中職學校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀分析及對策研究

谷文靜

摘 要：文書工作和檔案工作是相輔相成的，前者是基礎，后者是延續(xù)和發(fā)展。就目前中職學校的情況而言，中職學校必須在文書檔案管理工作上下功夫，通過不斷地提高工作水平，及時為各職能科室提供完善的檔案信息，從而滿足學校各方面的需求，適應當前社會的發(fā)展。

關鍵詞：中職學校 文書檔案 管理工作 現(xiàn)狀分析 對策研究

中圖分類號：G63 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）01（a）-0171-01

對于整個中職學校來說，文書檔案工作是每一個職能科室工作中所必需的工作。學校通過文書檔案工作來整理每一份文件，并對其進行周期性地處理。文書工作和檔案工作是相輔相成的，前者是基礎，后者是延續(xù)和發(fā)展。就目前中職學校的情況而言，中職學校必須在文書檔案管理工作上下功夫，通過不斷地提高工作水平，及時為各職能科室提供完善的檔案信息，從而滿足學校各方面的需求，適應當前社會的發(fā)展。

1 中職學校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.1 認識不足

文書檔案工作是需要對文件的全部生命周期進行相應地處理的，是一個長期積累的過程，所以，文書檔案工作的成績顯現(xiàn)也比較緩慢，通常也不容易引起他人的注意，這也就導致了長久以來很多人并沒有認識到文書檔案管理工作的重要性，反而錯誤地認為文書檔案管理工作就是對相關材料進行簡單的抄寫、保管和整理。只要檔案工作人員不把檔案信息泄露出去或者弄丟，只要保管整理了能應對檔案科對檔案的檢查，就與學校的發(fā)展關系不大。正是這些錯誤的觀念，使得大多數(shù)人沒有重視學校的文書檔案管理工作。

1.2 不易保存和整理

隨著學校的不斷發(fā)展，各個科室需要歸檔的東西越來越多，文書檔案也就日益增多，不僅僅是內容有一定的增加，文書檔案的式樣也逐漸增多。由于傳統(tǒng)的文書檔案管理存在著一定的缺陷，比如說文書檔案保存的環(huán)境比較潮濕、紙質文案所占地面積過大等等。針對如此大量的文書檔案，需要花費文書檔案專職工作人員更多的時間去進行分類的保存和整理，不僅程序非常繁瑣，而且整理出來的效果也不一定讓人滿意，難以保證案卷的質量。

1.3 對文書檔案資源的開發(fā)不夠

很多單位都錯誤地認為，只要能夠保存和管理好文書檔案，不讓檔案受損或缺少就可以了，這種做法其實只是注重了對檔案的收集、整理和保管工作，是沒有真正地發(fā)揮文書檔案應有的作用的。文書檔案工作作為每一個職能科室工作中的一個重要的組成部分，是需要在各個科室與檔案工作人員有效地配合之下才能夠順利完成的。如果部門與部門之間都不愿意把重要的、需要歸檔的文件資料交給檔案管理工作人員，不配合工作人員的檔案工作，不僅不利于檔案工作人員充分發(fā)揮自我能力，制約檔案管理的水平，而且很容易造成重要的文件資料的散失。

2 加強中職學校文書檔案管理工作的對策

2.1 切實提高認識

要想使教職工認識到文書檔案管理工作的重要性，最重要的就是必須要在思想上徹底轉變他們對文書檔案工作的認識，只有當人們從思想上開始認識到文書檔案工作的重要性，才會認真去了解，才會給予充分的重視。具體可以體現(xiàn)在以下兩個方面：一方面，學校要在物質上加大對文書檔案管理工作的支持，通過有效的運行機制，及時、完整地提供檔案信息，并且規(guī)范化管理文書檔案工作；另一方面，學校在規(guī)劃和安排單位全年的工作時，應該把文書檔案管理工作納入全年的工作之中，通過這種方法提高文書檔案管理工作的地位和影響力度，讓教職工充分意識到學校的文書檔案管理工作對學校發(fā)展的重大意義。

2.2 改革文書檔案管理體制

傳統(tǒng)的文書檔案管理存在著一定的缺陷，這就要求中職學校應該根據(jù)現(xiàn)有的情況不斷地改革和創(chuàng)新，以便能夠更好地滿足學校發(fā)展的需要。一方面，要想改革創(chuàng)新，首要工作就是改革創(chuàng)新文書檔案管理的體制，把原先簡單化、刻板化的文書檔案工作變?yōu)檫m合檔案員管理的靈活度強、適應性強的工作，充分發(fā)揮文書檔案應有的作用和潛能，更好地為學校服務。另一方面，學校應該加大對文書檔案工作的物質支持，通過建立健全的運行機制，加大規(guī)章制度的管理和約束力度，提高各個科室或者檔案員的行為作風，從而不斷提高對文書檔案管理的質量。

2.3 加強部門之間的溝通協(xié)調

文書檔案工作是需要各個科室的配合才能順利完成的，而不是通過自我默默苦干就可以做好的事情，另外，如果部門同事不愿意把重要的需要歸檔的文件資料交給檔案管理人員，也是不利于順利完成檔案工作的。因此，各個部分需要積極配合檔案工作人員的工作，及時溝通，才有利于檔案員齊全地收集文書檔案資料。并且，檔案工作人員在與部門同事溝通的時候也要注意一定的技巧，首先自己要明確收集的范圍和要求，然后正確向部門同事闡明，這樣才能減少兩者之間的工作摩擦，才能夠達到“雙贏”的效果，才能提升文書檔案工作的效率。

2.4 改革傳統(tǒng)的整理方法

傳統(tǒng)的文書檔案管理都是檔案工作人員人工立卷的，這種管理紙質檔案的方法，繁瑣復雜，整理起來既費時又費力，并且由于不同的檔案管理員對文件的理解不一樣，在分類管理的時候也就會產生一定的分歧，這樣不僅會影響案卷的質量，而且也會給以后的利用工作帶來許多不便。根據(jù)國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，制定了新的《歸檔文件整理規(guī)則》，省去了以往的案卷標題分類，只需要以件為單位來分類管理就可以了，這時候，利用計算機整理或檢索文件，不僅省時省力，方便快捷，而且也可以避免人為因素對文書檔案分類管理的影響，從而提高了檔案工作的效率，真正達到事半功倍的效果。

2.5 大力培養(yǎng)檔案管理人才

文書檔案工作與其他的工作有所不同，是一項相對比較寂寞的工作，這也就要求檔案工作人員熱愛這個事業(yè)。檔案工作人員只有對這份工作具有強烈的敬業(yè)精神，才能不斷地去思考、去探索。因此，學校要加強培養(yǎng)檔案工作人員的業(yè)務素質和綜合素質，通過業(yè)務培訓班等形式定期培養(yǎng)檔案工作人員的檔案專業(yè)知識和現(xiàn)代化管理技術，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務素質，同時要求檔案工作人員努力學習計算機知識和信息技術，為把檔案工作人員培養(yǎng)成為一個綜合型的文書檔案管理人才而努力。

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