過程性文件現行價值的質疑

唐莉++桑毓域

摘 要：文章對吳品才教授認為過程性文件經歷了現行期，存在現行價值的觀點提出了質疑。提出過程性文件具有“時間共生性”這一特性，并從“現行期”的定義和文件運動的內因兩個視角，分析得出過程性文件沒有現行期。進而通過分析“現行價值”的概念內涵，得出沒有現行期的過程性文件，也不具有現行價值的結論。以期達到，對過程性文件現行期和現行價值的研究，不單是理論問題，而從管理實踐上也要進行更加深入的思考和研究的目的。

關鍵詞：過程性文件；現行期；現行價值

Abstract：In this study， the viewpoint from Wu Pincai that procedural documents go through the existing use period， having the existing use value will be deliberated. This paper presents that procedural documents have the characteristics of times symbiosis， as well as analyzes that procedural documents have not experienced the existing use period by views of the definition of the current period and the internal cause of file movement. This paper further concludes that procedural documents， which have not the existing use period， have not the existing use value also. In order to achieve the target that more in-depth thinking and researches are needed in the management practice of procedural documents.

Keywords：Procedural documents；The existing use period；The existing use value

在文件運動規律研究中，大多數文件在做線性運動，是從文件第一階段到文件第四階段，逐一進行的。但也有某些特殊的文件，“在文件順向運動的大潮中，有時又會發生某些文件跳過某一運動階段而直接進入后面幾個運動階段的現象，我們將其稱為文件運動的跳躍形式”。[1]隨著文件運動問題的深入研究，吳品才教授提出了一系列自己的觀點。吳教授認為，類似錄音錄像這樣的過程性文件運動，不屬于文件運動的跳躍形式，也存在現行期，發揮了現行作用的觀點，筆者認為值得商榷。

1 過程性文件沒有現行期

過程性文件是伴隨著事件的發生，而同時產生的一種文件類型，是“記載和反映社會實踐活動開展過程的文件，如會議記錄、照片、錄音等”，[2]這類文件的特點是，文件記錄的是社會活動的某一個瞬間。例如會議記錄，會議結束時“記錄”也隨之完成，照片、錄音和錄像也具有這樣的特點。在文件運動規律研究中，認為某些文件可以從制作階段，跳過文件第二階段，直接進入到第三或第四階段。過程性文件運動大多屬于跳躍形式，因為很難找到它們的現行階段。但吳教授認為，過程性文件并沒有做跳躍運動，也按部就班地經歷了文件的四個階段，有現行期。他指出：“文件制作形成后，首先處于現行期，現行使命完成后，可能進入半現行期，繼續運動至一定時候就可能進入非現行期，文件的這種線性運動必須按部就班地逐個前行，不應也不可能出現跳躍，這是普遍規律，而不是一般規律，無一例外?！盵3]筆者認為，這里有必要首先對“現行期”這一概念進行深入分析。

現行期指：“文件的現實使用階段，文件在法律上正式生效后即進入這一階段。此時文件處在傳遞、運轉、承辦和執行過程中。作為社會活動的工具，起著交流思想、表達意志、傳遞信息的現行作用，顯示的是現行價值……”[4]從這一定義中，我們可以得出以下兩點理解：第一，文件進入現行階段的前提，是要經歷制作期。因為文件不可能憑空出現，在正式使用之前，一定存在制作階段，從而形成文件實體。第二，“此時文件處在傳遞、運轉、承辦和執行過程中”，這意味著，此時“文件針對的社會活動正在進行”。[5]這兩點是判定文件現行期的關鍵要素。我們判斷過程性文件是否存在現行期，也主要從這兩個要素入手。具體地說，是要看過程性文件在自身的運動過程中，是否存在這樣一個階段：在經歷了制作期之后，文件上所記載的社會活動正在進行，此時文件處于現行期，文件對原形成者（包括接受者）存在現行價值。

值得注意的是，相比于其他文件，過程性文件在制作階段存在“時間共生性”這一特性。過程性文件的制作過程，與其對應活動的開展過程，在時間上滿足共生關系，即過程性文件的制作與完結，跟與之相對應的社會活動的產生與完結，在時間上保持一致性，這是其他文件所不具備的。因為，對于過程性文件而言，它們只能伴隨活動的發生而制作，必須與該活動發生在同一個時間段內。我們很難想象，會議是在上午召開，而會議記錄是在下午撰寫完成的。事實上，過程性文件的制作與該活動的發生不僅滿足時間上的共生性，甚至絕大部分還滿足空間上的一致性。但隨著科技的進步，可以實現某些時候，過程性文件的制作與該活動的產生在空間上的剝離，這里就不再贅述了。相反，其他文件則不一定要滿足時間共生性，甚至可以說絕大部分文件，都不是在同一時間進行的，即文件上所記載的內容，往往超前于文件內容所針對的社會活動，這也是現行文件能夠“指導”社會活動進行的前提。

依照文件運動規律，文件在制作階段完成之后，才會進入文件現行使用階段，但由于過程性文件的“時間共生性”這一特點，導致了文件在制作完成之時，也是該活動同時結束的時刻。也就是說，文件剛剛經歷了制作期，還沒能進入現行期，文件上相對應的活動就不存在了。此時，并不符合文件現行期的定義。

此外，我們知道文件之所以可以向前運動，并非表面上人為地隨時間和空間變化，實際上是由文件內部的矛盾運動決定并推動的。而從文件內部矛盾運動的角度來看，也很難找出過程性文件存在現行期的動因。因為，一旦過程性文件制作完成之后，人們的主體需求就變成了“希望通過文件內載錄的原始信息了解某一已結束的社會活動的歷史原貌”[6]（文件第三階段的主體需求）而非“為對現行社會活動進行管理，要求文件發揮控制功能和依據功能”[7]（文件第二階段的主體需求）。也就是說，人們的主體需求，是從文件制作階段直接過渡到文件第三、第四階段的，并不存在文件現行期所對應的主體需求。而“文件的屬性”與“主體需求”兩種要素相互依存，若某一階段主體需求缺失，也就不存在與之對應的文件屬性了。因此，對過程性文件而言，不存在文件第二階段相對應的主體需求，所以過程性文件并沒有現行期。

針對過程性文件制作期和現行期可否重疊的問題，吳教授認為：“這些會議記錄、照片和錄音材料等在形成時就發揮著現行價值，可以認為現行價值的發揮和文件形成是伴生的，兩者合二為一，文件的設計制作形成和縱向運動的第一階段相伴而行?！盵8]（吳教授認為，文件縱向運動第一階段，指的是文件的現行使用階段，而非文件運動規律中的制作階段。）“這里的‘相伴而行或‘伴生并不是指兩個運動階段的發生是并行的，它們仍然與我們所指的線性運動規律一樣，是按部就班地逐個前行，制作形成階段在先，現行期在后，因為如果文件沒有制作而成，何來文件現行價值的發揮和文件的現行期。所謂伴生，如同檔案是社會實踐活動的伴生物一樣，因為社會實踐活動的開展，才會伴生有檔案的形成，而不是因為檔案的形成，才有社會實踐活動的開展，我們發現，這些文件的現行期持續時間通常都較為短暫，而它們的制作形成時間一般也較為短暫，所以，在較宏觀的時間跨度上，筆者認為這樣一類文件的這兩個運動階段似乎可以合二為一……”[9]

筆者認為，這里將文件“制作形成階段在先，現行期在后”類比成“檔案是社會實踐活動的伴生物一樣”，是伴生關系，存在一定的問題。實際上，檔案與社會活動之間所滿足的關系，是邏輯上的先后關系，而文件制作期和現行期則是時間上的先后關系。邏輯上，因為社會實踐活動的開展在先（因），才會伴有檔案的形成在后（果）。而我們卻不能說因為文件有制作期，所以文件有現行期，二者同屬于文件的屬性范疇，不存在邏輯上的因果關系。如上文現行期的定義所述，文件制作期和現行期，滿足且必須滿足時間上的先后關系，并不能重疊。雖然，吳教授也認為二者是“按部就班地逐個前行，制作形成階段在先，現行期在后”，但從宏觀的時間跨度上也不能視為合二為一。因此，過程性文件的現行期持續時間并非短暫，而是并不存在，這種將兩階段可看似合二為一的觀點，也難以解釋清楚。

2 過程性文件沒有現行價值

我們知道文件的現行價值，指的是“文件內容針對的活動正在進行之中，文件對原形成者（包括文件接收者）的初始價值”。[10]這一概念，不是針對文件的利用主體來區分的，而參照的是文件本身內容所針對的活動的進行情況來區分的。為了更好地探討過程性文件究竟存不存在現行價值這一問題，筆者認為，有必要先對“現行價值”這個概念進行深入分析。

實際上，“現行”這一范疇中的概念，如“現行文件”、“現行期”、“現行價值”和“現行作用”，都是在某一特定的階段中，文件屬性的一種反映?，F行價值，可以理解為，在現行期這一特定的時期中，主體需求對文件客體屬性相互間存在的一種肯定關系，并在相互的關聯中，文件所體現出的價值。同時，這種價值又因為文件的內容和面向的利用主體的不同，表現出了行政管理價值、法律價值、財務價值和科研價值等第一價值。

現行價值，既然屬于“現行”這一概念范疇，也就意味著：“現行價值是以文件的現行屬性對主體及其需要的滿足為基礎的，所以與現行價值相對應的均是現行文件，它們始終處在生效與執行的狀態及過程之中。而處在制作形成階段的文件，由于還沒有進入到現實執行狀態，不能視作現行性文件……”[11]只有處在現行期的文件，才會具有現行價值，才能顯示出現行作用；沒有現行期，或是不處于現行期的文件，是無法體現出現行價值的。就文件本身內容針對的活動情況來劃分，如上文所述，文件內容所針對的活動的開展過程，與過程性文件的制作期完全重合，過程性文件并沒有現行期，而制作期和現行期又不可以重疊。因此，沒有現行期的過程性文件，也是沒有現行價值的。

但吳教授曾舉例說明過程性的現行價值，他認為：“如果作錄音記錄將限制講授的內容，而不作錄音記錄則學者認為可以自由地發揮，尤其是一些暫未公開的和個人的觀點。在此，我們明顯看到在社會實踐活動的開展過程中錄音記錄對活動開展的推動和制約作用，這難道不是在發揮現行價值嗎？”[12]

但筆者認為，將“如果作錄音記錄將限制講授的內容，而不作錄音記錄則學者認為可以自由發揮”看做是對活動的制約作用，未免缺乏說服力，且混淆了“錄音行為”對活動的約束作用，并非“錄音”文件自身。我們可以試想以下兩種情境：一是，學者在講授之前被告知會進行錄音，但實際上并沒有真正錄音，也就是說“錄音行為”假設存在，但“錄音”并不存在，此時會限制學者的講授內容。二是，學者在講授之前沒有被告知會進行錄音，但實際上錄音了，這樣的結果并不會約束到學者講授的內容。而此時“錄音”文件是存在的，但對學者而言“錄音行為”并不存在。由此可見，真正對學者起到制約作用的是“錄音行為”，而非“錄音”文件本身。

對此，吳教授曾給出另一種情境，并進一步論證說：“如果在錄音時當事人一旦知道錄音設施是有故障的，不能正常錄音的，即貌似在錄音，但沒有錄音文件或事后的錄音檔案形成，又如何呢？此時當事人自然就會不受影響地發揮，可見，只有錄音行為，沒有錄音文件的生成，就不會產生現行制約作用，所以，對活動開展產生影響的是錄音文件，而不是錄音行為……”[13]這一論述的邏輯錯誤在于，學者一旦知道錄音設施是有故障的，不能正常錄音，那么實質上“錄音行為”也就不存在了，與上文論述的第二種情境的結論一致。這里，對錄音這種過程性文件的現行價值的討論，略顯牽強的原因在于，實際上它并沒有現行期，也就沒有現行價值。試圖將現行價值套用在過程性文件上，也是難以合理解釋的。

3 總結

過程性文件與一般文件相比較，具有相對的特殊性。如果依據文件運動理論：文件的運動從表面看是隨著時間遷移的空間變化，但是，其實質是文件價值關系（即文件的價值主體和價值客體）相互作用推動的運動形式?；诖?，對于過程性文件運動階段，以及附著于每個階段的價值體現的研究就顯得非常重要。文件生命周期理論認為：處于不同階段的文件價值不同，因此也對應著不同的管理手段?；谶@種思想，對于過程性文件現行期和現行價值的研究，不僅僅是個理論問題，從管理實踐上我們可能也要進行更加深入的思考和研究。

參考文獻：

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[5]何嘉蓀，傅榮校.文件運動規律研究[M].北京：中國檔案出版社，1999：42.

[6]何嘉蓀，傅榮校.文件運動規律研究[M].北京：中國檔案出版社1999：218.

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[10]何嘉蓀，傅榮校.文件運動規律研究[M].北京：中國檔案出版社，1999：239.

[11]張錫田.論文件的初始價值[J].檔案學通訊，2006（3）：37～39.

（作者單位：天津師范大學 來稿日期：2014-02-18）