淺談人事檔案的開發與利用

李永航

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。大中專畢業生檔案則是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據。

目前出境、計算工齡、工作調動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學等都需要個人檔案，特別是在國有企業、事業單位，人事檔案相當重要。

1 人事檔案特點

1.1 全面性

人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發展的歷史，能展現員工家庭情況、專業情況、個人自然情況等各個方面的內容，總之，人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌。

1.2 現實性

由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人力資源管理部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據。直接為現實工作服務是人事檔案區別于其他檔案的重要標志。

1.3 真實性

這是人事檔案現實性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優質服務。

1.4 動態性

人事檔案立卷后，其內容不是一成不變的，隨著當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。

1.5 流動性

人事檔案的管理與員工的人事管理相統一，才便于發揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節，保管人事檔案而不知當事人已調往何處，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在工作中必須堅持“檔隨人走”，在員工調走后的一周以內，必須將其人事檔案轉往新的管理部門。

1.6 機密性

人事檔案的內容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的從側面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務。

2 合理開發運用人事檔案資源

現代企業一般將人力資源管理分為幾個功能不同的模塊，人事檔案在人力資源管理的各個環節都起到了無法替代的作用。

2.1 人力資源規劃

人力資源規劃強調基于組織戰略確定人力資源需求的數量、質量和結構。當戰略轉移時，組織內部會出現職位更替、工作職責變化或人員需求變化。通過查閱相關檔案資料，可以準確地掌握組織發展情況，如各階段的組織規模、組織機構設置、人員變化情況等并進行分析，在研究歷史數據的基礎上，可以對未來部門職責、崗位職責以及任職者要求等進行預測。

2.2 招聘篩選

人事檔案對每位員工的知識、技能、能力、個性品質乃至籍貫家庭等方面都做了詳細記錄，有利于招聘時做到“為事擇人、任人唯賢、專業對口、事得其人”。

2.3 員工培訓與開發

人事檔案中記錄了員工學歷教育、職業資格培訓、專業技術人員繼續教育等信息，這些培訓信息可以為員工的進一步培訓提供信息支持與指導。

通過將員工人事檔案中的歷年參加培訓情況與職位說明書所規定的職位要求進行對比，可以找出二者之間的差距，進而確定是否需要對此員工繼續進行培訓，以及在哪些方面進行培訓；在培訓實施過程中，將員工培訓過程的表現加以記錄；培訓結束后，相關成績及時在人事資料中予以記錄，從而確保了人事資料的及時性、完整性，確保了下次使用時人事檔案信息的準確性。

2.4 薪酬福利

員工薪酬福利自員工入職之日起就與員工個人檔案信息相聯系。例如，新員工入職定薪，需要考慮員工學歷、專業、能力、素質等各方面因素是否符合崗位需求，這就與員工薪酬密切相關。又如，員工社會保險的參保、調轉、以及保險待遇的申請等事項更是需要以人事檔案為前提，缺少人事檔案直接無法辦理相關業務。

2.5 績效考核

人事檔案對于績效考核的意義更為重要，考績效核是對員工工作的一種評價，并且將直接與員工個人利益掛鉤，人事檔案記錄是否完整將影響績效考核是否公平公正。在考核實施前要設計一套相對完善的考核表格；考核實施過程要確保各類表格填寫完整且有負責人簽字；考核結束后要及時整理考核材料，并將考核結果及時納入員工人事檔案。確保績效考核結果有據可查，從而避免不必要的爭議，確保績效考核工作的公平性、公正性。

2.6 職業生涯規劃

通過進行人事檔案分析，可以根據各員工的不同特點將其進行劃分，根據需要行成不同的人員分類，如按從事崗位分類、按學歷分類、按專業分類、按性別分類等，為建立各類人才庫提供基礎。各類人才庫與職業發展H通道相聯系，明確每個員工現有的業績與知識能力與職業晉升所要求的標準之間的差距，從而可以實現職業發展途徑的激勵性，實現員工的職業生涯規劃。

開發運用人事檔案時，要注意橫向比較與縱向比較的結合。橫向比較是針對于部門與部門之間、同年齡、同學歷、同職務級別人員相關資料的對比分析；縱向比較著眼于員工本人現狀與員工本人歷史數據的對比分析。開發運用人事檔案時，可以從定量與定性兩方面進行分析。可以將員工收入、保險費用、年齡結構等可以數字化或者可以運用工具將其數字化的部分進行定量分析；可以將員工學歷層次、專業結構、性別結構等進行定性分析。

合理開發利用人事檔案有助于提升人力資源管理水平，開發利用人事檔案是人力資源管理中檔案工作的根本目的，它是人力資源管理中檔案工作的永恒主題。只有通過人事檔案的開發利用，其作用和價值才能得到充分體現。也只有通過開發利用，人事檔案管理工作才能充滿生機和活力。通過多途徑多渠道，主動地將人事檔案信息資源開發出來，為公司領導決策、制定規劃、總結經驗教訓、開展科學研究等各項工作服務。