ERP在企業(yè)采購管理中的應用

盧文濤

摘 要：隨著時代的發(fā)展，信息技術開始進入人們的視野，國內諸多企業(yè)開始考慮傳統(tǒng)采購方式與科學技術的新結合。ERP系統(tǒng)作為企業(yè)采購管理和信息技術結合的標志登上歷史舞臺，統(tǒng)籌了企業(yè)、客戶、和供應商三者的實際需求，為企業(yè)降低生產成本，擴大經(jīng)營效益發(fā)揮了重要作用。ERP系統(tǒng)以其獨有的管理思想，進一步優(yōu)化資源配置，并成為現(xiàn)代企業(yè)進行運行管理的主要方式。本文就ERP系統(tǒng)與采購管理集成，ERP采購管理系統(tǒng)設計與應用效益，以及企業(yè)應用準備工作進行了分析探討。

關鍵詞：ERP系統(tǒng)；企業(yè)采購；運行管理

一、ERP系統(tǒng)與采購管理的集成

ERP是建立在全局角度去考慮企業(yè)事務的一項系統(tǒng)，它把企業(yè)運行的整個流程當做一個整體，是相對于整個業(yè)務流程而言的，并將對企業(yè)內部的管理拓展到外部，在企業(yè)整條運行鏈上進行集成管理。企業(yè)內部的集成是ERP系統(tǒng)與各個子系統(tǒng)之間的集成，可以直觀的了解到物流、資金以及其余信息的實時狀況，方便采購人員更好的工作。另外，企業(yè)進行系統(tǒng)集成時必然會接觸到產業(yè)供應鏈前端信息，通過技術和信息的集成來保持穩(wěn)定的貨源，從而進一步提升企業(yè)進行采購管理的工作質量。企業(yè)ERP系統(tǒng)與采購管理集成思想主要包含如下兩個層次：

1.企業(yè)內部集成。ERP系統(tǒng)有效的把企業(yè)內部各部門統(tǒng)一為一個整體，其中，企業(yè)的采購管理處于初始位置，各部門信息的及時共享對于更好的完成采購任務有重要作用。ERP注重對在職人員傳統(tǒng)工作方式和流程的二次創(chuàng)造，涉及的范圍越深越廣，產生的效果就越強烈，企業(yè)的經(jīng)營效益也會變得更好。不斷改進企業(yè)采購方式，進一步融合信息技術與工序流程，不斷發(fā)揮ERP集成功效，將直接提升企業(yè)采購效果和質量， 實現(xiàn)資源最優(yōu)配置。ERP系統(tǒng)依靠計算機核心技術，整個集成效果的展示和運用都是建立在數(shù)據(jù)的形式上。因此，對于集成數(shù)據(jù)采集的準確性就顯得十分重要，一個完善健全的數(shù)據(jù)收集制度，科學合理的數(shù)據(jù)決策依據(jù)，與企業(yè)經(jīng)營效益的高低密不可分。

2.企業(yè)外部集成。ERP系統(tǒng)在企業(yè)供應鏈上的有效集成，是企業(yè)整合社會資源的結果，通過認真分析社會競爭態(tài)勢，比對供應商發(fā)貨時間和速度優(yōu)劣來實現(xiàn)企業(yè)資源重組優(yōu)化。很大程度上改善了傳統(tǒng)企業(yè)采購時資金，物流，信息運轉較慢的狀況，去除了中間不必要的繁雜環(huán)節(jié)，降低了企業(yè)采購成本，并在一定程度上提升了企業(yè)面對突發(fā)狀況的應變能力。ERP供應鏈系統(tǒng)通過現(xiàn)代信息技術，很好的把企業(yè)和供應商家聯(lián)系起來，讓企業(yè)在殘酷的市場競爭中求得發(fā)展。加快工作效率，形成了不錯的社會效應和企業(yè)效應。

總的來說，ERP在企業(yè)內部的集成有利于企業(yè)各個部門信息之間及時互通，以提高采購總體質量；ERP在企業(yè)外部的集成有利于企業(yè)和供應商之間保持較穩(wěn)定的合作關系，以提升企業(yè)采購效率，落實信息技術與采購管理的結合的集成思想。

二、ERP采購管理系統(tǒng)設計

企業(yè)采購是一項非常重要且極為繁雜的工作，諸多企業(yè)經(jīng)常因為上下瑣事而影響了企業(yè)正常工作，比如說對應用材料的具體采購數(shù)量、價格區(qū)間、供貨速度和時間并未經(jīng)過耐心準備，也沒有去分析供應商和市場，牢固的客戶和供應商關系自然無從談起。但是，ERP 系統(tǒng)的應用推廣為整個企業(yè)部門運行更添了新意，系統(tǒng)化了企業(yè)運行管理機制。其中，建立在ERP基礎上的采購管理系統(tǒng)可以按照如下順序進行：

1.設立供應商。供應商的選取是企業(yè)經(jīng)營需要首先考慮的因素。ERP系統(tǒng)首先要對各個級別的供應商設立不同類別的供應檔案，細化供應商供貨方式、時間、具體價位、種類等等，供應商的確認資料必須經(jīng)過仔細核對，甚至實地考察確認。系統(tǒng)運行訂單命令時，首先應進行供應商賬務資料讀取過程，讀取完成后進行訂單確認命令。供應商的賬務信用資料是系統(tǒng)進行采購管理的一項根本資料。

2.制定采購單。ERP生成的材料采購單要考慮到采購數(shù)量、運輸方式、周期和庫存等等，需要進行系統(tǒng)自動生成，必要時進行人為干預操作。比如有的材料需要提前幾個月下單，就可能會發(fā)生與實際生產進度不符情況，此類材料的購進需要經(jīng)過各個部門負責人之間的綜合考慮而定，最后可人為對采購數(shù)量和時間進行適當修改。

3.刪選供應商。次系統(tǒng)程序設定的主要目的確立最后某采購材料的實際供應商。企業(yè)采購人員需要根據(jù)系統(tǒng)提供的資料進行刪選，仔細比對供應商供貨的時間、地點、運輸方式、價位、數(shù)量、技術含量等等，對用到的各個材料的供應商進行刪選，最終確認穩(wěn)定的專項供貨商。對于新興的供貨商資源必須進行實名認證和實際調查，檢測合格后才能列入供選行列。

4.款項意見下發(fā)。采購訂單確認后，系統(tǒng)會自動生產符合企業(yè)生產規(guī)律的款項計劃，并對其進行后期維護。企業(yè)財務根據(jù)實際生成情況進行數(shù)據(jù)分析，下達款項意見給企業(yè)采購部門。

5.訂單下發(fā)。綜合考慮采購提前期、數(shù)量、運輸方式等影響因素后，在物料合并的前提下讀出企業(yè)采購單，經(jīng)過工作人員仔細核對后進行訂單打印輸出，供應商獲取。當然，也可充分利用網(wǎng)絡的便捷發(fā)布求購信息，對于額外增設的特殊訂單可直接與供應商獲得聯(lián)系。

6.及時反饋訂單生產信息。相關采購工作人員需要對下發(fā)供應商的訂單進行跟蹤督促，對于供應商實時生產的狀況和困難要及時了解和給予支持。做好采購和產品交工的工作，對質量狀況和生產周期做好及時的記錄和反饋，以免發(fā)生意外

7.查收貨物。工作人員仔細核對下發(fā)供應商訂單的詳細信息，對上交的產品進行一一核對，并及時納入企業(yè)收貨單。當然，也可以通過ERP系統(tǒng)集成的統(tǒng)籌優(yōu)勢，由貨物管理員對供應商供貨進行驗收，對于某些供貨商提前或延期交貨的狀況，要根據(jù)企業(yè)實際工作流程進行控制。

8.采購單核算。貨物查收完畢后，財務部門和采購部門進行業(yè)務交涉，根據(jù)企業(yè)采購清單對相應的供貨商進行費用結算準備工作，并及時上報項目采購成本。

9、采購單結賬。采購單經(jīng)過企業(yè)部門收貨驗收及核算之后進行結賬環(huán)節(jié)。系統(tǒng)可根據(jù)不同流程采用分期結賬方式，必要時系統(tǒng)也可進行強制性結賬。

10.系統(tǒng)后期防護。ERP系統(tǒng)中含有多個子系統(tǒng)，子系統(tǒng)的維護工作對于企業(yè)正常運轉有著重要作用。其中，采購子系統(tǒng)中包含了企業(yè)采購原料的供貨商，采購人員，采購周期等基礎性信息，應對這些數(shù)據(jù)進行及時防護。

三、ERP采購子系統(tǒng)應用效益

ERP采購子系統(tǒng)的應用對于企業(yè)提高管理能力有著重要影響，主要表現(xiàn)有：

1.采購速度加快。比如，在催促供貨商時間上由原來施工前的百分之五十降為現(xiàn)在的百分之十二，大大減少了平常清點庫存的工作。

2.流程效益增大。比如，系統(tǒng)集成化的采購清單可以直觀的看到企業(yè)各部門運轉的實際情況，可以便捷的完貨物驗收和錄入工作，改變了原先數(shù)據(jù)查詢的復雜度，增加了一定的流程效益。

3.處理信息的速度加快。各部門公共信息的共享，省去了不少中轉流程，文件的直觀性加快了企業(yè)采購信息的運轉速度。

4.企業(yè)管理水準提升。采購部門運轉的速度加快，空出來的時間有利于企業(yè)管理部門對員工進行基礎培訓工作，有更多的精力和經(jīng)驗去挖掘更優(yōu)質的供應商，提高了業(yè)務員自身素質，改善了企業(yè)基礎管理工作。

5.采購人員素質改變。相關統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明，ERP系統(tǒng)的推廣實施使得業(yè)務采購人員在謀求降低采購采購成本的時間花費上，由原來的百分之二十八上升為現(xiàn)在的百分之三十六，降低了約百分之五左右的采購成本，這種調查數(shù)據(jù)間接表明ERP系統(tǒng)的應用導致采購人員素質的改變。

市場經(jīng)濟迫使企業(yè)不斷實現(xiàn)自我突破，激烈的市場競爭要求企業(yè)不斷統(tǒng)籌優(yōu)化自身資源，ERP應勢而生，并經(jīng)過十幾個年頭的淬煉，功能不斷豐富和完善，成為企業(yè)管理不可缺少的一部分。隨著企業(yè)涉足領域的增加，人們對ERP系統(tǒng)的要求也顯著增高，ERP系統(tǒng)的局限性也逐漸凸顯出來。電子商務和計算機技術的不斷更新，要求ERP系統(tǒng)實現(xiàn)新的突破，與其它系統(tǒng)之間相互融合以實現(xiàn)自身功能拓展，更好滿足企業(yè)需求是其未來毋庸置疑的發(fā)展方向。

四、為ERP系統(tǒng)應用做好四個準備

1.思想工作要準備好。企業(yè)里面主要決策層領導要有大局意識，應充分認識到ERP系統(tǒng)的實施是一項宏大的工程，對企業(yè)整條產業(yè)鏈的產入產出、施工周期、投資成本、遠近目標等都要有一個清醒的認識，注重ERP系統(tǒng)測試階段與實際應用階段的不同，以及新舊系統(tǒng)過渡過程所帶來的麻煩。系統(tǒng)維護和安全工作要注重崗位人員經(jīng)驗的寶貴，對于不可抗拒的非技術因素要盡量避免。因此，RP系統(tǒng)的正式實施不僅要有快很準的干勁，也要做好系統(tǒng)轉化工作所帶來的思想變化。

2.技術工作要準備好。不僅要對全體員工進行全方位的素質培訓，也要成立專家小組對企業(yè)下達的任務進行及時指定完成，以完成對各項信息的重新組合。對于網(wǎng)絡規(guī)劃等基礎性工作，要及時處理，也應考慮成立屬于企業(yè)自己的網(wǎng)管中心，進一步增強系統(tǒng)安全和企業(yè)管理。

3.資金工作要準備好。ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的推廣與建設是一項改造工作，而不僅僅是一項先進技術的引進與使用。上市企業(yè)應及時把資金使用情況上報董事會，以便在實際實施過程中避免挪用企業(yè)流動資金。相關負責人應準備包括硬件資金、培訓資金、場地資金、軟件資金、顧問資金等多方面在內的資金

4.物資工作要準備好。ERP的主要辦公場所應根據(jù)實際生產布局，節(jié)約光纜光纖等昂貴價物的使用，對于場地和管線要系統(tǒng)安排，整體考慮，對于原先舊設備要進行適當處理，有價值的要繼續(xù)使用，以便降低企業(yè)生產成本。

綜上所述，企業(yè)管理層對于外在環(huán)境應該有一個清晰的認識和判斷，動態(tài)環(huán)境中的統(tǒng)一認識將有助于企業(yè)獲取更大的企業(yè)效益。因此，外在環(huán)境變化的動態(tài)大小與企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略和變化幅度呈負相關，外在環(huán)境的敵意性變化與企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略和變化幅度呈正相關。企業(yè)不同階段經(jīng)營戰(zhàn)略的制定與外在環(huán)境的匹配程度將直接影響到企業(yè)效益，有關調查數(shù)據(jù)表明，不斷調整戰(zhàn)略適應性將會提升企業(yè)的經(jīng)營效益。從經(jīng)營結構來說，為了始終保持企業(yè)內外較高的匹配系數(shù)，企業(yè)必須根據(jù)實際調查數(shù)據(jù)，制定合理的經(jīng)營措施，動態(tài)戰(zhàn)略匹配外在環(huán)境有利于企業(yè)優(yōu)化資源配置，減輕外在惡劣環(huán)境對原先制定目標實現(xiàn)可能性的沖擊。因此，企業(yè)內外適應度與績效是直接掛鉤的，并呈現(xiàn)正相關關系。

五、結語

ERP系統(tǒng)的應用一定要根據(jù)企業(yè)自身情況而定，企業(yè)應制定自身不同階段的不同目標，在資金來源有保障的情況下，一般控制在三年以下，實際應用的時間也應控制在兩年以下，第三年應該進行調整或者嘗試運行。不斷觀察運行細則是否達到原先預定的目標，尋找差距并整合意見交由高層處理改善。ERP系統(tǒng)正式應用后的后期維護費用是相對較高的，企業(yè)領導應充分考慮到這筆開銷，非必須情況則無需聘請專家團隊，應嘗試成立企業(yè)研究組，各部門信息之間相互交流和改進，對出現(xiàn)的小問題自行解決。另外，系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全和意外情況下數(shù)據(jù)恢復的情況應該引起企業(yè)部門的足夠重視，因此，必須要有完善的責任追究機制和技術防護措施來保證系統(tǒng)的正常運轉。上世紀九十年代提出ERP應用，但是，這項系統(tǒng)能否完美契合以后的發(fā)展，還需要進一步的觀察和實踐。隨著科學技術的進步，人們對于世界的認知也時刻發(fā)生著變化，但是，ERP方向肯定是作為企業(yè)未來管理的基礎方向存在。

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