基于項目管理的大質量工作組織結構優化設計

文/黃培東

基于項目管理的大質量工作組織結構優化設計

文/黃培東

隨著我國經濟社會的發展和管理方式的創新，項目管理的理念和方法在各行各業中得到廣泛應用。本文旨在闡述當前大質量工作組織結構的特點，結合項目管理理論，分析其存在的主要問題和原因，有針對性地提出優化組織結構設計的途徑。

質量 項目管理 組織結構 優化設計

質量問題是關系經濟社會發展與社會和諧穩定的戰略性問題，質量工作是覆蓋各行業、涉及各環節的社會性系統工程。隨著我國經濟的飛速發展和人民生活水平的不斷提高，全社會對質量安全問題日益關注，對質量工作的要求日益提高。為促進我國產品質量總體水平的提升，2010年，國家質檢總局發布了《大質量工作機制建設工作方案》，要求各地樹立“大質量觀念”，加快建立“政府推動、部門協作、企業為主、社會參與”的大質量工作機制，努力營造“政府重視質量、企業追求質量、社會崇尚質量、人人關心質量”的大質量工作氛圍。為此，各級質監部門積極行動，充分依靠地方政府，相繼成立了質量安全工作領導小組、質量興（強）市聯席會議等質量工作領導機構，統籌協調本地區質量工作。

一、大質量工作組織結構及其作用

從目前情況看，各地建立的大質量工作領導機構的組織結構基本相同：即由地方政府領導任組長，政府辦領導、地方質監局局長任副組長，相關政府職能部門領導為成員。領導機構下設辦公室，設置于地方質監局。圖1為某市建立的“質量工作領導小組”組織結構圖。

圖1 某市“質量工作領導小組”組織結構

通過實踐可見，目前大質量工作領導機構，在整合社會資源、發揮部門優勢、形成工作合力、促進質量事業發展等方面發揮了積極的作用，為實施“以質取勝、標準引領、品牌發展”三大戰略提供了有力保障。

①有利于統籌規劃。作為政府的非常設機構和工作平臺，將質量工作有效地納入到地方政府的組織體系內，成為政府的一項重要工作。這樣的組織結構有利于在區域經濟社會發展的宏觀層面統一規劃、統籌運行，有利于各成員單位共同研究、探討和決策質量問題，有利于擴大質量工作的社會影響面和顯示度。

②協同合作能力增強。從質量工作的本身來看，其內涵和外延在不斷擴大。內容上涵蓋了產品、服務、工程、環境質量等諸多領域，職責分工上涉及了質監、工商、建設、環保等眾多職能部門。從發展趨勢來看，質量工作的推進，必須依靠包括相關政府職能部門在內的全社會的協同配合和共同參與。當前的大質量工作領導機構框架，有利于在不同部門、單位、行業的橫向關系協調上發揮作用。

③應急處置能力提升。質量工作具有廣泛性、復雜性、艱巨性等特點。大質量工作領導機構框架，有利于整合各方資源，統一行動步調，在最短時間內組織力量迅速、妥善地處置各類突發性公共質量安全事件，提高政府的應急處置能力。

然而，必須看到，當前的組織結構使大質量工作在實際運行過程中遇到了一些問題。比如，在協調配合方面，推進具體工作時（如編寫質量狀況分析報告）主要還是由質監部門唱主角、打頭陣，其他相關部門主動性不強、積極性不高、協同配合不夠等現象客觀存在；又比如，在監督考核方面，受組織結構設置的影響，各成員單位基本上處于獨立狀態，彼此間聯系的緊密度不高，質量工作的監督、考核功能難以有效發揮。針對這些問題，筆者認為，運用項目管理方法對質量工作領導機構的組織結構進行分析、研究和比對，會有助于發現問題產生的原因，有利于尋找優化和改進大質量工作組織結構的方案。

二、項目組織結構的類型和特點

項目管理是適應知識經濟環境應運而生的一種管理理念和方法。它在經濟建設、社會生活和生產實踐的各個領域得到了廣泛應用。

項目組織是保證項目正常實施的組織保證體系。就項目而言，要期望在有限的時間、空間和預算范圍內將物資、人員等組織在一起，按計劃實現項目目標，建立科學、合理的組織結構是基礎。項目組織結構的類型主要包括職能型、項目型、矩陣型三種。

①職能型組織

指按職能來組織部門分工，把承擔相同職能的業務及人員組合在一起，設置相應管理部門和職務的組織。其組織結構如圖2所示，呈金字塔形的層級結構，最高管理者位于塔的頂部，中層和基層人員逐級向下分布。一個職能部門對應一種專業分工或任務，項目作為職能部門工作的一部分。當項目需要跨越部門時，由職能部門派員參加，參加者僅向本部門領導報告。項目不設專職負責人，跨部門的協調在職能部門負責人之間進行。

圖2 職能型組織結構

②項目型組織

指一切工作圍繞項目進行，通過項目創造價值以達成戰略目標的組織。項目從單位的組織中分離出來，作為獨立的單元來處理。組織結構如圖3所示，設置項目負責人，對項目全權負責，擁有很大的自主性和職權。項目組有自己的管理人員和技術人員，組織成員直接向項目負責人報告。

圖3 項目型組織結構

③矩陣型組織

指把職能部門和項目組結合成一個矩陣，即在職能型組織的垂直層次結構上疊加了項目型組織的水平結構，兼具兩種組織的特征。職能部門是固定的組織，項目組是臨時性組織。當項目需要跨越部門時，項目組成員既同原職能部門保持組織與業務上的聯系，又參加項目組的工作。按項目負責人權力大小等，該組織分為弱矩陣、平衡矩陣、強矩陣3種結構。

弱矩陣組織類似于職能型組織，不設項目負責人，項目組成員由職能部門派協調人參加，利用其所在部門為項目提供服務。參加者向本部門領導報告，跨部門的協調在協調人之間進行。

強矩陣組織類似于項目型組織，專門設立與各職能部門平行的項目管理辦公室和專職項目負責人，具體負責項目的管理。項目組成員根據需要從各職能部門抽調，全職或兼職地為項目工作。

平衡矩陣組織是在弱矩陣結構基礎上，指定一名協調人作為項目負責人，賦予其一定的職權，可從相應的職能部門臨時抽調所需要的人力、物資等資源。項目組成員既向本部門領導報告，又在項目實施過程中向項目負責人報告。其組織結構如圖4所示。

圖4 平衡矩陣型組織

可以看到，上述項目組織結構各具特色、互有優劣。比如，職能型組織以職能部門作為承擔項目任務的主體，具有權責明確、資源集中、人員使用靈活等優點，但同時也存在不以項目目標為導向、激勵和創新不足等問題。特別是條塊分割明顯、協同配合機制缺乏，使跨部門協調變得十分困難。又如，項目型組織具有資源控制力強、內部溝通順暢、創新與激勵性強等優點，但存在資源重復配置、成本低效、項目間缺乏信息交流等缺點。矩陣型組織將集權與分權加以結合，具有組織靈活、響應速度快、工作分布平衡等優點，但該結構的雙重領導方式也容易造成政出多門、功過難辨。因此，從一般意義上講，沒有一種組織結構比別的組織結構在整體上更好，也沒有一種組織結構完全適用于所有的環境、資源和項目。當然，不同的組織結構對項目管理的支持程度各有不同。從職能型到矩陣型，再到項目型組織結構，項目負責人從無到有，跨部門協調效率從低到高，項目管理力度也由小到大。

三、大質量工作組織結構的優化設計

從上述可以看出，當前的大質量工作領導機構的組織結構類似于職能型組織。開展質量工作（項目）時，項目組各成員分屬不同的職能部門，項目的協調主要在各部門負責人之間進行。當項目性質單一、涉及范圍不大時，協調還不算困難。但當項目情況復雜、綜合性強、涉及部門眾多時，協調配合不暢的問題就會變得十分突出。這是由于受各部門職責分工、資源分配、利益訴求、目標期望不同的影響，項目組與職能部門之間容易產生沖突。比如，在人員安排上，職能部門委派的人員需要同時兼顧本部門和項目組兩方面的任務，時間和精力難以保障；在工作目標上，受職能部門自身利益的考量，其更傾向于保全和實現本部門利益，從而影響甚至犧牲項目目標的實現。

圖5 質量工作領導小組組織結構

因此，從根本上說，要解決大質量工作中協調難的問題，必須從組織結構上進行優化和改進，通過合理設置適應項目特點的組織結構，來提高質量工作的有效性。

近年來，圍繞質量工作的開展，各地先后組建了領導小組、聯席會議等各種層級不同、類型各異的質量工作領導機構。從整合資源、統一指揮、最大限度地發揮質量工作平臺作用的角度出發，應當考慮將各類平臺進行有機整合，在地方宏觀層面以建立統一的“質量工作領導小組”（項目）來作為大質量工作平臺，統籌協調和推進本地區的質量工作。在此基礎上，質量興市、質量強區、質量考核等專項質量工作可以作為子項目，依托該平臺，以不同的項目組織形式加以推進。由此形成分層布局、統分結合、環環相扣的大質量工作運行體系。

針對當前大質量工作覆蓋面廣、涉及部門多、主要內容包含四大質量等特點，可以考慮對組織結構加以改進，建立起分工更加明晰的職能型組織。以某市“質量工作領導小組”建設為例，成立由副市長為組長，市府辦、質監局、建交委、商務委、環保局主要領導為副組長，相關單位為成員的領導小組。下設辦公室，由上述四個專業部門負責人參加，其中，質監局主要負責人任辦公室主任，其他為副主任，共同承擔質量工作的項目總協調職責。

依照工作職能和分工，分設產品、工程、服務和環境質量四個專業組，分別由四個專業部門擔任組長單位，相關成員單位參加。組織結構如圖5所示。

結合質量工作的特點，科學設計、合理采用相應的組織結構形式，力求重點突出、協調緊密，提高項目管理的效率。

①對于僅涉及某一個職能部門的項目，例如質監部門依照職責開展的產品質量監督抽查、建設部門組織的建筑工程執法檢查等項目，可以采用職能型或弱矩陣型組織，項目由職能部門負責實施，承擔責任。項目的協調由職能部門負責人完成，以此節約行政資源，提高工作效率。

②對于涉及少數職能部門，協調量較小的項目，例如由相關職能部門聯合開展的執法檢查、專項行動等，可以采用平衡矩陣型組織，以“領導小組”名義制發文件，確定牽頭單位和組成人員，明確任務分工和職責要求，強化各部門的協調配合。

③對于涉及多數職能部門，綜合性強、協調量大的項目，例如質量強市、質量狀況分析報告等工作的開展，可以采用強矩陣型甚至項目型組織，在“領導小組”平臺上成立專項工作組，集中人員和資源優勢，統一指揮和部署。

四、結語

現代項目管理作為一項管理科學，實踐已經證明其科學性和有效性。當前，我國經濟社會轉型對政府部門的施政理念和方法提出了新的挑戰。因此，將項目管理的方法引入政府行政管理，應當成為我們強化質量管理、提高行政效能的重要選項。當然，項目管理要真正在政府部門得以應用，還需要人員意識、規章制度、管理文化等的系統支持。在實際工作中，項目組織結構的設計也必須針對項目特點、環境變化、資源多寡等因素，綜合考慮、據實而定。

With the innovation of China's economical and social development,and the management approaches,the concepts and methods of project management have been widely applied in various industries.Combined with the theory of project management,the article aims to describe the characteristics of high quality organizational structure,analyzes the main existing issues and the cause,and put forward the way to optimize the organizational structure design.

Quality；Project management；Organizational structure；Optimization design

（作者單位：上海市質量技術監督局）