.1 制度不完善，即沒有與學分制配套的院級教學檔案管理制度與標準

現實中，幾乎所有的大學對最基本的院級教學檔案管理工作都沒有配套制度和標準，仍延用過去的校級行政檔案制度和要求。而實施學分制必須要有與之配套的選課制、學籍管理制度、導師制、聘任制及教學質量評估等制度和規范，同時，還要構筑一套全校互通的教學管理信息平臺，包括選課運行系統、學籍管理系統、導師遴選系統、后勤保障系統、教學質量監控系統、招生就業系統等。如果沒有配套的科學、規范的教學檔案材料，學分制的優勢與特點根本不可能有效體現。

2.2 人員不專業，即無專門崗位設置和人員配備

目前，我國大學檔案工作的重心在學校一級，通過學校的檔案館機構負責所有的檔案管理相關事宜，包括教學檔案。而在產生教學檔案的主體單位各學院一般沒有設置專門的教學檔案管理人員崗位，也就沒有專人負責該項工作。現實中院級教學檔案管理工作多由教學秘書和部門行政秘書兼任。這些秘書平日大多忙于教學、科研、人事、辦公室等事務，不可能有多余的時間和精力來開展檔案管理工作；同時他們大多不是科班出身，缺乏系統的檔案及檔案管理專業知識，平時做的檔案收集與整理等工作僅憑經驗與制度規范，并沒有具體的理論指導，對文件規范意識及檔案的實用價值缺乏應有的鑒定能力，致使檔案材料的收集與整理工作具很大的隨意性。不可能很好的滿足學分制實施的檔案管理要求。

2.3 無條件，即缺乏科學管理手段、方法和必要設施等

盡管學分制在我國大學推行已多年，但迄今為止也只能稱為學分學年制，其學分制的主要特點和優勢并沒有真正有效的被體現，究其原因無不與我國大學教學管理、特別是教學檔案管理等基礎條件不足有關。現實中各大學、各學院對教學檔案管理工作少有投入，制度建設、人員配備、設施購建都不完善，缺乏科學管理的手段與方法，在大量教學檔案管理工作面前，人們普遍只能就事論事，只講數量不講質量的開展工作。日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，建立電子文檔等，更談不上對歸檔材料的審核、保存和有效利用等。這些與學分制對教學檔案管理的基本要求不符。

2.4 不重視，學院、教師等忽視院級教學檔案管理

現實中，大學的教學檔案管理多處于學校綜合性檔案管理范疇之中，管理機構、管理人員、管理制度、標準等都遵循學校綜合性檔案管理的要求，沒有就院級教學檔案管理單獨設置部門、配備人員、明確標準和制度等，很少有開展專門的研究，致使學分制背景下教學檔案的特殊性、有效性、適應性等難以保證學分制教學管理制度的特點要求。

同時教師們普遍對檔案管理工作的重要性認識不夠，表現在不能保證必要的檔案按時、全面的歸檔。更有個別教師對學院、學校的教學檔案提交要求置之不理，造成個別必要的教學檔案不完整等現象時有存在，嚴重影響管理質量。

2.5 檔案信息內容不能滿足社會服務的需要

由于大學教學檔案的保存材料是建立在行政管理的傳統制度與規范前提下的，其內容、種類、形式等，僅沒有做到與時俱進及時補充，更是嚴重缺乏應用價值，時常會有需要的材料沒有、不需要的材料一大堆的難堪情況。特別是已畢業多年、小有成就的學生往往需要大學期間自己學習方面的許多信息，學校在發展過程中也需要不斷的提煉組織文化等素材，這些在現有的教學檔案材料中很難有收獲。這就使得檔案管理出現費時、費力、費人工，還產生不了其為教學服務、學校建設的應有價值，更難以開展應有的如查詢服務等社會服務，其檔案價值沒有被充分體現等。

3 院級教學檔案管理的強化措施

3.1 加大宣傳、重視院級教學檔案管理

高校教師、教學管理人員、學生是決定教學檔案管理質量的主要因素。因此，加大檔案工作的宣傳力度，提高廣大師生的檔案意識和管理觀念尤為重要。教育部頒布的《高等學校檔案管理辦法》明確規定：“高等學校中的個人對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時歸檔，任何個人不得據為己有”。大學教師、管理人員、甚至是學生都應該清楚地認識到，在教學活動中形成的、屬歸檔范圍的文件材料，雖然是自己勞動汗水的結晶，但是無權占為己有，這些材料是受檔案法保護的學校固有財產，必須保證其完整無缺，并按照規定向檔案室移交。

同時要充分認識到院級教學檔案工作是學校檔案工作的基礎性保障，是學分制教學管理制度有效性的基礎，決定著學校檔案管理的效果，只有提高了學校、學院、教師、學生的檔案管理意識，切實重視教學檔案的管理，保證教學檔案的及時、完整、科學、有效的被整理、保存和應用等，才有可能改變目前普遍存在的院級教學檔案管理弱化的現狀，有效推動大學的二級管理和學分制的有效實施等。

3.2 完善院級教學檔案管理制度與規范

隨著我國大學規模的擴大，二級管理和學分制成為各大學教學管理的主要方法，但由于諸多原因，學院并沒有足夠的管理權力和資源自主開展各項工作，日常運營管理資源的投入和制度性規范依然執行學校一級的。因此對院級教學檔案管理工作的開展不僅沒有專門的投入，缺乏專業人才，更是沒有完善的工作制度與規范，不同學院對相同材料的處理流程、要求不盡相同等，教學檔案管理工作效率和質量也不能滿足學校、學院發展和學分制的要求。

因此，在二級管理和學分制背景下逐步完善院級教學檔案管理制度與規范，積極構建院級教學檔案管理體系刻不容緩。

3.3 加強檔案管理人員培養，保證工作質量

由于我國大學長期普遍不重視教學檔案管理工作，致使其成為制約學分制有效落實的瓶頸。而優秀的成績一點是優秀的人干出來的。通過對教學檔案管理人員從流程管理的角度開展全過程專業培訓，逐漸打造專業的檔案管理隊伍，提高教學檔案管理的能力和水平。同時通過制定統一的過程管理標準和規范，統一標準、內容、格式和程序等，以逐步實現教學管理檔案的規范化、標準化和電子化，真正意義上從基礎管理的角度提升院級教學檔案的有效性。

3.4 強化教學檔案形成過程的監管，確保教學檔案質量

教學檔案的有效性一定程度上取決于教學檔案收集、整理等過程的規范性，而規范性的落實必須要長期堅持執行標準的、統一的、規范的相關制度與標準，并形成工作傳統和風格。如檔案管理員要堅持原則，嚴格按制度規范辦事，檔案管理文件材料要真實、準確，切忌因自己工作上的不周或外界干擾影響教學檔案的及時性和高質量，甚至造成不良后果和惡劣影響等。特別是關系學生未來成長的檔案更應按照統一標準、統一模式、統一要件等強化管理。

同時在工作中應加強教學檔案的分類、整理和鑒定等。教學檔案管理質量的前提是正確的資料歸類，然后針對不同類型和重要性，區別管理。而這往往是院級教學檔案管理的軟肋，因為沒有足夠的人力、物力、制度、規范和經驗等。因此加強教學檔案的分類整理、鑒定工作，是確保教學檔案管理質量的核心內容之一。為此需要強化以下幾點：

首先，要按照學生培養方案的流程，明確不同檔案材料的重要性，區分不同等級或類別。針對不同等級的檔案資料采用ABC分類法開展差異性管理。

其次，加強對管理人員工作質量的考核與評價，提高工作責任心和積極性，確保檔案管理的質量。通過對管理人員的培訓，明確制度性規范與要求，通過崗位職責的形式要求管理人員嚴格按制度規范、區別不同資料，正確的、有規律性的開展有效工作。

第三，加強院級教學檔案管理硬件設施與條件的投入和建設，加強對檔案實體分類理論的研究，不斷總結分類整理經驗，提高檔案分類整理質量，從而提高檔案管理的電子化和標準化。

3.5 積極開拓教學檔案的服務功能

檔案的生命在于它的適用性，教學檔案不能得到合理利用，只是被分門別類的鎖進檔案柜中，成為“死檔案”，那就不具有存在的價值。因此，教學檔案的管理任務之一是積極開發教學檔案的應用價值，主動為教學管理工作和學生服務。如將教學管理制度、優秀教師的講稿、教案、教學工作總結、教學研究論文、歷年的試題、學生考試的試卷分析、優秀畢業論文、師資情況、教師歷年的科研成果等匯編成冊，供廣大教師、教學管理人員、教學研究人員以及學生查閱等。這不僅能教學檔案管理的良性循環，更能夠豐富教學資源，改進教學管理、提高學校辦學水平和教師的素質，最大限度地發揮教學檔案在高等教育教學各環節的基礎性作用。

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