淺談項目的范圍管理

【摘要】本文以我參與的某校的教務管理系統為實例，探討了信息系統項目范圍管理在項目實施過程中的重要性，并分別論述了范圍計劃編制、范圍定義、創建WBS、范圍確認、范圍控制等項目范圍管理過程，以及范圍管理在項目中所起的積極作用和實施經驗。

【關鍵詞】教務管理系統 范圍管理 項目管理

【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2014）09-0023-01

一、引言

隨著教學規模的擴大、教學模式的轉變，使得學校教務管理任務越來越重，這不僅增大了工作量，還增大了工作難度。這些根本性變化的同時也對學校的教務管理提出了更高的要求，為了適應這些新變化，提高教務管理的工作效率，建立一套完整統一、技術先進、高效穩定、安全可靠的教學管理系統成為當務之急。

在該項目中，本人以技術人員的身份參與了項目的管理工作，在開始接手教務管理系統開發前，我們首先想到了范圍管理對該項目的作用和意義。通過我們團隊上上下下的努力，該項目終于在2010年11月中旬通過驗收，目前系統運行一切良好，得到了所有干系人的認可。

二、教務管理系統的范圍管理

教務管理系統的開發采用了面向對象的分析與建模技術，以B/S三層架構模式的J2EE環境作為運行環境。系統主要包括系統管理、教師管理、學生管理、選課管理、排課管理、考務管理、成績管理、報表統計等模塊。主機主要有一臺數據庫服務器（Sun Fire 6800）和一臺應用服務器（Sun v880），主機操作系統主要采用強大的UNIX操作系統，應用服務器則從方便考慮采用Windows 2003操作系統，數據庫則選擇業內領先的企業版Oracle 10g，應用中間件平臺使用BEA的WebLog？鄄ic10，應用服務運行在J2EE平臺。

項目范圍是指產生項目產品所包括的所有工作及產生這些產品所用的過程。項目干系人必須在項目要產生什么樣的產品方面達成共識，也要在如何生產這些產品方面達成一定的共識。項目的范圍管理是項目取得全面成功的一個至關重要的前提和基礎，這在本人參與的教務管理系統項目實施過程中得到了充分驗證。具體來說，我們是按照以下的管理過程來進行范圍管理的。

1.范圍計劃編制

項目范圍對項目的成功有重要的影響，范圍管理包括如何定義項目的范圍，如何管理和控制項目范圍的變化，如何考慮和權衡工具、方法、過程和程序，以確保為項目范圍所付出的勞動和資源能夠和項目的大小、復雜性、重要性相稱，使用不同的決策行為要依據范圍管理計劃。該項目中邀請了技術業務專家對項目范圍進行了專業判斷，在計劃中明確定義項目范圍、制定詳細范圍說明書、定義和編制工作分解結構以及驗證和控制范圍的步驟和方法。

2.范圍定義

范圍定義是制定項目范圍說明書的過程，項目范圍說明書是確定整個項目工作中的可交付物及提交可交付物所做的工作。本項目采用快速原型結合面向對象開發的方法，首先通過與甲方溝通，確定甲方的重要項目干系人。接著將確定的干系人進行分類，一類是學院的領導層，他們確定系統要達到的整體目標；另一類是學院教職員工，他們的要求構成系統的具體功能。我方人員經過多次與各類項目干系人溝通，通過制作界面原型與甲方不斷確認，從而把項目的需求和范圍確定下來。

3.創建工作分解結構

創建工作分解結構是項目范圍管理的重要環節。通過工作分解結構把項目的整體工作分解成工作包。通過滾動式規劃，把近期的工作分解較為詳細，遠期的工作分解較為初略。在分解過程中，我主持了項目工作分解的會議，會議的參與人員有項目團隊成員及其他項目干系人。通過會議將項目可交付物和項目工作分解為更小的、更易于管理的項目單元。我還采用了MS Project2007作為項目管理工具建立了項目的WBS，對WBS的每個任務明確了可交付物。

4.范圍確認

范圍確認是指對項目范圍的正式認定，項目主要干系人，如項目客戶和項目發起人等要在這個過程中正式接受項目可交付成果的定義。

為保證做好各個階段的范圍確認工作，本人在項目實施中，確認了幾個重點的里程碑。在完成了計劃中的各重點里程碑點之后，與項目干系人共同完成里程碑的評審與總結，目的是為了防止范圍需求的偏差、遺漏，并獲得干系人對階段工作完成情況，包括范圍在內的正式確認。

在項目實施過程中，我們要求對WBS上的可交付物進行監控，對已經完成或即將完成的可交付物及時進行會議評審，由客戶一起進行確認。整個范圍確認貫穿于項目實施過程的始終。我方和用戶方商定，所有提交的可交付物，用戶必須確定項目聯系人進行簽字蓋章，如果拒絕提交，要提出書面說明。

5.范圍控制

范圍控制是保證整個項目有效實施的重要內容。我方與用戶方成立變更控制委員會，并制定了變更控制流程。變更控制流程如下：①范圍變更說明文檔；②填寫變更申請單；③召開會議對變更所帶來的影響進行分析、變更方案進行論證及評審；④發出變更通知并實施變更；⑤對變更實施進行監控；⑥對變更結果進行評估；⑦客戶對相關文檔進行確認簽字。

在項目實施過程中，由于項目小組成員和業主各部門很多人都有聯系，他們經常會遇到項目干系人提出范圍變更請求，對此我們統一口徑，要求所有的變更必須經過項目發起人同意才可以響應，同時強調項目小組成員不得隨意對項目進行“鍍金”。

另外我們還加強項目小組內部的溝通和交流，提高項目開發團隊的開發效率，加強質量措施的落實，對成員的職責和績效進行考核，杜絕由于項目質量問題或技術問題引起不必要的范圍變更。

三、結束語

從該項目啟動到竣工驗收，經歷了一年多的時間，總結整個項目的實施，我們認為得益于在項目初期階段建立了項目范圍管理的理念和方法，對項目進行了科學、規范的范圍管理，使項目所有的組成要素在適當的時間充分地、有機地結合在一起，極大地提高了項目的實施效率。通過本項目的經驗總結，為本人今后執行類似的項目范圍管理帶來了一些可供借鑒的經驗。

參考文獻：

[1]戚安邦.項目管理學[M].南開大學出版社，2003.

[2]左美云.信息系統項目管理[M].清華大學出版社，2008.

作者簡介：

范佳（1980-），女，湖南長沙人，長沙環境保護職業技術學院，信息系統項目管理師、講師，研究生，主要研究方向為項目管理、軟件設計、網頁設計。