中小企業會計電算化現狀及改善

宋蕓

摘 要：隨著會計電算化在我國企業普及，中小企業的電算化水平也在不斷提高。但是由于中小企業資金不足，人員流動性大、自身管理水平不高等因素，導致電算化沒有發揮應有的核算和管理職能。因此，要從國家、企業自身、會計從業人員等方面來提高中小企業會計電算化的應用水平，從而提高企業的核心競爭力。

關鍵詞：中小企業 會計電算化 財務軟件

中圖分類號：F275

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2014）04-111-02

近年來，在國民經濟持續、快速發展的利好形勢下，中小企業得到了長足發展，一大批機制靈活、管理先進、業績優良的中小企業在激烈的市場競爭環境中脫穎而出，成為極具發展潛力的成長性企業。2012年，中國中小企業已經達到5000多萬家。作為未來轉移農村剩余勞動力和解決城鎮新增就業及再就業的主要渠道的中小企業，在我國經濟發展中起著舉足輕重的作用。但是，由于資金不足、人員流動頻繁等原因，造成中小企業會計電算化進程遠遠落后于我國其他類型企業。因此，必須要改變我國中小企業會計電算化的現狀。

一、中小企業會計電算化現狀

1.財務軟件不能適應中小企業管理的需要。現在中國的中小企業絕大多數都使用了財務軟件，只有某些較小的企業還停留在手工記賬的階段，或者剛剛引入電算化軟件。企業使用的絕大部分是商品化的通用軟件，最常見的是用友和金蝶，另外還有管家婆、小蜜蜂等價格較便宜的中小軟件。在選購模塊的時候也只選擇了總賬和報表模塊，有需要的會增加固定資產和往來的模塊，很少有用到供應鏈、成本管理和預算管理模塊的。據統計，某地區實施會計電算化的中小企業中，95%設置了報表模塊和總賬模塊，75%的企業設置了固定資產模塊，極少部分企業使用其他模塊。中小企業采用電算化的目的僅僅只是為了減少會計人員的工作量，或者從表面上改變會計核算的形式。

2.中小企業會計人員不能熟練使用軟件。中小企業的會計人員有一些是剛剛來實習的學生，如果在學校學習的軟件和企業所用的軟件不是同一品牌的，加上原本對軟件就不是很熟悉，那么他們將會要花費一定的時間來熟悉軟件，這勢必就影響了財務軟件在企業的應用。另外，中小企業會計人員的流動性很大，有的人員熟悉軟件后又離開公司，而新招來的人又需要一段時間來熟悉。這樣一來，造成企業的軟件沒有得到持續充分的使用。而有的中小企業有一些年紀較大的會計，本身對于電腦知識就不是很熟悉，那就更不說是讓他們熟練掌握財務軟件了。即使有在中小企業工作多年的會計，很多也只是會填制憑證、自動生成賬簿和報表。對于進行初始設置、設置多欄式賬簿的格式、設置報表的公式等方面的技能卻比較陌生，不能靈活運用軟件處理會計數據、進行財務信息的加工和分析，也不能滿足各方對財務信息的需求。

3.極少進行賬套備份，忽視了會計信息的安全性。很多中小企業極少進行賬套備份，他們認為賬套的信息自動就存在電腦里面，無需另外再保存了。也不知道實現會計電算化的單位應堅持每天備份，且要雙重備份，并分處分人保管，對于會計資料也沒有定期打印保管。一旦電腦出現死機、病毒攻擊，將會丟失大量的會計數據，給企業管理和決策帶來重大影響。另外，一部分中小企業，沒有對計算機病毒的防范意識，沒有安裝必要的殺毒軟件，在安裝電算化軟件的電腦上也上網、玩游戲，造成黑客攻擊，會計信息被竊取。還有的企業沒有給電腦和操作員設置安全的密碼，造成會計電腦非法開機，會計信息被人為破壞和竊取。

4.會計電算化購置和使用過程中缺乏管理。中小企業由于規模小，沒有足夠的資金購置必要的財務軟件和計算機，因此會計電算化工作遲遲不能正常進行下去。在某些企業財務軟件的購置和管理都是財務經理說了算，總經理很少過問。但是財務經理大多都是站在會計核算的角度考核軟件，不會從企業的全局來考慮到底采用什么樣的財務軟件能夠更好地管理企業。在財務軟件使用過程中，財務經理很少定期查看會計信息，監督會計從業人員的操作。

二、中小企業加強會計電算化管理的必要性

在信息高速發展的代，會計信息對社會經濟發展和企業經濟效益提高起著越來越重要的作用，成為影響企業發展的重要因素。對于中小企業來說，隨著我國市場經濟的進一步發展以及企業的逐步完善，財務信息將成倍增長，如果仍然采用手工方法進行財務核算，將無法滿足各方對財務信息的需求，因此采用計算機代替手工記賬已成為一種趨勢。會計電算化是保證財務信息的處理科學、迅速和系統化的重要措施，所以在企業內實現會計電算化具有非常大的意義。

1.會計電算化是信息化發展的需要。會計電算化是以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，是一個應用電子計算機實現的會計信息系統，具有存儲容量大、運算速度高效精確、數據實時共享、賬簿報表快速生成等優點。會計電算化是企業信息化的核心和基礎，不僅起到了會計核算的職能，而且起到了會計的管理職能，企業管理者可以隨時獲取企業的實時信息，大大提高了管理和決策的效率。隨著全球信息化、一體化進程的不斷推進，會計電算化在我國得到長足發展，具有一定規模和實力的企業都在利用財務軟件對企業進行信息化的改造，借此來提高企業管理、決策的效率，從而提高企業的競爭實力。因此，中小企業電算化是未來信息化發展的趨勢。

2.會計電算化是中小企業改善管理水平的需要。隨著我國國民經濟的飛速發展，企業需要處理的財務信息越來越多，傳統的手工會計工作已經無法滿足現代企業發展的要求，對于財務信息的記錄分析和保存也是會計重要的問題，會計電算化是解決這個難題的首要措施。因此，傳統的企業信息管理體系發生了本質的變化，尤其在企業會計信息管理領域更是以嶄新的計算機賬務系統取代了舊式的手工操作，便捷的企業管理電算化漸為廣大的現代企業所普遍接受。對我國絕大多數的中小企業而言，實施“信息化”是一次難得的歷史機遇，也是一次增強企業核心競爭力、拓展企業生存發展空間的良好的機遇。由此可見，會計電算化是企業生存和發展的必然選擇，不僅能提高企業的會計工作質量，也為以后順利實現管理信息系統和企業資源規劃積累經驗，為企業的持續快速的發展打下良好基礎。

3.會計人員降低勞動強度，提高工作效率的需要。會計人員處理的數據信息量大、準確性要求很高、核算繁瑣枯燥，采用計算機自動處理后，可以把廣大會計人員從繁重的記賬、算賬、報賬中解放出來，他們工作的重點和精力轉移到對經濟活動的分析以及預測上來。中小企業本來規模就不大，會計人員也不多，用電算化代替手工，會計的職能將更偏重于管理，將可以提供更多的信息以幫助管理層決策。

三、中小企業會計電算化改善的措施

隨著我國信息技術的飛速發展，會計電算化的應用在各種規模的企業中迅速擴張。由于中小企業實力不是那么雄厚，從業人員素質也不是那么高，要想把會計電算化貫徹到財務工作中，不僅需要企業領導的重視，更需要從業人員的熟練掌握。除此之外國家社會的監督，軟件公司的密切配合也是必不可少的。

1.需要中小企業組織和軟件公司共同協作。在我國，財務軟件大多按照大公司的模式來研制的，軟件公司對于中小企業的經濟業務、軟件要求并不是很熟悉，再加上中小企業較多，涵蓋了社會的各個行業，所以現行的財務軟件并不能真正適應中小企業。如果想要一個能契合本企業的財務軟件，就要求財務人員和軟件公司的開發人員進行有效的溝通交流，財務人員要提出原有軟件需要完善和修改的地方，而開發人員要盡量的根據企業的要求設計好軟件，這樣一來，財務軟件就能與企業無縫對接。

另外，現在中小企業財務軟件的使用有了另一種方式——ASP。ASP應用服務平臺是一種先進的新型服務模式，是當前解決中小企業信息化的有效途徑應用服務提供商集中為中小企業搭建信息化所需要的所有網絡基礎設施及軟件、硬件運行平臺，負責所有前期的實施、后期的維護等一系列服務。使得企業無需購買軟硬件、建設機房、招聘IT人員，只需前期支付一次性的項目實施費和定期的ASP服務費，即可通過互聯網享用信息系統。通過ASP服務，企業無需對軟件和硬件進行日常維護，既可以節省信息化的成本，又能方便地利用信息化系統，提高業務運作效率。這為中小企業的會計電算化和利用計算機技術進行財務管理開辟了一條新路。

2.中小企業管理者加強管理。中小企業管理者一定要從意識上認識到會計電算化是會計發展的趨勢，會計電算化實施得越好，企業的管理就越到位，企業的競爭力就越強。當然，也并不是說企業財務從手工順利的過渡到電算就可以了，企業其他的一些管理制度、內部控制制度也要跟上來。管理層應該對軟件開發和維護控制、硬件管理和維護控制、組織機構和人員的管理和控制、系統操作的管理和控制、文檔資料的管理和控制、計算機病毒的預防和消除等各個方面建立一整套制度，并保證措施能落到實處。

另外管理者應該在財務軟件在使用的過程中密切關注軟件的使用狀況。一是對于網絡病毒和數據竊取風險的防范。網絡環境的開放性和虛擬性導致系統的可控性降低，一旦遭遇系統阻塞、病毒侵入或黑客襲擊，系統中的財務數據就面臨被竊取或損壞的風險。因此，企業除使用當前一些主流的殺毒產品以外，還可組建局域網，使會計電算化系統僅在本單位局域網內運行，而不接入互聯網。同時，還應注意提高會計操作人員對計算機病毒的防范意識，做好數據備份，甚至雙備份，確保萬無一失。二是對財務人員操作規范性的監督。很多中小企業剛剛使用財務軟件，財務人員對軟件的操作不當，就會影響數據的準確性，從而影響公司的決策。因此管理者應加強對財務人員操作的監督。

3.提高會計從業人員的專業素質和職業道德。會計電算化的工作既需要會計人員懂財務知識，又需要他們熟練掌握計算機知識，并將兩者密切結合，所以要求會計人員要不斷的學習，學習不斷更新的會計知識，更要學習財務軟件的使用和維護的技術。中小企業的人力資源培訓遠遠比不上大企業，所以對于財務人員的繼續教育需要企業給予一定的資金的支持。而財務人員更應該從個人自身發展、企業管理需要的角度去提高專業素質。另外，軟件的使用更容易滋生腐敗和作假，因此要求財務人員要提高自身道德素質。

4.國家加強對中小企業的管理監控。國家監督和社會監督這樣的外部監督，對中小企業會計電算化的規范是非常有效的手段。靠企業自身來規范會計電算化工作是不夠的，加強國地稅、銀行、工商等職能部門按相關法規實施監督。加強對中小企業會計人員的監督，具體包括上崗資格監督，規范會計從業的秩序； 對會計人員的技能監督，促使其不斷提高業務水平；對做賬人員尤其是代理記賬人員所做的財務信息進行審核；督促中小企業健全內部監督體系。

總之，會計電算化在中小企業的發展，不應該只是單純地使用財務軟件，而是應以會計電算化為平臺，從本質上改變管理的職能，提高企業的核心競爭力。只有軟件公司、中小企業管理者、財務人員共同努力，并且結合企業發展實際情況，有針對性地實施電算化措施，才能使企業穩健發展。

[本文是2013年湘潭市第一批科技指導性計劃項目成果。課題名稱：網絡財務在高職院校的應用研究。課題編號：ZJ2013005]

參考文獻：

[1] 梁美儀.中小企業會計電算化的新途徑：財務ASP.財會月刊，2011（2）

[2] 吳庚.信息時代中小企業會計電算化實施情況探析.企業導報，2012（1）

（責編：賈偉）