圖書館政務信息查詢點的檔案管理

摘 要：檔案信息化既是檔案工作的重要組成部分，同時，又是城市信息化、電子政務以及其他各行各業信息化的重要基礎性工作。筆者從圖書館政務信息查詢點的檔案管理方面，粗略探討了在當前圖書館電子政務信息查詢建設發展的環境下如何開展檔案管理。

關鍵詞：圖書館；檔案；信息服務

全國文化信息共享工程是2002年4月由文化部、財政部啟動，2003年在全國范圍內組織實施的一項惠民工程，實施“共享工程”依托現有的文化設施網點，以各級公共圖書館為實施主體。自昭陽區被列為2008年度50個縣支中心以來，昭陽區認真抓好落實，及時組建領導機構、劃撥專項資金、落實場地、依托昭陽區圖書館開展場地建設工作。昭陽區圖書館源于光緒26年（公元1900年）所修“鳳池書院”，迄今已有110年歷史。2005年，在全國公共圖書館縣級館評估中昭陽區圖書館被文化部評為“三級館”。現擁有藏書7.2萬冊，含古籍11390冊，其中善本420冊。文化信息資源共享工程的實施，為我區圖書館事業開辟了一個不受時空、地域限制的嶄新的文化傳播渠道，優秀的文化精品可以通過暢通的網絡提供給基層群眾，這將是極大地豐富城鄉人民群眾的精神文化生活，促進全民素質的提高。

根據2009年5月1日起開始實施的《中華人民共和國政府信息公開條例》，公共圖書館不再只是一個借閱場地，它又被賦予了另一個重要的使命，成為向公眾提供政府公開信息的平臺之一。為深入推進我區政府信息公開和政務信息查詢工作，更好地為社會公眾獲取政府信息提供服務，按照《昭通市人民政府辦公室關于進一步做好政務服務中心檔案館公共圖書館政務信息查詢點建設工作的通知》（昭政辦電〔2009〕199號）要求，在昭陽區圖書館建立政務信息查詢點。充分利用全省統一的政府信息公開平臺，結合文化信息資源共享工程的實施，利用區政府辦公室向昭陽區圖書館移送政府公報、提供的相關文件、資料等公共刊物，及時整理，方便公眾查閱。通過開展網上利用等方式，設置自助查詢終端等便民設施，提供更人性、更便捷的政務信息網絡查詢服務，方便群眾查詢與利用，為解決群眾最關心、最直接、最現實的利益問題提供更加高效與人性化的服務。

筆者有幸參與了昭陽區圖書館政務信息查詢點建設，就查詢點檔案管理方面談點拙見。

1 政務信息查詢點與電子檔案管理的關系

政務信息查詢點主要傳輸的是電子政務的信息，無論從廣義上還是狹義上理解，都離不開對電子文件的管理。一個功能完備的電子政務系統主要由如下流程組成：電子文件形成→電子文件流轉→電子文件辦理→電子文件歸檔→電子文件長期保管→電子文件發布利用。

檔案部門的主要工作是電子文件歸檔、長期保管和提供利用，由此可見，檔案信息化與政務信息查詢點建設關系緊密，文件演化為檔案的過程是一個連續的過程，即從文件創建（包括創建之前的文件管理系統的設計）到作為檔案保管和利用是一個一致的、連續的管理過程。

1996年上海圖書館、上海情報所合并，成立了上海圖書情報新館，有效地促進了圖書情報管理向多功能的轉變以及信息載體和內容向多元化的轉變，使上海圖書館和上海科技情報所從此進入一個跨世紀的歷程。2003年，天津泰達圖書館開館。該館是“一個概念全新的圖書—情報—檔案一體化和功能創新的、綜合滿足全區用戶需要的國內唯一的新型圖書館。目前泰達圖書館已成功實現了完整的圖書、情報、檔案三位一體的一體化管理體制，成為文獻信息服務高度綜合的現代化大型圖書館”。服務手段的自動化、資源共享網絡化及情報信息資源化代表了走向知識經濟社會的時代特征。

“資源共建、資源共享”已被圖書館界大多數人所認同和重視。隨著互聯網的高速發展，圖書館界善于抓住契機，發揮學科優勢，大力引進新技術、新方法，在圖書館管理和信息開發利用等方面順應時代潮流，在檔案信息現代化方面取得不小進展。而檔案的管理過分強調檔案的保密性、惟一性，阻礙了檔案開放化和現代化的進程。隨著電子文件和電子檔案的產生，知識經濟時代的到來給檔案工作提供了與其他信息管理部門同樣的條件和機遇，尤其是在網絡技術方面使檔案、圖書、情報等處于同一起點，吸取圖書館學等相近學科的成功經驗，積極參與信息資源網絡化共享建設，檔案必將在知識經濟時代發揮應有的作用。

2 政務查詢點檔案管理面臨的困難

雖然目前大家都在呼吁要重視《中華人民共和國政府信息公開條例》賦予圖書館的新職責，但實際情況卻不是很樂觀，圖書館在落實《條例》這方面還是存在著不少問題。首先是信息組織問題。設個書架或者建個閱覽室，擺上幾本書，然后寫上“政府信息公開”幾個字；或者在每個圖書館設一個窗口，配幾臺電腦，給一個“政府之窗”的鏈接——這是很簡單的，但這也就是一個空架子，真正提供深層次服務還是存在很大的障礙。目前大家提到政府公開信息就直接想到了網絡信息，但在網上收集這些信息真的是一項繁雜的工程。把網上的信息收集起來然后進行分類就更難了，因為現在各級政府部門在信息公開方面都有自己的一套模式，還沒有一個統一的標準來編制和分類。這造成了我們在收集政府發布的網絡信息后的分類整理工作十分困難，也直接導致了公眾在檢索和查詢方面的麻煩。其次是圖書館與政府的協調問題。因為政府的公開信息包括主動公開和依申請公開的信息，向公眾提供政府主動公開的信息沒有什么大的問題，但至于依申請公開的信息這方面卻有一定的障礙。

網絡環境的用戶需求，使人們開始感到當前管理文化資源的獨立服務體系是資源整合的桎梏，但究竟如何改進，在數字空間里如何創建一個合作的同盟或虛擬機構，特別是當學習、娛樂、文化、公務活動等發展了，圖書館與政府檔案管理的內涵與管理模式將發生怎樣的變化等等。

當網絡遍及人們生活時，技術發展的復雜性與相互依賴性，使服務的提供、運行的模式、用戶的習性都發生了改變，許多不可預知的挑戰在不斷凸現。例如，數字的流動性，其最大問題是需要支持控制與信賴關系，當資源的可獲取性在數字環境中得到了加強，就需要有能力去控制對敏感信息的獲取，需要保障數字信息的真實與完整。然而，當前的控制技術落后于信息的獲取技術，這使得網絡信息資源的提供者面臨著管理的挑戰。又如，數字資源可能產生于某些環境的組合，如果管理策略不恰當或缺乏提供背景、出處等確定的文檔，數據產生后就有可能不留任何痕跡地消失。這些與技術融合很深的管理問題都是政務信息查詢點面臨的挑戰。文化資源和政務信息擁有部門采用各自開發的網絡系統獨立地為用戶提供服務，迫使用戶為了查全所需信息必須跨越多個不同的界面，對付以不同設計條件形成的各異的用戶環境。這意味著用戶要獲得有效的、完整的檢索結果，必須做很多的工作，同時，也增加了網上信息資源管理的難度，例如得有多個的證明系統保證數據的真實性與完整性，確保資源的價值。

在實踐中就暴露出了許多問題，其中最大的問題就是無法解決電子檔案的憑證性的問題，因為電子檔案特點之一是載體與信息的可分離性，因此，其信息很容易在載體上被刪改，這樣等到電子文件歸檔之后再去控制管理，那么在這之前的電子檔案在文件階段是否被篡改過，其在文件階段的處理、運作的背景信息是否完整等這樣具有憑證價值的信息就很難確定，很難控制。

3 政務信息查詢點的檔案管理

切實落實好圖書館這項新的職能，一個是要有技術保障，另一個是要轉變觀念，而更重要的是觀念問題。美國在處理這些問題上有許多地方值得我們學習。美國的做法是：第一，政府先將信息交于政府印刷局，然后政府印刷局將統一的出版物存放到圖書館，這樣避免了信息的繁雜和分散；另一個就是寄存管制制度，政府將信息放于圖書館，就會與圖書館簽訂協議，協議規定圖書館在獲取政府信息后必須為公眾服務，這其實就是一種服務觀念的轉變。一直關注這項工作的《中國法律圖書館論壇》主編田建設也認為，要解決好公共圖書館的政府信息服務的問題，制度保障是前提，人員保障是重點。

筆者認為，以信息服務和數據共享為目標，依托信息資源共享工程網、政務網平臺，建立面向某區政府部門的檔案應用，開發建設“虛擬檔案室”、“館室交互平臺”、“檔案利用服務平臺”、“電子文件中心”、“數據接收管理平臺”系統，逐步規范全區各級檔案部門的應用和管理模式。繼續加強資源數據庫建設，完成檔案目錄錄入、檔案掃描加工，不斷豐富和完善檔案信息資源。

利用者可以進入電子閱覽室的客戶端，自主進行信息資源的查詢檢索。系統提供樹裝結檢索和全文檢索兩種方式，操作非常簡單方便，適于利用者。外部人員的利用必須受權限控制，一般通過鑒定可以開放的數據才能開放，同時可以控制是目錄開放還是目錄和電子文件同時開放。

實現對傳統實體檔案資料的數字化采集、整理，并提供相應的數字化加工系統；實現對下屬所屬機關、企事業單位檔案館（室）的數字格式的電子檔案進行采集、傳輸、整理。按照各門類檔案管理規范和標準，運用數字化管理手段，實現檔案接收、移交、年檢、借閱、統計、鑒定、銷毀、病檔監控、數字修改維護、庫房管理等一系列管理功能。

電子政務查詢點是一個系統工程，它的蓬勃興起，對于電子檔案管理來說既是挑戰又是機遇。為了面對挑戰，抓住機遇，我們應該從理論與實踐上從觀念與職能上，從標準與規范上積極創造與電子政務建設相適應的條件與環境，培養既懂電子檔案又懂電子政務的新的復合性人才，積極參與電子政務建設。因為，保管好電子檔案，保存人類遺產，這既是我們圖書工作人員在數字化的信息時代所肩負的新的歷史使命，又是當前我們急需承擔的緊迫任務。

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作者簡介

段開倫（1979-），男，昭陽區圖書館，圖書館員。