出版企業文檔編輯與管理規范問題研究

劉紅芹

出版企業文檔編輯與管理規范是檔案編輯工作的有機組成部分，它是一種把有關出版文件檔案經過編輯分類后，按照一定的規范歸入相關檔案的管理工作。出版企業的各類檔案資料眾多，把零碎分散的材料通過編輯歸入檔案，能夠為出版企業提供所需的各種資料，使這些資料不斷增值，對于匯集出版企業的信息，發揮檔案的效能具有重要的作用。規范出版文檔的編輯與管理，也是出版企業完善自身體制機制的重要內容。

1 出版企業要高度重視和規范文檔的編輯管理

隨著中國加入世界貿易組織，中國出版企業也不斷發展壯大，新聞出版業已成為國家戰略產業，新聞出版骨干企業跨媒體、跨地區、跨行業、跨國界和跨所有制重組，培育大型的出版集團、報業集團、期刊集團、發行集團，集中優勢資源向優勢集團積聚，有利于優勢集團和名牌產品發揮其在新聞出版市場競爭中的強勢效應和主力作用，同時也要求出版企業重視文檔編輯和規范文檔管理。

出版企業文檔在某種意義上具有平臺的作用，這些文檔支撐著出版企業編輯發行和廣告等業務的有序運營，以及出版生產和出版管理等實踐活動的正常科學運轉。出版企業的各項業務決策過程中，有關文檔信息能夠提供相應的支持力，通過對出版文檔信息的證據編輯，能夠有效地維護出版企業的利益，實際上出版文檔的編輯也是一筆無形的資產，它被出版企業有效利用后不僅能為企業解決有關問題，而且還能間接創造出相當可觀的經濟效益。

另外，出版企業文檔的編輯管理也是企業管理的基礎，對于提高出版企業的市場占有率和提高競爭力，發揮著不可低估的作用。出版企業的文檔真實記錄了其在生產和經營實踐中創造的業績和輝煌的歷史，不僅是企業文化的有機組成部分，而且也是一份最原始可信的歷史資料，凝結著出版企業人的豐富知識和開拓創新精神，是一筆取之不盡的寶貴資源，也是研究出版企業成長壯大的可信史料。正由于出版企業的文化大量地沉淀在文檔之中，因此加強出版企業文檔編輯和管理，對促進出版企業的發展意義重大。

2 出版企業文檔編輯管理存在的問題

2.1 文檔編輯管理意識薄弱。出版企業的發展強調社會效益和經濟效益的雙豐收，對于出版生產和有關宣傳比較重視，而對于出版文檔的編輯管理不太重視，造成有的出版文檔被作為一般資料而隨意丟棄，甚至重要的文檔因堆積過多、不及時編輯整理而丟失。尤其定編定崗過程中，對于檔案人員壓縮編制或者由其他人兼職，缺乏專職檔案管理者，對檔案人員待遇或提拔不夠重視，有的出版企業對一些文件處理不及時，造成檔案編輯工作不到位，管理質量低下。

2.2 檔案編輯管理人員的素質不夠高。表現在出版企業中有關的檔案管理人員有的沒有接受過崗前培訓，有的則是專業知識比較少或者學歷不達標，業務水平和專業技能普遍偏低，高級職稱較少，相關的檔案研究成果也不多。

2.3 不重視文檔的利用。文檔的本質價值才是文檔管理得到重視的原因所在。文檔是出版企業發展的重要歷史記錄，記載著出版企業前進的足跡，具有重要的財富效應。許多出版企業文件資源檔案儲備量巨大，但不重視管理和利用，在遇到問題和需要作出重大決策時將教訓拋諸腦后而重蹈覆轍。

3 出版企業規范文檔編輯與管理的方法

3.1 加強規范文檔編輯與管理的意識。在出版企業活動中要求從領導到員工提高認識，從思想上充分認識到規范文檔編輯與管理的重要性，規范檔案管理不只是檔案管理人員的事情，也需要各出版部門通力合作，及時更新、整理文檔，實現信息共享，文檔一體化，這有利于提高整個出版企業的工作效率。

3.2 制定完善的文檔管理制度。規范文檔編輯與管理的科學化要靠制度，這種制度保障不僅促進出版企業文檔編輯的良性循環，而且對服務出版企業長遠發展也有利。對于與出版相關的文件從制定到傳閱，從編輯歸檔到利用都要制定細則，有章可循，分明相關權與責，確保文檔真實和完整，具有長期可用的歷史價值，確保文檔工作的高效、合理。

3.3 重視檔案管理人員的職業素質培養。檔案管理人員的職業素質在規范檔案管理工作中起著重要作用。提高檔案管理人員的學歷、定期對檔案管理人員進行短期培訓對于提升檔案管理人員的職業素質和業務能力大有裨益。對出版企業檔案管理來說，也是一種對本部門知識的管理和儲藏，這對促進出版企業健康發展有著重大影響。