新時期事業單位檔案管理工作的思考

張克非

[摘 要]事業單位的檔案管理工作是指把事業單位的日常工作以及開展的不同的工作活動系統地記錄在檔案中。在新的歷史發展時期，一個事業單位的檔案管理水平的高低能影響該單位發展的好壞，因此事業單位應該重視單位檔案管理工作。

[關鍵詞]事業單位；檔案管理；工作方式；發展；創新

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）06 — 0172 — 02

引言：

隨著我國社會經濟的快速發展進步，我國的事業單位的檔案管理工作也應該適應時代的需要，使檔案管理工作向現代化、信息化方向發展。目前基于我國的基本國情，我國的事業單位是很特殊的單位，在很大程度上是屬于公益性質的單位，因此事業單位的檔案管理具有與政府機關不一樣的形式，在檔案管理上具有獨特的特點。而在新的歷史時期，事業單位的檔案管理工作要隨著社會的發展進步而采取新的形式，完善事業單位的檔案管理工作制度。

一、 事業單位檔案管理工作的現狀概述

1.1 沒有合理的配置檔案管理工作人員

在社會主義市場經濟條件下，很多的工作人員缺乏耐心與激情，不能在一個崗位上工作很長時間，特別是那些平淡無奇的工作，而事業單位的檔案管理工作就屬于這樣的工作，因此現在事業單位的檔案管理工作缺少實踐經驗豐富的人員與想長時間從事這個方面工作的新人。由于很多剛進入事業單位檔案管理工作的工作人員經常更換，直接對事業單位的檔案整理與記錄產生了不利的影響，使檔案管理工作變得很混亂，有時甚至丟失事業單位重要的檔案文件等。因此事業單位要對檔案管理工作有足夠的重視，配置優秀的工作人員，充實檔案管理工作的隊伍。

1.2 不能合理利用事業單位的檔案資源

一些事業單位的檔案管理工作處于一直由單位專項撥款進行基本維持的局面，檔案管理工作人員不能對事業單位的檔案進行整理、收集以及保管等工作，更不能有效地開發利用這些寶貴的資源。事業單位進行檔案管理工作就是要在將來有效地開發利用這個資源，因此檔案管理工作人員要正確管理資源，而且這些信息資源能為該單位帶來一定的經濟效益或者參考價值，能廣泛地服務于事業單位。但是從近些年的觀察可以看到，很少的事業單位能有效地開發利用檔案資料，事業單位的檔案資料只能一直被動地放在檔案室，而且管理的模式也很單一。這樣的管理模式不能促進檔案資料的可持續發展與保存，事業單位應該激活這些檔案資料的活力，實實在在為單位帶來價值，這樣才能更好地保護檔案資源。

1.3 事業單位的檔案管理工作沒有統一的管理制度

一些事業單位的檔案管理工作只是一種形式，沒有專人負責，也沒有明確的管理制度，對檔案資源的重要性更沒有明確的認識。而且一些事業單位的領導干部也不注重日常工作的記錄，甚至認為檔案管理工作只是一個象征性的部門，沒有必要花費很多人力與物力對檔案資源進行管理，因此事業單位的檔案管理工作經常處于一個邊緣化的狀態。很多的事業單位更沒有制定明確的管理檔案資料的規章制度，缺乏統一的管理，這樣也嚴重影響了他們的工作積極性、主動性與創新性。因此事業單位應該制定科學合理的檔案管理規章制度，對事業單位的檔案資源進行有序的管理。

1.4 檔案管理工作人員缺乏相應的專業技能

事業單位的檔案管理工作是一項很枯燥乏味的工作，因此需要檔案管理工作人員具備較強的責任感、較高專業素質與技能以及較好的職業道德。隨著社會經濟的發展進步，事業單位的檔案管理工作出現了很多新的工作方式與方法，因此檔案管理工作人員要不斷學習充實和更新專業知識，讓他們更適應檔案管理工作，使單位的檔案管理工作變得有條有理。而目前一些檔案管理工作人員沒有進行過相關的訓練，不了解檔案管理工作的基本流程，那么就不能順利開展工作，檔案管理就變得模糊不清。一些檔案管理工作人員沒有工作的責任感，工作時三心二意，不嚴格按照規章制度進行檔案的記錄與保存，不能去過去的檔案進行整理分類，甚至丟失單位的檔案。

1.5 檔案的管理系統比較落后

隨著社會科學的發展進步，新技術與新發明廣泛地應用到日常工作生活中，這些發展變化也深刻地影響著檔案管理系統的發展變化，特別是計算機科學技術的快速發展進步，使事業單位的檔案管理向現代化的方向發展。但是有些事業單位不能深刻意識到這個形勢的發展變化，不能將計算機合理地應用到日常工作中，因此更不可能在檔案管理工作中利用計算機，依然在檔案工作中使用紙質保存文檔。而有些事業單位雖然在檔案管理工作中采用了計算機，但是檔案管理工作人員為了方便，只是將相關的信息文件輸入到計算機中對其進行簡單的保存，計算機資源沒有得到充分的利用。

1.6 檔案管理的意識薄弱

在新的歷史時期，事業單位的檔案管理信息化是順應歷史發展趨勢的，而且對于提高事業單位的信息化辦公能力也很重要。但是由于部分事業單位的檔案管理意識不強，造成很多有關單位的重要事件沒有得到及時的記錄，這很可能影響以后該事業單位的回顧，不能為單位的發展提供借鑒，因此在不知不覺中影響事業單位的發展進程。因此事業單位應該加強檔案管理制度的宣傳力度，使事業單位的工作人員都能提高檔案管理工作的意識。

二、 新時期事業單位的檔案管理工作的必要性

在新的時期，事業單位的檔案管理工作其實是對人力資源的管理，因此檔案管理工作關系到事業單位的每一個工作人員。而且事業單位的檔案管理工作水平在一定程度上能夠反映出事業單位工作人員的專業素質與技能。事業單位的工作人員的升調要以個人的檔案為主要依據，因此對事業單位的工作人員來說，人事檔案是非常重要的文件資料。而在這個信息化的時代，檔案資料對個人更加的重要，事業單位領導干部可以通過查看某人的檔案情況決定其任用。某人檔案管理資料是關于個人在不同時期的成長歷程以及所獲榮譽獎勵情況，而且在事業單位人力資源的合理配置上起到舉足輕重的作用，因此做好人事檔案管理工作對于做好事業單位人力資源配置工作具有重要影響?？傊谛碌臍v史時期，事業單位做好檔案管理工作是非常有必要的。

三、新時期事業單位檔案管理的創新分析

在新的歷史發展時期，事業單位要結合實際對單位檔案管理工作進行思考，并且運用新的科學方法對檔案管理工作進行創新與發展，要及時采用新技術與新方法，完善檔案管理工作制度。而檔案管理工作是事業單位的必需的基礎性的工作，他可以有效維護單位與工作人員的合法權益，也能為單位的工作生產提供依據。在這個信息化的新時期，事業單位的檔案管理工作也要適應信息化、現代化的要求，因此事業單位要對檔案管理工作給予足夠的全面的思考。

3.1 提高檔案管理工作人員的素質

新時期的事業單位檔案管理工作的順利進行，首先要擁有優秀的檔案管理工作人員，一方面事業單位要招收高素質的、經驗豐富的檔案管理工作人員，另一方面要對新的檔案管理工作人員進行必要的專業培訓與道德素質培訓，提高他們的專業素質與技能，這樣才能促進檔案管理工作人員隊伍的合理發展與開創后繼有人的局面。

3.2 改善檔案管理工作人員的工作環境

檔案管理工作人員處于比較好的工作環境中，能夠提高他們的工作積極性與主動性，因此要改善他們的工作環境。而且好的檔案管理環境，也有利對檔案進行整理與保存，因此事業單位要有長遠與發展的眼光，對檔案的保持環境投入一定的經費，日后會產生較大的經濟效益與社會價值，使事業單位的發展具有歷史的沉淀。

3.3 建立完善的檔案管理工作制度

事業單位要積極建立與完善一系列的檔案資料的管理制度，這樣事業單位開展檔案管理工作就有章可循，有法可依，有利于檔案管理工作進入正規的發展渠道，也促進檔案管理工作的可持續發展。隨著社會的發展進步，過去的檔案管理工作的規章制度可能不再適應現在社會的需要，事業單位要及時改進工作制度，在進行檔案管理時，事業單位的工作人員都要嚴格執行規章制度，保障檔案管理制度的執行力度，合理有效地利用開發檔案資源。

3.4 提高檔案管理工作人員對檔案管理工作的認識水平

在實際的工作中，只要檔案管理工作人員對檔案管理工作的重要性有足夠的認識，提高他們的思想覺悟，他們才能在工作中嚴格按照工作制度辦事，才能提高檔案管理工作的效率，從而提高他們的創新意識與工作的能力，增強他們對工作的責任感與奉獻精神。

3.5 加強檔案管理工作的信息化建設

事業單位的檔案管理工作也要跟隨信息化的潮流，在檔案管理工作中運用先進的科技手段，提高檔案管理工作的效率與質量。事業單位檔案管理工作人員在計算機的輔助下，要及時更新檔案內容，準確保存各類檔案信息，充分利用計算機與掃描儀等現代化設備保存圖片以及聲像等檔案資料，這樣也可以實現檔案資料保存的無紙化，節省資金與空間。

3.6 逐漸實現檔案管理工作的數字化

檔案信息資源的數字化是對檔案原文件保存的重要方式，事業單位應該充分利用先進的信息手段把各種物質化信息資源進行數字化的保存工作，并且建立起檔案全文數據庫和檔案目錄數據庫，為事業單位的每個工作人員提供服務。同時檔案管理工作的數字化要結合傳統的檔案管理工作的方法，使兩者相互補充，相互共存，共同發展。

四、總結

在新的歷史發展時期，事業單位要對檔案管理工作有所思考，認識要有所提高。在這個社會大發展的時期，事業單位的領導干部要及時抓住時機，更新觀念，認識到檔案工作的重要性，建立與完善檔案管理制度，并不斷進行更新，采用新的科學的方式方法，積極改善現代檔案管理模式，對檔案管理工作人員進行不定期的培訓，引進與使用先進的計算機網絡數據庫技術，為實現事業單位的檔案管理工作的穩步發展提供必要的設施、人才與制度。檔案管理工作在新時期遇到新問題時，事業單位一方面要采取有針對性的方法，另一方面也要提高檔案管理工作人員的綜合素質。當前我國正在處于對事業單位進行全面改革的時期，這既給檔案管理事業工作帶來了挑戰，同時也提供了在改革中創新和前進的機遇。

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〔責任編輯：譚 蕊〕