如何做好檔案的管理工作

宋宇

摘 要：隨著時代的發展，各行各業對于檔案的管理工作也越來越重視了。這些檔案不僅包括企業公司內部的重要資料，還有關于來往客戶的一些信息，所以說，這些檔案的管理事關整個企業的經濟命脈。檔案管理一直存在著許多問題，由于各種各樣因素的影響，導致檔案的管理與保存存在著安全隱患。本研究主要對于如何管理好檔案的工作提出幾點建議。

關鍵詞：檔案管理；檔案收集；管理體系

隨著現代化的發展，計算機和各種軟件的應用，給予了檔案管理極大的便利。之前許多檔案都是紙質保存，那些檔案可能會由于許多人為因素或者不可抗力，導致檔案的損壞或者丟失。隨著信息化的發展，更多的檔案信息能夠得到可靠的保存，這樣一來重要檔案信息的安全性就有了保障。但是與之相對應的，許多問題也就隨之而來。檔案信息對于企業如此重要，這就需要公司企業投入更大的精力對其進行更好地管理。

一、做好檔案管理工作的重要意義

檔案不論是對于企業還是對于事業單位，都是非常重要的，因此管理工作也占有同等重要的地位。做好企業檔案管理工作是一個企業健康發展的需要，是提高企業工作效率和工作質量的必要條件。檔案是指國家機構、社會組織和個人，在社會活動中形成的有保存價值的各種文字、圖像、聲像及其他形式的原始記錄。而檔案管理工作就是檔案管理人員對各種檔案收集，征集，分類，立卷，保管，保護及開發利用等工作。做好檔案管理工作，能夠讓管理高層及時了解企業的運行狀況，以便于適時調整經營策略，以獲得最大的利益。同時還有利于社會各方準確該企業所取得的一系列成果，方便為企業與相關單位進行有益合作，也為該企業經營業績和科學發展提供了原始資料的依據，是對企業形式進行科學分析，確定其發展方向的重要參考。由此看來檔案管理工作對于促進企業經濟的健康發展，提升企業市場競爭力有著重要意義。

二、檔案工作的管理要點

1.管理高層的重視程度。對于任何工作和活動的開展，只有得到領導的認可，才能更加順利的實施。所以說，檔案管理工作只有得到領導的重視，其工作才能更加順利的進行。只有領導重視了，人員編制、檔案管理所需經費等各個方面的需求才能得到最大程度的支持與保障。在工作中所遇到的各種問題才能得到及時的解決。所以說，檔案工作人員要對其工作內容進行必要的宣傳，多跟領導溝通匯報，這樣才能使得領導重視起檔案管理工作。如果公司領導對檔案工作重視不夠，并且缺乏檔案意識，他們就會認為檔案工作可有可無，那么檔案的管理工作就難以順利開展了，同時也會打擊檔案管理人員的工作積極性，導致管理工作難以持續。

2.檔案管理體系制度逐步完善。檔案管理工作不只是檔案管理部門的事情，它需要多個部門和基層單位的密切配合，需要健全的體制與運行機制對其進行管理和約束。管理工作的進行，需要檔案部門人員積極與領導溝通，管理部門，檔案部門與基層單位及相關部門之間的職責與權限盡量明確。因檔案工作具有服務的社會性，管理的復雜性等特點，所以檔案管理要有創新及建立科學的管理機制，就應有健全與完善的工作機制來作為保證。要強化檔案行政管理部門業務指導，監督等職能，加強后續監管，促進檔案工作的科學與規范。要做好檔案庫房保存，并有專人負責管理，做好檔案的分類，做到排列整齊，檔案區域劃分合理，檔案檢索工具進一步健全，做到科學有效的管理。同時庫房管理要配備安全設施和措施，以保護檔案，絕不可輕視。管理工作中的每一個環節都不可忽視。此外必須要明確崗位責任規范，嚴明崗位職責和紀律，實行競爭機制，明確職責，做到程序嚴謹，工作有力，運轉靈活，為檔案工作的發展提供堅實有力的保障。

3.提高管理人員的自身素質。檔案管理人員自身的素質對于管理工作非常重要，會直接影響檔案管理工作的質量。為了使檔案工作人員能夠更好地完成檔案管理工作，首先要充分發揮檔案工作人員的主觀能動性，創造性，加強優秀人才的培養，提高檔案管理人員的業務水平及綜合能力，明確檔案工作的基本程序和要求。由于科學技術的高速發展，傳統的管理模式和工作方式己不能完全適應信息時代快速發展的需要，阻礙和制約了深層次檔案工作的開展。所以實現檔案信息化與數字化勢在必行。加強檔案人員對現代科技知識的學習，掌握先進的計算機技術、網絡技術以及數據通訊技術等。還要研究制定檔案工作各種規章和制度及工作流程，為檔案信息化提供基礎。檔案工作者要將學習到的新知識，新技術靈活運用到實際工作之中。此外，檔案管理人員要愛崗敬業，盡職盡責。由于不同檔案歸集的類別不同，所以檔案管理人員應加強與各部門的聯系溝通，及時與相關人員交接，避免借閱或歸檔時出錯。同時在一階段工作或年度工作結束時，檔案管理人員要積極收集所形成的各種文件材料，使檔案資料及時有效的歸置入檔。這樣才能提高整體檔案管理的效率。

4.建立檔案管理的信息化與現代化。檔案的管理工作要與時俱進，才能實現有效管理。要達到有效的管理，就要實現檔案的現代化管理。這就需要采用先進的計算機技術來實現檔案全方位多層次的智能現代化管理。尤其要運用多媒體技術，將傳統的紙質檔案轉化為文字，聲音及圖片的儲存。同時，為了提高利用率，還可以設置適當的檔案查詢系統，以達到資源共享的目的。所以，計算機及其配套設施必須要跟得上，才可滿足檔案管理現代化的基本要求。再有，應細分電子檔案管理類別為、系統環境管理、檔案密級管理、卷內目錄管理等，這樣可從機制上提高信息共享能力。然而能夠充分利用這些先進的技術還是不夠的，在利用好現有檔案這一寶貴信息資源的前提，仍需要進一步開發資源，收集與整合更多的有價值的資料，把檔案的資源開發與利用作為重點工作。作為目標工作，檔案信息量限制企業的發展，所以，定期存儲檔案內容，增加新的有價值的信息儲存，才能最大功能發揮檔案信息的價值。實現檔案的信息化與現代化，是檔案管理工作的必然趨勢。

三、結語

檔案管理工作已得到許多企業的重視，但是僅僅停留在這個層面還是不夠的，需要采取具體的措施對檔案管理進行完善，這樣才能從根本上解決檔案管理問題。此外，解決現有的管理問題并不是一勞永逸的，還是會有許多隱藏的問題存在，這些問題會隨著檔案管理工作的展開而逐漸顯現出來。這就需要檔案管理人員的時刻關注，及時察覺到問題的出現，及早解決。這樣才能使得檔案管理工作越做越好，避免失誤所造成得損失。

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