淺談高校檔案管理的問題及對(duì)策

楊偉

摘要：

高校檔案是每個(gè)院校內(nèi)部工作人員進(jìn)行教育活動(dòng)、教學(xué)管理以及學(xué)生學(xué)習(xí)等多種活動(dòng)過程中自動(dòng)形成的一種參考資料，具有一定的價(jià)值性。同時(shí)還是高校檔案管理工作中不可或缺的部分。

關(guān)鍵詞：高校檔案；管理；現(xiàn)狀；特點(diǎn)；對(duì)策

高校檔案是高校內(nèi)部教師進(jìn)行教育活動(dòng)、教學(xué)管理以及學(xué)生學(xué)習(xí)等各項(xiàng)活動(dòng)當(dāng)自動(dòng)形成的一種價(jià)值性資料，它能真實(shí)的反映高校在任何一個(gè)發(fā)展階段的具體情況和工作狀況，具有十分重要的作用。一定程度上，能夠有效地促進(jìn)高校在未來相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)取得更好的發(fā)展。

一、高校檔案管理工作的重要性

（一）高校檔案是高校活動(dòng)內(nèi)容的記錄的歷史載體，其內(nèi)容主要包括：文件資料、校園文化建設(shè)、教師履歷管理以及教學(xué)實(shí)踐記錄等多種內(nèi)容繁榮管理。其表現(xiàn)形式主要有文字材料、聲像與電子資料等，記載著高校內(nèi)部最原始、最可靠的信息，是高校內(nèi)部的主要信息資源，具有不可磨滅的推進(jìn)作用。

（二）高校檔案聚集了高校當(dāng)前的許多知識(shí)成果，具有相當(dāng)大的開發(fā)與利用價(jià)值等顯著特點(diǎn)。同時(shí)高校檔案針對(duì)高校內(nèi)部的任何一項(xiàng)活動(dòng)均作出相應(yīng)的綜合性分析，全方位的掌握當(dāng)前高校教育工作方面的具體狀況。一定程度上，為高校適應(yīng)新時(shí)期高校建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)條件。

二、當(dāng)前高校檔案管理工作狀況

（一）缺乏檔案管理意識(shí)，致使檔案的利用率偏低

隨著我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們對(duì)檔案工作的管理意識(shí)不是很重視，對(duì)檔案工作在新時(shí)期高校建設(shè)過程中的重要性以及必要性沒有進(jìn)行充分了解，因此，多個(gè)院校內(nèi)對(duì)檔案管理工作均持以可有可無的態(tài)度。

（二）檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

通常情況下，高校內(nèi)部并未設(shè)置有專職性的檔案管理工作部門，甚至出現(xiàn)部分檔案工作人員是臨時(shí)外聘或者是兼職人員等。除此之外，大部分檔案管理工作人員均不是專業(yè)出身，加上缺乏專業(yè)性的培訓(xùn)與管理經(jīng)驗(yàn)等，致使高校內(nèi)部的檔案管理手段落后，嚴(yán)重阻礙高校未來的發(fā)展。

（三）硬件設(shè)施不合格，檔案資料缺乏全面性

檔案必須客觀地、完整地記錄高校內(nèi)部各個(gè)方面不同內(nèi)容的工作資確切的保證高校發(fā)展的真實(shí)情況。根據(jù)相關(guān)院校的調(diào)查顯示，目前大部分高校內(nèi)普遍存在以下兩種情況：（1）缺乏檔案管理工作的基本常識(shí)，例如，檔案管理必須保證通風(fēng)、防潮、防霉、防盜以及防火等不同的要求，避免檔案資料在保存過程中出現(xiàn)缺失或者是遭受破壞等現(xiàn)象。（2）高校內(nèi)部的檔案保管設(shè)備不齊全與規(guī)格不統(tǒng)一，不能夠完全適應(yīng)新時(shí)期高校檔案多樣化發(fā)展的實(shí)際需求。由此可見，高校內(nèi)部檔案的錯(cuò)歸錯(cuò)放、隨意歸檔以及資料不完整等重要現(xiàn)象均是阻礙高校檔案管理工作順利進(jìn)行的絆腳石。

三、 增強(qiáng)高校檔案管理工作的主要對(duì)策

（一）加強(qiáng)學(xué)生和領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理工作意識(shí)

在高校檔案管理工作過程中，向廣大師生積極宣傳檔案管理工作的重要性、必要性，同時(shí)，相應(yīng)的舉辦一些有關(guān)檔案的講座的活動(dòng)，積極展開檔案管理工作的知識(shí)競(jìng)賽等逐步加強(qiáng)高校內(nèi)部人員的檔案意識(shí)，督促相關(guān)部門輔助檔案工作的完成等。

（二）及時(shí)更新硬件設(shè)備

硬件設(shè)備的建設(shè)是提高檔案管理水平的基本保證，同時(shí)還是確保檔案管理質(zhì)量的一種重要手段。由此可見，必須建立專門的綜合檔案管理工作室，購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)備，針對(duì)不同類型的檔案資料進(jìn)行分類管理。同時(shí)做好輔助工作，確保檔案能夠較好的保存等。

（三）逐步實(shí)現(xiàn)管理工作的現(xiàn)代化，積極拓展檔案管理服務(wù)的范圍

隨著社會(huì)科技的進(jìn)步，一定程度上嚴(yán)格要求高校內(nèi)部的檔案管理工作逐步走向現(xiàn)代化、信息化。同時(shí)這也是新時(shí)期高校發(fā)展的一個(gè)重要目標(biāo)等。（1）充分應(yīng)用現(xiàn)代化的高科技手段逐步增強(qiáng)檔案工作的效率，促使檔案工作逐漸從原始的手工操作逐步向現(xiàn)代化管理遞進(jìn)。（2）必須及時(shí)將檔案管理的具體信息傳播給高校內(nèi)部的每一個(gè)人，使得現(xiàn)代化管理得到充分利用。為學(xué)生和師生提供便利的查詢資料條件，以此增強(qiáng)其被應(yīng)用的效率等。除此之外，促使廣大師生對(duì)檔案管理工作的價(jià)值性進(jìn)行充分了解，嚴(yán)格要求其積極配合高校使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，促使他們更積極主動(dòng)地配合高校內(nèi)部檔案工作等。

（四）創(chuàng)新高校的檔案管理，提高育檔案的內(nèi)在質(zhì)量

高校教學(xué)檔案主要包括教學(xué)檔案的收集、檔案的整理、檔案的保管及檔案的利用等。提高檔案內(nèi)在質(zhì)量的前提是對(duì)檔案進(jìn)行有效地管理，同時(shí)也是提高有效檔案服務(wù)的基礎(chǔ)。對(duì)教學(xué)檔案管理人員進(jìn)行創(chuàng)新，加強(qiáng)管理人員的創(chuàng)新思想，提高管理人員的能力，逐漸實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的數(shù)字化和信息化。針對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行系統(tǒng)編輯，方便查詢；對(duì)信息化電子檔案進(jìn)行整理，建立定向的數(shù)據(jù)庫(kù)，再進(jìn)一步轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案應(yīng)用，從而提高檔案的利用率級(jí)歸檔率，實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案的科學(xué)化，

（五）創(chuàng)新多媒體的信息環(huán)境

隨著計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用，檔案管理雖不再只局限在書面上，但由于教學(xué)檔案者花費(fèi)大量的精力在建立電子檔案上，軟件設(shè)備較落后。針對(duì)多媒體軟件及時(shí)創(chuàng)新，擴(kuò)大電子檔案開發(fā)的利用率，推進(jìn)教學(xué)檔案數(shù)字化的進(jìn)程。數(shù)字化的檔案能夠有效的控制檔案的信息，自動(dòng)加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案的管理，完善檔案的資料信息，準(zhǔn)確的提供可靠的信息，使信息充分發(fā)揮它的作用，此外，還可以使檔案利用者以最快的速度搜索到自己所需要的信息。因此，必須加快對(duì)多媒體技術(shù)及設(shè)備的創(chuàng)新。

四、結(jié)語

綜上所述，高校檔案管理工作是高校內(nèi)部活動(dòng)的主要組成部分，因此做好檔案收集、整理、歸檔等工作勢(shì)在必行，同時(shí)還必須積極提高檔案利用工作，使得檔案工作價(jià)值得到最大化發(fā)揮。

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