走出著名人物檔案收集歸檔與整理的誤區

劉敏華

2012年2月國家檔案局發布9號令，公布了《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》，明確將“著名人物檔案”列入綜合檔案館收集范圍。著名人物檔案的建立是社會發展的必然要求，其文化教育功能突出，能夠幫助人們樹立正確的人生觀、價值觀和榮辱觀，激發人們愛國家、愛科學、愛社會主義制度的熱情，是寶貴的精神財富和物質財富。

然而，在著名人物檔案收集歸檔、編目整理過程中，由于檔案工作人員對著名人物檔案認識不足，加之著名人物檔案的收集歸檔以及編目整理等問題缺乏科學性、制度性、規范性的工作章程，使得在著名人物檔案收集歸檔工作中產生一些誤區，一方面影響了著名人物檔案質量與系統完整，削弱了著名人物檔案的留存價值，另一方面造成了檔案工作者的重復勞動，浪費了檔案館庫和裝具資源。

1 誤區案例

誤區一：在確定采集對象時認為著名人物就是指單位領導。有些檔案部門在遴選收集對象的時候，混淆了著名人物的概念，在“人物”選定范圍時，使“人物”選定原則出現偏差。

誤區二：著名人物檔案材料是人事檔案的延伸。目前檔案工作人員也意識到著名人物檔案與人事檔案的不同，但是缺乏細致深入的研究和分析，在收集整理工作中，始終擺脫不了人事檔案的束縛，造成了著名人物檔案的人事檔案格局化，其實質是把著名人物檔案建立在人事檔案基礎上，添加一些照片、講話、聲像、圖片等資料，形成人物全宗。

誤區三：著名人物檔案是館藏檔案信息的再次整理和文件集成。有部分檔案部門，為了收集整理著名人物檔案，在館藏的文書、科技、聲像等類檔案信息中，把該人物所有簽發文件、講話稿件、計劃總結、科研項目、聲像等排列整理成人物專卷，形成人物全宗。

誤區四：著名人物檔案由檔案部門直接收集或征集。目前有部分檔案部門直接征集和收集著名人物檔案材料，未按照部門立卷制度開展工作，打亂了檔案部門正常的工作秩序。

2 產生誤區的原因與分析

分析和研究產生誤區的原因，是為了更好地規避錯誤導向，科學有序地建立起著名人物檔案全宗，提升我國著名人物檔案留存價值，以實現滿足社會各界的廣泛需要，發揮其社會效益和經濟效益，為構建和諧社會和人類進步提供強大的“軟件”支撐。

2.1 急于求成的心態。國家檔案局9號令發布后，眾多檔案部門為了認真貫徹執行《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》的通知精神，急于填充著名人物類別檔案，在缺乏對著名人物檔案內涵理解，對歸檔范圍和歸檔內容缺乏研究的情況下，迅速建立著名人物檔案，使得著名人物檔案存在許多問題，應引起管理部門的高度重視。

2.2 著名人物檔案內涵理解的屏障

2.2.1 對“著名人物”概念不清。所謂著名人物，顧名思義，就是指社會或地區內知名度比較高的人物。作為單位領導可以包含在著名人物之中，但不等于著名人物就是單位領導。換言之，著名人物中可以有單位領導，但不是單位領導一定是著名人物。在遴選著名人物時應遵照人物“選定原則”。

“選定原則”是指根據本地區實際情況，結合人物的貢獻和成就來確定采集對象，這是建立著名人物檔案最基本的依據。人物的社會地位、職業不是建立著名人物檔案主要依據，選定其采集對象應具備兩個特點，即：（1）該人物在本地區某一領域是本地區公認的，絕對突出的，科研領軍人物；（2）該“人物”是某一歷史時期中或某一重大事件中的重要人物。以上是“人物”選定的要求。“人物”選定的范圍主要是：在領導本地區和本單位黨政工作中具有里程碑意義的、功績卓著的黨政領導人；被省、軍級以上黨政軍領導機關命名的英雄人物；具有創造發明的各界專家學者；為本地區文化教育衛生事業發展作出特殊貢獻的藝術家、教育家、醫學名家；為本地區（包括國家）創造巨大經濟效益的企業家；本地區最典型、有突出貢獻的私營企業、企業大戶、個體戶的法人；本地區培養的為國家獲得獎牌的優秀運動員、教練員；在本地區宗教界享有權威的杰出代表人物；社會各界進步民主人士中為民族、國家、人民群眾及社會進步作出突出貢獻的人；其他可以建立人物檔案的人。有的時候，不同時間段、不同區域和不同的人都會有自己獨特的理解和斷定，如果“知名度”沒有固定的標準和條件作為參照的時候，的確不具有可操作性，確實難以把握“度”的問題。

2.2.2 對著名人物檔案歸檔內容缺乏研究。著名人物檔案不同于人事檔案，是集文字資料、口述資料、音視頻資料、實物資料等信息資源于一體的人物檔案全宗。著名人物檔案與人事檔案的建檔宗旨、收集歸檔范圍、歸檔材料內容等都存在著很多差異，因此，在收集歸檔范圍和歸檔內容上都應有所不同。著名人物檔案是人類文化建設、精神建設和物質建設的歷史鎖鏈，應徹底擺脫人事檔案的條條框框，制定出特有的著名人物資料歸檔與管理規范，才能使著名人物檔案更加科學地收集整理，為檔案利用服務奠定基礎。

2.2.3 缺乏對部門立卷制度的理解。部門立卷由檔案的特性所決定。各個部門是各類事件的發生地，是檔案形成的本源地，因此，各部門是最了解材料信息形成的內在聯系和發展規律，最能夠綜觀事件發展和變化，最能真實反映事件發展全貌，最有效證明事實原貌的權威機構。著名人物檔案采取部門立卷，各部門有著得天獨厚的優勢，如，便于及時與當事人和家屬聯系溝通，便于收集家庭珍藏資料，便于向相關人員了解情況，等等，可以確保歸檔信息的完整、準確、系統，提高檔案信息質量。

2.2.4 缺少著名人物檔案收集歸檔工作規則和章程。目前從國家檔案業務管理部門到省級和各行業檔案部門，缺少章程性管理制度，沒有形成著名人物檔案收集歸檔與編目整理，公布宣傳與查閱利用等工作細則。

2.3 走出誤區的途徑

2.3.1 開展科學調研項目。調研項目應本著以科學理論指導工作實踐、以科學研究服務工作實際為主導思想，立足本職，把著名人物檔案收集歸檔與數字檔案管理緊密結合，深入探討館藏人物檔案信息的收集整理以及開發和利用問題，并對工作中遇到的實際問題進行大膽的探索，打開一條行之有效的科學編目和管理的實施方案。

2.3.2 制定規范性、可操作性工作章程。主要針對著名人物檔案的收集范圍、編目分類、整理排架、數字管理等問題進行詳細的探討和研究，制定出便于操作和實施的細則規范，以提升著名人物檔案價值為核心，以方便查詢利用為目標，形成著名人物全宗。

3 編寫《著名人物年表》

年表是查閱人物歷史的工具，也是著名人物檔案應具備的特色之一，更是研究報告的基礎性文件。年表要求完整、詳細、準確、客觀地反映著名人物的家庭背景以及求學、政治、科研等各類歷程，必須認真嚴謹，能夠成為一部信史，可供歷史研究者引用。通過編寫年表，一方面可以在年表上標注信息出處，避免檔案信息的重復整理和復制麻煩，另一方面能夠為著名人物檔案利用提供翔實、快捷、系統、全面的信息文庫，在著名人物檔案中具有極其重要的作用。

4 廣泛宣傳、提高認識

“一卷一世界，一件一乾坤”，這就是著名人物檔案的價值和意義。建立著名人物檔案是一項全民動員的大工程，做好著名人物檔案收集、征集和歸檔工作，一是要強化宣傳，深化認識。強化公民檔案意識，提高公民對貫徹落實著名人物檔案收集歸檔重要意義的思想認識，讓更多的人了解著名人物檔案，熟知檔案工作，并不斷強化公民的檔案法律意識，推動著名人物檔案工作的全面開展。二是創新方法，依法治檔。針對著名人物檔案歸檔困難的問題，檔案館要把著名人物檔案工作列入檔案工作計劃管理、課題成果管理之中，并參照科技檔案歸檔辦法，實行“四同步”管理，即：下達人物材料收集歸檔課題項目計劃任務與提出著名人物材料的歸檔同步；檢查采集計劃進度與檢查著名人物文件材料形成積累情況同步；驗收、鑒定采集材料與驗收鑒定著名人物檔案材料同步；上報登記與檔案管理部門出具歸檔情況證明材料同步。做到事事有人管，層層有把關，充分調動各立卷部門著名人物檔案歸檔的積極性，使著名人物放心，主動把個人資料移交立卷部門整理，并向檔案館歸檔，從根本上解決歸檔困難問題。

綜上所述，著名人物檔案收集歸檔問題目前亟待解決的是規章制度、工作規范和提高檔案人員的業務認知能力等問題。新形勢新任務要求檔案工作者勇于探索檔案信息規律，不斷鉆研業務知識，將著名人物檔案的共性與人物之間的個性有機結合，用戰略思維形成工作全局性、長遠性的規劃，才能完成著名人物檔案現實性及歷史性的雙重任務，為國家、為社會作出更多的貢獻。