淺析企業檔案管理工作標準的貫徹

王 巖

（哈爾濱市藝術研究院，哈爾濱 150001）

在新時代的背景下，檔案事業也打開了全新的局面。如何充分發揮強化工作標準貫徹的重要作用，以便推動檔案事業的創新與發展，已經成為當前檔案事業相關人士普遍關注的重點課題。本文分析貫徹檔案工作標準存在的問題與對策，通過對檔案工作標準提升的意義與強化工作標準貫徹的策略進行分析，提出了幾點關于檔案工作標準提升的對策，對于提高檔案事業的工作質量，具有十分重要的作用。

一、檔案工作標準貫徹的意義

現階段，中國及其他國家都已進入信息技術高速發展的新時代，充分利用信息技術的便利性，對檔案管理工作進行有效的創新，加速檔案管理信息化的建設，有助于提高檔案工作的自動化水平，提升檔案信息傳輸的效率，從而促進檔案事業的可持續發展，以達到迎合新時代發展需求的目的。此外，信息技術的迅猛發展也對人民的工作與生活方式產生了巨大的影響，極大地提高了人們對檔案信息進行查詢與調閱的效率與準確性。因此，加快檔案的信息化建設，提升檔案工作的服務質量，對社會主義現代化建設具有十分重要的意義。

二、企業檔案管理工作標準的貫徹存在的問題

結合我國檔案管理工作的開展現狀，可以將檔案工作標準的貫徹存在的問題的研究內容總結如下。

（一）未創新發展檔案工作理論

部分檔案工作人員未樹立管理意識的先進化與現代化，未將檔案事業的創新與發展作為工作的主要目標，存在“重收藏、輕利用”的錯誤觀念。此外，檔案管理人員缺乏強化自身的信息轉換意識與效率意識，對檔案工作理論應用的忽視，使得工作人員在進行檔案資料的查閱和應用的過程中，沒有實現檔案應用效率的最大化。

（二）未創新發展檔案科技水平

部分企業在進行檔案管理的過程中未將信息技術引入檔案工作的各個環節中，未創新發展檔案科技水平，需要長久保存的檔案資料，如一些重要的歷史資料檔案、本單位的重要轉折事件等，未實現數字化的轉變與存儲。在傳統的檔案管理工作中，無論是整理檔案的過程還是檢索利用檔案的過程，都要經過非常煩冗復雜的手段才能完成，不僅耗時長，而且準確率低，極大地浪費了時間與勞動力。例如，文書立卷的步驟，在傳統的檔案管理工作中，需要對其進行類型區分、組合，再對案卷的題目進行擬寫，并對卷內的文件進行排列與編號，還要將卷內文件的目錄進行填寫，最后將整理好的檔案進行封裝，這一系列的程序走下來，極大地降低了工作的效率，也降低了一些檔案信息的時效性與準確性。

（三）未創新發展檔案管理服務

部分檔案部門相關領導，未對檔案工作人員的業務能力做好監督與指導工作，未利用完善的獎懲考核制度，無法調動檔案工作人員的工作積極性，沒有提高檔案工作人員的工作能力與水平。檔案管理工作人員專業性的匱乏，使得良好的檔案管理制度無法全面應用于檔案管理工作的整體開展進程中，與此同時，檔案管理工作的開展無法實現工作標準的良好貫徹，檔案管理工作的整體開展仍然存在著不可忽視的混亂性，不利于檔案的有效科學管理及檔案信息的有效調動。同時，領導對于檔案部門的建設工作開展的忽視，使得檔案部門的各項檔案管理設備得不到及時的更新與維護，這導致檔案管理工作的整體開展水平的提升仍然困難重重。

三、企業檔案管理工作標準的貫徹存在的問題的對策

長久以來，檔案工作人員通過對檔案科技化中的先進理論與成果進行吸收與引進，極大地轉變了落后的檔案管理模式，推動了檔案管理的現代化建設進程。檔案信息化建設的加速，預示著檔案資源將會被進一步開發與利用，從而使以檔案實體為主的管理策略轉變為對檔案內容管理的戰略，促進了檔案事業的創新與發展。

（一）創新發展檔案工作理論

創新發展檔案工作理論，要從創新檔案管理的思想觀念入手。檔案工作人員必須樹立先進化與現代化的管理意識，并將檔案事業的創新與發展作為工作的主要目標，從而轉變“重收藏、輕利用”的錯誤觀念。此外，檔案管理人員還應強化自身的信息轉換意識與效率意識。首先，檔案資料庫的內容涵蓋甚廣、數據龐大，但這些信息通常是以零散的形式存在于各個獨立的檔案中的。這就需要檔案人員應根據本單位的實際需要，將這些相互存在關聯的信息進行系統的總結與歸納，并分門別類地整理成集合形式，這有助于提升檔案工作人員的信息轉換水平，促進檔案資料的深入開發與利用。其次，檔案工作人員應充分認識到檔案工作的重要意義是對檔案信息資料的有效利用，從而保證檔案資料信息的時效性、準確性與真實性，有助于提高檔案資料的利用率，實現檔案信息的重要價值，有利于提升檔案工作人員的效率意識。最后，檔案工作人員應加強對檔案信息化的建設，深入探究檔案有紙化向檔案無紙化發展的趨勢，從而處理好檔案工作的繼承與創新的關系。檔案工作人員應對傳統檔案管理理論取其精華、去其糟粕，既要重視新的理論知識的學習，又要善于借鑒傳統檔案工作中的優質經驗，從而對檔案工作理論進行有效的創新與發展。在“三個代表”的思想下，對檔案工作進行有效創新，是實踐“三個代表”的根本要求，將那些難以迎合時代發展的工作模式或思想，通過科學的辦法對其進行改革與創新，從而以新的理念解決新時期的工作矛盾與沖突，有助于“三個代表”思想理念的實現。利用信息化的技術對檔案信息進行整理工作，不僅能夠省略這些煩冗復雜的工作流程，而且能夠節約檔案資料的存儲空間、提高檔案信息的檢索速度、提高檔案資料的準確度。因此，檔案事業的創新與發展，對于實現“三個代表”重要思想，具有十分重要的意義。

（二）創新發展檔案科技水平

科學技術是第一生產力，檔案事業的創新與發展也離不開先進的科學技術。隨著信息技術的迅猛發展，構建檔案工作的信息化已經成為當前檔案事業發展的主要趨勢。將信息技術引入檔案工作的各個環節中，并利用相應的信息技術設備，將檔案信息等資源轉變為數據形式，存儲于電子設備中，有助于檔案工作科技水平的創新與發展。首先，創新發展檔案科技水平，應先將需要長久保存的檔案資料進行數字化的轉變與存儲，如一些重要的歷史資料檔案、本單位的重要轉折事件等。其次，應強化對檔案資料信息的安全保護建設，對一些歷史悠久的紙質檔案、音頻檔案、視頻檔案及圖片檔案等，應加強技術手段，使用更進一層的信息技術來對其進行加強保護。最后，相關人員應加強對檔案信息水平的開發與提高，從而為檔案事業的信息化建設奠定堅實的基礎，并將不涉及機密的檔案通過互聯網建設成資源共享庫，從而促進檔案信息的交流與共享，有助于檔案資源的深度利用。

（三）創新發展檔案管理服務

第一，應對檔案管理制度加大力度，提高檔案工作的指導、接收與征集水平，并對館藏結構進行合理化建設，有助于打造良好的文獻信息服務基礎；第二，應對檔案信息資料進行網絡化管理，如加強檔案部門的內網建設，實現檔案部門的網絡化管理；第三，應根據自身的館藏與服務水平，建立完善的檔案數據庫，有助于充分發揮檔案信息資料的重要價值；第四，檔案部門應轉變落后的思想理念，提升自身的服務水平，有助于滿足檔案調閱者的需求；第五，檔案部門相關領導，應對檔案工作人員的業務能力做好監督與指導工作，并利用完善的考核制度調動檔案工作人員的工作積極性，提高檔案工作人員的工作能力與水平。此外，有關領導還應該加強檔案部門的基礎設施投入，建設專門的檔案資料閱覽中心、檔案資料寄存服務中心及檔案信息事物查詢中心等，有助于拓寬檔案部門的服務領域，凸顯檔案工作的多樣化與現代化。

檔案工作標準是以檔案工作領域中的重復性的事物和概念為對象而制定或修訂的各種標準的總稱，它是檔案工作中有關單位和個人應當遵守的共同準則和依據。按照標準的性質可分為管理標準和技術標準，按照標準的實際法定效力可分為強制性標準和推薦性標準，按照標準的相關程度可分為正式標準和參照標準，等等。檔案工作標準的屬性是工作程序有專門規定、有固定的代號、在一定條件下具有法律效力、時效性較強、內容相對專一、具有較強的可操作性、多數屬于推薦性標準。檔案工作標準的形式為簡化、統一化（一定范圍的統一、一定程度的統一、一定級別的統一、一定水平的統一、一定時間內的統一、一定合理多數的統一）、系列化、通用化、典型化、格式化。檔案工作標準的作用為協調作用、簡化作用、統一與優選作用。隨著信息技術的蓬勃發展，信息技術在各個行業都得到了普遍的應用，檔案管理工作也步入了新的階段。

結 語

通過本文的分析與研究，充分發揮強化工作標準貫徹的重要作用，有助于推動檔案工作標準的提升。本文提出了幾點相應的對策：創新發展檔案工作理論、創新發展檔案科技水平、創新發展檔案管理服務等。文中所提的幾點對策，對于充分發揮強化工作標準貫徹的有效性，具有積極的促進意義，有助于提高檔案工作的效率與質量，推動我國檔案事業的創新與發展。