新形勢下高校基建檔案管理的思考

王浩

摘 要：隨著高校教育規模的不斷壯大，伴隨著高校基礎設施規模也在不斷壯大，這對高校的基建檔案管理的規范性、重要性提出了新的考驗。高校檔案區別于其它普通基建檔案，必須通過提高檔案管理人員素質、優化檔案管理手段，來提升高校檔案管理水平。

關鍵詞：高校；基建；檔案管理

高校基建檔案是指高等學校的基建項目從醞釀、決策到建成交付使用全過程中形成的，對學校和社會具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，是高校基建工程質量保障和責任追究的重要依據。一份好的基建檔案是學校編制發展規劃的重要依據，是做好后勤保障工作的重要指導，也是高校基建維權的重要數據。在當前高校基建工程迅速發展的新形勢下，做好高校基建檔案管理，已經成為了學校基礎設施建設的重要部分。

1 高校基建檔案管理的重要意義

1.1 是高校基建建設的重要憑證

基建檔案真正地記錄著基建工程的內容、規模、過程等重要信息，是對學校進行規劃設計和科學管理的重要依據。從基建工程的土地征用、勘察測量、規劃設計、施工合同、施工進程、監理到竣工驗收中的各種文書、圖像及數據，都被詳細地記錄到基建檔案中來，因此基建檔案管理成為了高校基建建設的重要憑證，為之后的基建工程的考察和處理問題提供了科學依據。

1.2 促進了高校基建的科學發展

高校基建檔案是校內基建工程的真實寫照，其中的資料如施工設計圖紙、工程地質資料、擴建改建資料等都可以給高校之后的基建工程提供一個參考，這大大節約了工程成本，促進了高校的基建工程的科學發展。對于那些深埋在地下的管道及隱蔽的工程來說，技術人員在基建工程勘測和施工中已經掌握了一定的數據信息，保存下來的檔案可以為之后的擴建、維修、整改等提供依據，技術人員可以準確地找到他們的位置和走向，然后進行施工，這大大提高了基建工程施工的工作效率。

1.3 是高校基建工程維權的保證

高校基建工程記錄了學校的各種基建工程施工建設到建成的全過程，是學校界定房產、地產及設備產權等各種產權的法律依據，加強好高校基建檔案管理，保存了學校各種產權依據，在一定程度上避免了不必要的產權糾紛，也有效解決了一些產權糾紛。例如，當高校基建工程建設過程中與周邊農民或者施工單位發生一些爭議問題，可以通過基建檔案這一依據去解決。

2 高校基建檔案管理過程中存在的問題

2.1 檔案管理缺乏完整及準確性

高校基建檔案具有獨立成套和專業復雜的特點。過程從工程項目的勘測、設計到施工和竣工，周期較長，涉及部門多。而檔案資料的來源涵蓋面也相當廣泛，不僅局限于校園內部，還涵蓋到各級政府部門和有關單位。正是因為基建檔案管理的復雜性，很多高校的基建檔案管理過程中容易缺乏完整性及準確性。主要表現為不積極收集檔案資料，不及時歸檔，資料中批文、研究性報告不全等。在施工過程中的一些資料檔案，因為監理人員或者承包方人員的專業素質、責任意識和人員更換等問題，導致了檔案資料的真實性、完整性嚴重不足。此外，一些基建檔案管理人員缺乏工程建設專業知識，對于基建工程項目不太了解，很難分清資料是否重要，因此在基建檔案管理中對材料沒有做到心中有數，使得檔案管理缺乏完整性及準確性。

2.2 基建檔案管理缺乏規范性

在高校基建檔案管理的過程中，存在著領導重視不夠的問題。他們往往認為工程質量大于工程檔案管理，對于檔案管理人員很少配備專業專職人員，人員流動比較頻繁，甚至存在著在崗不在職，換崗不交接的情況。這就使得很多重要資料嚴重流失，影響了正常的基建檔案管理工作。在具體的工作中，我們會發現，很多基建工程項目的資料丟失，造成了圖像與實物不符，很多資料不符合歸檔要求，如一些關鍵性的資料居然是復印件，有些資料簽章不全等等。此外，在基建檔案管理的過程中，還存在著歸檔紙張不一、字跡不清晰、涂改次數多等情況，這些都是基建檔案管理缺乏規范性的表現。

2.3 基建檔案管理技術性不強

隨著高校基建工程的不斷擴大和發展，很多高新技術被運用到基建工程設計和施工各種來，這也就要求基建檔案管理也要與時俱進，采用現代化和數字化的管理手段，以發揮基建檔案管理的重要作用。而目前，很多高校的基建檔案管理仍然沿用傳統的檔案管理方式，以紙質、膠片等一般載體歸檔及保存，檔案管理工作也僅僅局限于接收資料和保管資料，檔案管理服務也僅僅局限于等待上門查閱和借用。這種落后的檔案管理手段嚴重影響了檔案的利用率。在進行查閱的時候，查閱效率低，既浪費時間又浪費精力，借閱時借閱原件很容易造成原件的流失及破損，這些現象都遠遠不能滿足現代社會發展的需要了。

3 提高高校基建檔案管理效率的對策

3.1 更新檔案管理觀念，建立健全管理制度

提高高校基建檔案管理效率，首先要更新管理管理觀念，將基建檔案管理工作納入到學校管理中來，建立起科學的檔案管理制度，以發揮好基建檔案管理的作用。①領導要積極轉變重視工程質量、輕視檔案管理的陳舊觀念，充分發揮領導的作用，做好基建檔案的指導、協調和監督工作。由于基建檔案歸檔工程涉及部門較多，不僅要提高檔案管理員的認識，還要提高施工人員、技術人員、材料管理人員、財務管理人員、審計人員等的思想認識，調動起他們的工作積極性，將基建檔案管理工作納入到學校管理中來，才可以保證檔案管理的科學性和協調性。②要建立健全基建檔案管理的各種制度，確保基建檔案管理有規章可循，有制度可依。高校應該結合自身實際，建立專門的檔案管理組織機構，制定適合本校和基建工程特點的檔案歸檔規章制度，并在管理體制、崗位職責、檔案質量、獎懲問題、監督問題等方面做出明確規定，以提高基建檔案管理的實效。

3.2 提高管理人員素質，加強管理隊伍建設

高校的基建檔案管理工作要想提高質量，人員是關鍵。檔案的收集與整理是通過檔案管理人員來完成的，只有加強好人員隊伍建設，才能確保檔案文件的形成與整理歸檔規范，收集完整、分類科學、質量達標，才能提高基建檔案的管理水平。首先，要選拔具有專業水平，懂得檔案管理知識、工程管理知識、信息技術知識的人員作為檔案管理員，并確保管理人員的專門性，防止一人多責現象的出現。其次，要提高檔案管理參與人員的整體素質，主要包括專業素質和思想素質。基建檔案管理人員要具備良好的職業素質和業務能力，并具有較強的責任心，時刻關注基建工程的活動，主動收集資料，才能做好檔案管理工作。高校要創造和提供多種途徑提高管理人員素質，如開展技能培訓班、組織討論交流、進修學習等。最后，新形勢條件下，基建檔案管理人員要更新觀念，不斷學習現代化管理知識和技能知識，積極學習新軟件、歸檔新方法，多涉獵工程、管理、經濟、文化、信息方面的知識，促進自己的業務水平和檔案管理能力得到提高，更好地適應現代社會的發展。

3.3 明確同步歸檔、規范歸檔的要求

為了確保基建檔案管理的完整性及規范性，應該明確同步歸檔、規范歸檔的要求，讓檔案管理人員及時歸檔，并保障歸檔的質量。從基建項目的設計開始，一直到項目的竣工階段，都應該樹立檔案管理與工程項目工作同步進行的思想：在項目的立項階段，檔案管理工作就應該開始啟動；在項目的建設過程中，檔案資料的收集、整編、審定都要依次進行；在項目的竣工階段，成套系統的竣工資料必須要同時提交和保存。基建檔案管理工作具有較強的復雜性，基建檔案管理人員只有以高度負責的責任心來面對，對各個階段的檔案資料胸有成竹，對檔案材料的形成過程了如指掌，及時完整準確地收集和整編好這項資料，才能確保項目檔案資料的完整與規范。需要注意的是，在確保規范歸檔的時候，應該做到以下三點：①歸檔資料要符合要求，真實，準確，清楚，手續完備，凡是不符合要求的檔案資料都應該被淘汰掉。②竣工資料要規范齊全，圖紙不能破損和被污染，關鍵性資料必須完好無損。③檔案資料立卷要符合要求，卷內文件要合理排列，案卷編排要清楚整齊，以便日后查閱和調用。

3.4 運用現代化管理手段，提高科學化管理水平

隨著科學技術的不斷發展，信息時代給基建檔案管理工作帶來了新的發展機遇，基建檔案管理應該積極響應時代的號召，運用現代化的管理模式與方法，將計算機管理技術運用到檔案管理中來，全面提高檔案管理工作效率和工作質量。傳統的檔案管理方法落后，手段被動，高效的基建檔案管理要積極突破傳統檔案管理方法，大膽運用現代化的管理技術，充分運用信息技術優勢，提高檔案管理的主動性，將檔案管理的有效作用發揮出來。現代化的管理技術操作方便、查找快速、存儲安全，具有傳統管理技術無法比擬的優點。高校應該充分運用自身信息技術的優勢，運用計算機網絡平臺，打造信息化、數字化的檔案管理發展道路。例如，高校可以建立計算機數據庫的檔案管理系統，讓檔案管理系統化、數字化，方便檔案的整理與調用，通過建立相應的配套設施，配備電子數據檔案信息，實行基建檔案網絡遠程傳輸、查閱、收集與保管，既節約了人力物力資源，又節約了財力資源，還促使基建檔案管理逐漸規范化和有序化。

總之，高校基建檔案管理對于高校基建工程的發展及高校的長遠可持續發展具有不可忽視的作用。高校要充分認識到基建工程發展的獨立成套、專業復雜、來源廣泛、實用性等特點，在高校基建檔案管理中提高檔案管理的思想認識，建立健全檔案管理制度，提高檔案管理人員素質，加強檔案管理隊伍建設，強化歸檔的規范化和同步性，運用現代化管理手段，使基建檔案管理朝著科學化、規范化、系統化的方向發展，以發揮基建檔案管理的重要作用。

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