信息化背景下的高校檔案服務

張瑤

摘要：根據目前工作與生活方式的改變以及信息社會建立的網絡技術，各大高校應從自己的實際情況出發，選擇相應的文件信息戰略，建立檔案信息服務質量評價體系，促進高校檔案和信息服務實現根本性的轉變。

關鍵詞：信息化 高校檔案服務

由于網絡的普及，高校檔案服務信息化已成為高校檔案工作者的熱門話題之一。但是，信息服務高校檔案的效率和效益仍處于較低水平，發揮的社會功能極其有限，其根本原因在于沒有明確高校檔案服務信息化中的一些基本問題。

行政化實施的加速，使得很多高校開始從行政式附屬走向獨立，從封閉的辦學走上社會化和國際化道路，這一過程伴隨著高校自身內部管理的全面改革。隨著高校檔案部門重新定位自己的服務，直接影響到大學的發展目標，所以，考慮到學校與社會兩方面檔案服務的需求，除滿足學校自身的需求外，高校也應盡最大的能力實施開放的檔案政策。

一、高校信息檔案服務的策略

不同的學校應該根據實際情況選擇不同的檔案信息服務策略，因為學校檔案工作具有社會性和部門性相統一的特點，學校之間管理信息化的程度、學校之間檔案工作發展的快慢都存在一定的差異。具體而言，高校選擇檔案信息服務的策略要注意幾個問題。

1.雙向性的服務

高校自身的發展是服務的根本，為現行的科研、教學、后勤保障、學生管理等工作的開展提供高質量的服務，是高校檔案部門的首要職責。因此，在教學管理中，高校檔案服務應包括：提升學術研究的氛圍和增加創新性的研究工作，這是科研管理的主要任務；提供基礎數據進行科學評估，提供跨學科的研究成果和社會反響的材料系統，這是研究管理和實踐的迫切要求；改善基礎教育素養和專業素養，增強大學生適應社會的能力，這是培訓和管理學生的首要任務。

2.主動性的服務

目前，檔案信息服務缺乏系統性、主動性和有效性的服務，雖然“主動服務”這個口號喊了許多年，但實施起來卻非常遲緩，缺乏創造性，只有傳統的服務項目和“響應”服務。被動式的服務可能導致檔案信息不系統、不完整，檔案部門的社會功能以及檔案的價值得不到應有的發揮。

現在，大學評估檔案工作者的業績與其他專業的技術人員基本上是一樣的，與新人事制度精神有著顯著的差距。因此，筆者認為比較合理的做法是用檔案實體管理中的安全性與規范性、檔案服務的有效性、分管檔案工作中檔案形成的準確性和完整性、檔案檢索工具中的完備性等指標來取代現行的出書、論文、獲獎、科研項目等指標。這樣調整評價指標，可以促使高校檔案工作者不斷創新，提高檔案服務的效率和質量。

3.現代化的服務手段

目前，網絡的普及正在重塑人類的工作和生活方式，它已成為人們工作與生活不可或缺的部分。現在，利用互聯網提供越來越多的公共檔案信息服務，是大多數人對高校檔案部門提出的基本要求。

限制檔案部門網絡化的根本原因是思想的封閉性。縱觀各行各業的發展，走開放之路已成為一種趨勢。如政府通過網絡機構，實現了高效互動；社會管理工作的開放性，顯著提高了行政工作的效率；通過遠程教育網絡，實現了教育部門的網絡教學，擴大了教育范圍，提高了教學效率。相較于檔案信息，我們很難直接訪問互聯網上相關檔案文件的信息，很多的檔案信息資源處于休眠狀態，這種現狀是可悲的。

二、建立大學檔案信息的服務評價體系

為了提高信息服務的質量，檔案的信息服務評價機制在高校信息服務戰略實施中發揮著重要作用。在很長一段時間內，高校缺乏對大學檔案館的服務及有效的評價機制，檔案文件服務工作的開展主要延續傳統的做法，或者是檔案管理者的主觀判斷，新的服務和需求缺乏有效的建立，服務質量難以得到保證。現在，大學正在建立教學、科研和工作于一體的考核制度，檔案部門應借鑒相關經驗，創建一個文件服務評價體系，以適應規范、科學的高效管理。檔案服務評價體系應涵蓋以下內容：服務指標、服務制度保障、服務流程、服務方式、服務有效性、服務滿意度評價、服務評價信息采集等。

（作者單位：朔州師范高等專科學校）