信息化背景下的高校檔案服務(wù)

張瑤

摘要：根據(jù)目前工作與生活方式的改變以及信息社會(huì)建立的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，各大高校應(yīng)從自己的實(shí)際情況出發(fā)，選擇相應(yīng)的文件信息戰(zhàn)略，建立檔案信息服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)體系，促進(jìn)高校檔案和信息服務(wù)實(shí)現(xiàn)根本性的轉(zhuǎn)變。

關(guān)鍵詞：信息化 高校檔案服務(wù)

由于網(wǎng)絡(luò)的普及，高校檔案服務(wù)信息化已成為高校檔案工作者的熱門話題之一。但是，信息服務(wù)高校檔案的效率和效益仍處于較低水平，發(fā)揮的社會(huì)功能極其有限，其根本原因在于沒有明確高校檔案服務(wù)信息化中的一些基本問題。

行政化實(shí)施的加速，使得很多高校開始從行政式附屬走向獨(dú)立，從封閉的辦學(xué)走上社會(huì)化和國際化道路，這一過程伴隨著高校自身內(nèi)部管理的全面改革。隨著高校檔案部門重新定位自己的服務(wù)，直接影響到大學(xué)的發(fā)展目標(biāo)，所以，考慮到學(xué)校與社會(huì)兩方面檔案服務(wù)的需求，除滿足學(xué)校自身的需求外，高校也應(yīng)盡最大的能力實(shí)施開放的檔案政策。

一、高校信息檔案服務(wù)的策略

不同的學(xué)校應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況選擇不同的檔案信息服務(wù)策略，因?yàn)閷W(xué)校檔案工作具有社會(huì)性和部門性相統(tǒng)一的特點(diǎn)，學(xué)校之間管理信息化的程度、學(xué)校之間檔案工作發(fā)展的快慢都存在一定的差異。具體而言，高校選擇檔案信息服務(wù)的策略要注意幾個(gè)問題。

1.雙向性的服務(wù)

高校自身的發(fā)展是服務(wù)的根本，為現(xiàn)行的科研、教學(xué)、后勤保障、學(xué)生管理等工作的開展提供高質(zhì)量的服務(wù)，是高校檔案部門的首要職責(zé)。因此，在教學(xué)管理中，高校檔案服務(wù)應(yīng)包括：提升學(xué)術(shù)研究的氛圍和增加創(chuàng)新性的研究工作，這是科研管理的主要任務(wù)；提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)評(píng)估，提供跨學(xué)科的研究成果和社會(huì)反響的材料系統(tǒng)，這是研究管理和實(shí)踐的迫切要求；改善基礎(chǔ)教育素養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)大學(xué)生適應(yīng)社會(huì)的能力，這是培訓(xùn)和管理學(xué)生的首要任務(wù)。

2.主動(dòng)性的服務(wù)

目前，檔案信息服務(wù)缺乏系統(tǒng)性、主動(dòng)性和有效性的服務(wù)，雖然“主動(dòng)服務(wù)”這個(gè)口號(hào)喊了許多年，但實(shí)施起來卻非常遲緩，缺乏創(chuàng)造性，只有傳統(tǒng)的服務(wù)項(xiàng)目和“響應(yīng)”服務(wù)。被動(dòng)式的服務(wù)可能導(dǎo)致檔案信息不系統(tǒng)、不完整，檔案部門的社會(huì)功能以及檔案的價(jià)值得不到應(yīng)有的發(fā)揮。

現(xiàn)在，大學(xué)評(píng)估檔案工作者的業(yè)績與其他專業(yè)的技術(shù)人員基本上是一樣的，與新人事制度精神有著顯著的差距。因此，筆者認(rèn)為比較合理的做法是用檔案實(shí)體管理中的安全性與規(guī)范性、檔案服務(wù)的有效性、分管檔案工作中檔案形成的準(zhǔn)確性和完整性、檔案檢索工具中的完備性等指標(biāo)來取代現(xiàn)行的出書、論文、獲獎(jiǎng)、科研項(xiàng)目等指標(biāo)。這樣調(diào)整評(píng)價(jià)指標(biāo)，可以促使高校檔案工作者不斷創(chuàng)新，提高檔案服務(wù)的效率和質(zhì)量。

3.現(xiàn)代化的服務(wù)手段

目前，網(wǎng)絡(luò)的普及正在重塑人類的工作和生活方式，它已成為人們工作與生活不可或缺的部分。現(xiàn)在，利用互聯(lián)網(wǎng)提供越來越多的公共檔案信息服務(wù)，是大多數(shù)人對(duì)高校檔案部門提出的基本要求。

限制檔案部門網(wǎng)絡(luò)化的根本原因是思想的封閉性。縱觀各行各業(yè)的發(fā)展，走開放之路已成為一種趨勢(shì)。如政府通過網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)了高效互動(dòng)；社會(huì)管理工作的開放性，顯著提高了行政工作的效率；通過遠(yuǎn)程教育網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)了教育部門的網(wǎng)絡(luò)教學(xué)，擴(kuò)大了教育范圍，提高了教學(xué)效率。相較于檔案信息，我們很難直接訪問互聯(lián)網(wǎng)上相關(guān)檔案文件的信息，很多的檔案信息資源處于休眠狀態(tài)，這種現(xiàn)狀是可悲的。

二、建立大學(xué)檔案信息的服務(wù)評(píng)價(jià)體系

為了提高信息服務(wù)的質(zhì)量，檔案的信息服務(wù)評(píng)價(jià)機(jī)制在高校信息服務(wù)戰(zhàn)略實(shí)施中發(fā)揮著重要作用。在很長一段時(shí)間內(nèi)，高校缺乏對(duì)大學(xué)檔案館的服務(wù)及有效的評(píng)價(jià)機(jī)制，檔案文件服務(wù)工作的開展主要延續(xù)傳統(tǒng)的做法，或者是檔案管理者的主觀判斷，新的服務(wù)和需求缺乏有效的建立，服務(wù)質(zhì)量難以得到保證。現(xiàn)在，大學(xué)正在建立教學(xué)、科研和工作于一體的考核制度，檔案部門應(yīng)借鑒相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)建一個(gè)文件服務(wù)評(píng)價(jià)體系，以適應(yīng)規(guī)范、科學(xué)的高效管理。檔案服務(wù)評(píng)價(jià)體系應(yīng)涵蓋以下內(nèi)容：服務(wù)指標(biāo)、服務(wù)制度保障、服務(wù)流程、服務(wù)方式、服務(wù)有效性、服務(wù)滿意度評(píng)價(jià)、服務(wù)評(píng)價(jià)信息采集等。

（作者單位：朔州師范高等專科學(xué)校）