網絡環境下檔案信息資源共享機制的構建

祝鑫一

摘 要 隨著社會信息化進程的不斷推進，公眾對檔案信息的需求呈現立體化、多元化、跨地域等趨勢，針對這種現實要求檔案管理部門將工作重點轉移到檔案信息資源共享上來。本文在分析檔案信息資源共享現狀和所面臨的障礙的基礎上，提出檔案信息資源共享的機制建設。

關鍵詞 檔案信息資源 共享機制

中圖分類號：G251 文獻標識碼：A

Construction of File Information Resources Sharing

Mechanism in the Network Environment

ZHU Xinyi

（Northeastern University Achieves， Shenyang， Liaoning 110004）Abstract With the advancement of the society information process， the public demand for archival information showed a trend of three-dimensional diversified across the region. For this reality， archives department will focus on the archival information resources sharing. Based on the analysis of archival information resource sharing and facing obstacles， archival information resources sharing mechanism are put forward.

Key words archival information resources； sharing mechanism

1 開展檔案信息資源共享的現實基礎

（1）信息技術的日趨成熟。隨著數字化、數據庫、網絡通信技術等信息技術的快速發展，網絡基礎設施的逐步完善，我國檔案網站體系、局域網體系的初步建立，這些都檔案信息資源共享活動提供了技術支持。（2）檔案數字化工作的深入開展。現階段檔案數字化工作已經全面開展，多數檔案館已經完成檔案資源的目錄級數字化工作，全文檔案數字化工作也正在大范圍推進。所形成的內容充實、類型多樣的數字化館藏為開展檔案信息資源共享活動提供有力的支撐。（3）公眾對檔案信息的多元化需求。社會發展的大背景下，檔案用戶對檔案信息需求的社會化趨勢日益明顯，不僅僅局限于工作查考和編史修志，而是廣泛涉及社會政治、經濟、科學、文化、外交和民眾生活的方方面面，這些都為開展檔案信息資源共享工作提供巨大的發展空間。

2 檔案信息資源共享存在的問題

（1）責任主體缺失、缺乏統一規劃。我國檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，但在實際過程中受我國條塊分割的影響，統一領導成為一種宏觀指導，沒有強制性。各檔案部門的檔案信息化建設處在自發性、分散性、發展不平衡的階段，這導致各個檔案館之間難以相互合作，在檔案信息化建設中存在著重復建設、信息孤島系統間資源布局不合理、難以共享等問題。（2）資金不足。檔案信息資源共享是一項長期的、復雜的工程，從購買數字化所需的基礎設施，開發專用軟件，到館藏資源的數字化和后期維護工作，都需要持續、穩定資金投入做支持。但就實際情況看，資金的投入非常有限，導致信息化和檔案信息共享工作無法順利開展。（3）檔案信息資源共享的制度、標準不夠完善。檔案數字化工作的相關標準總體上制定了很多，內容涉及紙質檔案數字化的格式、檔案管理系統的功能及數字檔案館的建設規范等。但檔案數字化工作的相關標準都沒有強制約束力，對檔案信息資源的標識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用和檢索等方面尚未做出統一的標準與規范。

在實際工作中各個檔案管理部門往往采用本部門的標準和要求，以解決單個檔案業務部門的問題為出發點，缺乏整體規劃，不可避免造成一些差異，增加了檔案信息資源共享平臺系統使用和管理的復雜度及維護成本。（4）檔案人力資源隊伍建設有待完善。檔案人員的素質參差不及。檔案館很多工作人員都沒有接受過系統的專業培訓，對于電子文檔形成及通訊、網絡技術知之甚少，對于檔案管理部門來說培養符合具備檔案管理以及計算機網絡知識的復合型專業人才已成為亟待解決的問題。

3 檔案信息資源共享機制的構建

3.1 體制構建

3.1.1 組織建設

要建立檔案信息資源共享管理與協調組織，該組織對整個共享體系進行宏觀調控，統一管理各個檔案館的人力資源、設備資源及技術資源，帶動整個共享體系協調發展，最終提高檔案信息資源共享水平的。其主要職責包括：（1）制定檔案信息資源共享總體規劃、實施方案等。（2）制定有關檔案信息資源共享所需政策法規、管理規范、技術標準等。（3）建立專業的網絡運行維護中心，負責整個檔案信息資源共享網絡中包括安全監控、用戶認證、數據庫管理與維護等整套工作。

3.1.2 制度建設

檔案信息資源共享是一項需要多機構、多行業參與的系統工程，要想保證資源共享的持續有效展開，創造良好的檔案信息資源法律環境是前提條件。

首先，修訂、完善現有的《檔案法》中有關檔案信息資源共建共享的條款，明確資源共享的原則、總體要求、組織方式、共享模式等具體實施措施等。其次，制定相關檔案信息資源共享的法規。我國檔案信息資源共享仍處于起步階段，立法部門應會同有關部門組織相關專家開展深入的調查研究，制定一套具有前瞻性、包容性、規范性的共享法規。另外，現有的法規中應明確規定檔案信息資源共享活動必須在不引起侵權條件下才可開展。最后，建立健全檔案數字化應用系統、數據庫管理等環節的檔案信息安全管理制度。加強技術研發，提升在病毒防護、漏洞修復、訪問控制等方面的技術水平，制定數據備份和災難恢復機制、信息公開制度、數字簽名條例等制度。

3.1.3 規范檔案信息資源共享的標準化建設

標準化是實現資源共享、業務協同合作的前提和基礎，主要包括如下內容：檔案信息資源共享標準體系；總體標準總體框架標準；專用術語標準；網絡設施硬件標準；數據庫標準；元數據標準；檔案信息安全標準；各成員館服務標準、工作流程等。

3.2 資源整合機制

3.2.1 加大歸檔力度，充實現實館藏

首先，檔案工作者要采取多種途徑、方式，做好檔案收集工作，特別重視有較高社會價值、經濟價值的檔案信息。要做到定期收集與跟蹤收集相結合、一般號召與個別強調相結合，全面收集與定點收集相結合。除此之外，還應注意隱藏在組織內部的隱性知識的收集。如開展科研項目的調研報告、作業流程、工作方法、口述資料等。按照組織知識資源體系擴大歸檔范圍。

3.2.2 加強電子檔案收集和館藏資源數字化建設

為更好實現電子文件的實時管理與利用，要完善電子文件收集制度，確保電子文件的完整性、真實性。不僅要收集正式性電子文件，尤其要注意收集那些有保存價值及用戶檢索要求的過程性文件。對于多年才能完成的任務或項目，對其所形成的電子文件要進行連續或分階段收集，以防電子文件丟失。

在進行檔案數字化建設時，要對館藏情況進行評估，因地制宜，制定建設方案。在建設中，利用率高、重要的檔案優先數字化建設，要詳細制定著錄標準、掃描標準并實時跟進校驗，保證檔案著錄、掃描質量；適時進行數字信息的批量上傳，做好原始數據備份工作。

3.2.3 努力挖掘特色資源，構建特色數據庫

網絡環境下，檔案館的信息資源不僅僅是本館的館藏集合。應充分利用來自于互聯網、媒體等多種渠道的信息充實館藏，將有利用價值的特色信息進行歸類、整理、加工形成具有本館特色的館藏資源。另外要大力各類專題數據庫，如科研成果數據庫，還有文獻型、索引型、事實型數據庫，做到各有千秋、各具特色。

3.3 經濟機制

首先要政府加大對檔案信息資源共享建設的投資力度，在政府的財政支持的基礎上，檔案管理機構應采取多種方式向社會公眾宣傳檔案重要性，增強檔案意識，爭取社會各界的支持和投入，建立多渠道的資金投入機制。

3.4 技術機制

在網絡環境下，要根據檔案信息資源自身的特點及資源共享利用的實際需要，采取相應措施，保證檔案信息資源的安全性與可靠性。

3.4.1 采用實用、可靠的防火墻

防火墻通過制定嚴格的安全策略，實現被保護網絡、數據系統免受外來侵入，是硬件和軟件的結合。是目前被認為最有效的網絡隔離、防黑客入侵的手段。各檔案管理機構應根據自身特點與需求，采用適合本部門的防火墻。

3.4.2 利用數據加密技術和身份認證技術

數據加密是借助網絡中的加密機構，對原始信息進行重新組合，只有事先有通訊協議的雙方才能解碼還原信息。即由明文變為密文。它是實現數字檔案信息保密性的開放性的防范手段。

身份認證是通過CA認證系統驗證訪問者身份的合法性并確定其相應的權限，不同權限的訪問者只能查詢利用相應等級的檔案信息資源。若需要下載檔案信息，需提交相應申請，得到管理員同意后方可下載。

3.4.3 做好安全管理工作，防范網絡病毒

解決病毒問題最好的辦法就是防范。既要安裝防病毒軟件，又要注意及時升級、更新。另外要定期對重要數據進行備份，建議使用雙硬盤、移動硬盤等進行備份。還要建立健全相應安全規章制度，禁止將不明來源文件、程序在系統中復制、運行，接入系統的軟硬件要進行病毒檢查。

3.5 人才保障機制

要實行檔案管理的科學化、標準化，檔案人員除了具備良好的政治、道德素養外，還應是能夠勝任檔案信息深層次研究和開發的復合型專業人才。

3.5.1 加強教育培訓，提高業務素質

要想提高檔案人員的業務素質，除了不斷補充引進檔案專業、計算機專業人才，還要對現有人員進行教育培訓，不斷的學習與更新專業知識。首先，將教育培訓工作納入單位年度工作計劃，有針對性地開展培訓工作，確保實效。其次，要采取多種形式保證培訓的效果。針對不同知識結構、年齡的檔案人員，開展不同層次的培訓。最后，及時檢驗培訓成果。建立培訓后的考察制度，及時鞏固培訓成果，調動檔案工作人員的積極性。以終身學習為目標，帶動全員參與，打造學習型組織。

3.5.2 建立完善的激勵體系

樹立“檔案管理也能出效益”的理念，部門內部要建立以“競爭、激勵”為核心的文化氛圍，引導檔案管理人員的思想行為；還要制定一系列相關的政策和措施，健全考核評估制度，建立完善的激勵體系。

參考文獻

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