淺析新形勢下縣級供電企業物資管理審計

摘要：從內部審計防范風險的角度出發，通過剖析在當前物資管理集約化的新形勢下，物資管理的現狀以及存在的問題，分別從物資管理制度建設、物資需求計劃、物資采購與監督管理、物資設備運維及質量管控、倉儲配送、廢舊物資以及集體企業物資管理等七個方面，分析目前縣級供電企業物資管理審計需要重點關注的內容。以查找物資管理的薄弱環節，防范物資管理風險，推進縣級供電企業規范管理，進一步提升公司依法治企水平。

關鍵詞：供電企業；物資管理；審計

作者簡介：王欣欣（1975-），女，山東德州人，國網山東省電力公司德州供電公司，經濟師。（山東 德州 253008）

中圖分類號：F274 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2014）06-0220-02

物資是企業的核心資源之一，也是內部審計監督的重要對象。與供電企業其他專業管理相比，物資管理業務流程鏈條長，涉及的業務部門多，這也是物資管理的癥結所在。而在對縣級供電公司的內部審計中，無論是常規的任期經濟責任審計或資產經營審計，還是根據特殊需求開展的專項審計調查或其他風險管理審計，物資管理始終都是審計關注的重點對象。本文結合內部審計工作實際，剖析在當前物資管理集約化形勢下物資管理的現狀，并從內部審計防范風險的角度出發，分析物資管理的審計要點。

一、縣級供電企業物資管理存在的問題

隨著企業內外部環境的不斷變化，網、省電力公司對精細化管理要求的不斷深入，以及ERP系統物資模塊的上線運行，縱向比較而言，近幾年縣級供電公司物資管理水平有了較大幅度的提高。但由于在計劃經濟體制下形成的不良傳統和習慣，以及相對落后、簡單的管理方法和手段形成的種種潛在和遺留問題，仍然是當前物資管理亟待解決的問題。尤其是近年來隨著電網資金投入日益增加，對電力物資的技術含量、質量及供貨方式都提出來了新的要求，也對企業物資管理提出了更高的標準和要求。但與此不相適應的是，縣級供電企業物資管理普遍存在管理薄弱的問題，具體表現在：物資管理模式不統一，管理水平參差不齊；管理機構及內部控制較為健全，但職能不明確；標準不統一，流程不規范，信息不共享；一般管理人員精細化意識不強，管理粗放，手段落后，執行力差，導致物資管控力度弱化，管理效率和運行效益低下，系統資源得不到優化配置等。

1.物資需求計劃方面

隨著國家電網公司“兩級招標”體制采購模式的日趨成熟和完善，市縣供電公司自行采購物資的范圍越來越小，物資采購方面的風險也相對減小。但物資需求計劃編制的預見性和準確性不夠帶來的弊端日益明顯。如：一些物資未能預先做出計劃，造成為完成工作必須應急采購或越級采購；部分工程采購的物資多年未使用，造成庫存積壓或合同履約困難；對上級計劃了解不深，批次計劃多次超出申報范圍；由于物資計劃報送不準確，造成工程在計劃竣工周期內，ERP系統中物資數量、金額無法確定，影響工程決算速度，部分項目在工程送達審計時，仍然不能提供準確的設備材料具體發生額。

2.物資標準化管理方面

部分單位對物資采購標準和技術標準的應用還不夠熟悉或存在抵觸情緒，與落實物資標準化建設要求不相適應，經常出現非標現象。標準化技術規范書編制水平不高，需多次審核才能通過，影響審核、上報進度。

3.物資信息化管理方面

ERP線內、線外流程各縣不一，與業務同步操作性差，事后補錄現象十分嚴重，物資管理人員的技能水平也不能滿足ERP等管理的要求。

4.物資合同管理方面

部分縣公司合同簽訂數額與中標通知書相差較大，甚至出現供應商更換現象。

5.物資倉儲配送方面

倉庫陳舊，倉儲管理較為粗放，倉庫庫存能力弱。配送主要依賴供應商，幾乎無自我配送能力和途徑，一旦遇到緊急情況，應急物資準確及時投放的能力無法保障。受倉庫庫容等現狀影響，某些縣公司為節約材料二次運輸、轉場資金，對購自關聯公司及當地供應商的物資辦理虛擬入庫現象較多，造成物資賬實不符。甚至有的大量物資存放基層，基層又存在管理粗放不規范，其整體管理情況值得探究。物資采購到貨未嚴格執行“三方”驗收制度，而是由物資和生產部門對到貨產品進行抽檢。針對物資設備運行、使用過程中出現的問題，項目部門不能準確地逐級反映。基層供電所普遍存在賬實不符，甚至有物無帳的現象。

6.廢舊物資管理方面

由于受實際倉庫條件限制，廢舊物資收繳后基本存放于各供電所倉庫或院內，廢舊物資競價處置后，由物資部門和供應商統一到現場回收。廢舊物資回收存在工程項目部門提供的應回收清單與實際回收物資不符的現象，應收未收情況時有發生。由于廢舊物資處理業務流程不健全，領用、收回、處理缺乏監督，有領無繳、欲交無收、處理隨意等現象較普遍。

7.集體企業物資管理

在縣公司層面，集體企業物資管理與物流服務中心是一個機構，兩塊牌子，物資采購制度按照主業物資采購程序、模式進行操作。

據此，提高縣級供電企業物資管理水平，進一步防范物資管理風險刻不容緩。

二、新形勢下物資審計的要點

實行物資集約化管理是解決傳統物資管理效率低的必由之路，而市縣供電企業是國家電網公司推進物資集約化管理、建設一體化物流供應鏈的重要組成部分。同時，地市公司要對縣級供電企業的物資管理制度建設、物資采購管理、倉儲配送管理、廢舊物資管理等工作進行指導、檢查和考核。作為內部監督機構的內部審計必然要對物資管理的全過程進行監督檢查。筆者認為，針對縣級供電企業物資管理存在的問題，內部審計在開展物資審計時應重點關注以下幾個方面：

1.物資管理體制的建立與制度健全方面需重點關注的問題

（1）物資管理體系及組織機構建立健全情況：層級是否清晰，流程是否具體完整，分工與職責是否明確，運行是否高效順暢。

（2）現有的管理制度是否存在漏洞或盲區，是否導致潛在的管理風險。

（3）物資管理制度和工作機制的健全完善情況：工作標準是否明確，是否建立相應的績效考核機制和責任追究制度。

2.物資需求計劃管理方面需重點關注的問題

（1）大修、技改和農網完善工程制度標準與審批流程的執行情況，是否發生虛列、挪用項目資金，或擅自變更、置換項目等影響投資、造成企業損失的行為。

（2）物資需求單位報送計劃是否及時、準確，需求計劃管理執行是否嚴格，是否發生計劃外私自采購，或以肢解項目、不當理由等方式規避采購等違規違紀行為。

3.物資采購及監督管理方面需重點關注的問題

（1）是否發生規避采購、虛假采購、串通采購、排斥潛在供應商等行為。

（2）供應商準入、推薦、評價和淘汰機制建立及執行情況，評審專家、物資管理及采購工作人員履行職責情況，是否發生收受賄賂、謀取不正當利益等違規違紀行為。

（3）采購方案是否公正合理，審批手續、過程資料是否規范齊全，物資采購工作紀律和廉政承諾書制度是否執行到位。是否發生以明顯高于市場價直接采購、價外加價收取回扣私設“小金庫”等違紀違法問題。

（4）物資采購合同簽訂管理規范，是否發生擅自變更采購結果等實質性內容，以及合同履行不力等行為。

4.物資設備運維及質量管控方面需重點關注的問題

（1）物資采購到貨是否嚴格執行“三方”驗收制度，管理制度和工作機制建立及執行是否能確保新設備，“零缺陷”投產，是否發生違反合同偷換材質、變更關鍵技術參數以及審驗不嚴等行為。

（2）項目管理部門是否客觀、準確地向物資部門反饋物資設備運行、使用過程中出現的問題，物資部門是否及時進行整改和采取懲戒措施。

（3）設備運行、退役及在庫的物資設備臺帳、資產卡片等技術資料是否完整，設備實物管理是否混亂、賬實是否一致。

5.物資倉儲管理方面需重點關注的問題

通過查閱各級倉儲管理機制、制度建設和庫房、人員配備等有關資料，對管理體制、必備設施的完備性和計劃的真實性進行評價；對倉儲現場進行檢查，對倉儲管理的規范性和賬物的一致性進行評價。

（1）物資出入庫流程是否健全、明晰，崗位是否分離，執行是否到位，流程記錄單證是否齊全；是否嚴格按合同及配送單驗收貨物，是否存在代管代存物資及虛擬入庫現象。

（2）工程驗收是否到位，采用將工程決算書物資耗用情況與工程現場核對方式審查工程物資領用情況，關注領用數量與實際使用數量是否一致、規格型號是否一致以及剩余物料退庫處理情況。

（3）物資庫存賬、卡、物是否相符，是否實行統一調撥、統一利庫，加快物資周轉，有無混存混用現象。是否定期進行物資盤存，有無因趕工期而物資計劃上報程序未流轉結束直接從倉庫借用材料，或因工程項目時間發生變化而出現工程互相挪用材料等造成領用物資與項目現場安裝物資規格型號不符現象。

6.廢舊物資管理情況方面需重點關注的問題

（1）廢舊物資內控管理體系是否完善，運行是否順暢有效，監督機制是否健全。

（2）廢舊物資管理制度是否完備，管理流程是否科學合理。

（3）資產實物報廢是否嚴格執行利舊鑒定及審批程序，相關責任部門編制填列廢舊物資回收清單，廢舊物資能否全部及時回收，是否存在應收未收、擅自截流處理廢舊物資，處理庫存物資產生的貨幣資金是否及時全額上繳本單位財務部門，是否存在私自截留、私設“小金庫”等違紀違法行為。

（4）廢舊物資回收移交、設備利舊續用是否辦理調撥或入庫手續，財務資產管理程序履行情況。

（5）是否建立完善廢舊物資管理及出入庫臺帳，并分類劃區存放，定期盤點核對，是否發生廢舊物資與設備材料混放、賬務不符等問題；在對改造擴建、大修技改等工程下達項目時，是否同時下達了工程應回收廢舊物資的品名和數量。

（6）廢舊物資出售是否遵循“公開、公平、公正和誠實信用”的原則，實行公開拍賣或集中競價方式進行變現處置。是否發生處置過程不規范、移交監督不到位、內外勾結謀取私利等問題。

（7）集中處置程序是否合規，二次利用使用單位是否辦理留用手續，變賣處理是否履行審批手續，是否采用競價出售等方式處置。

7.集體企業物資管理方面需重點關注的問題

（1）集體企業有無完善的物資采購領導機制和監督機制。

（2）物資采購制度是否健全、完善，程序是否規范。

（3）集體企業是否按省市公司規定采購，資料是否完整，有無監督記錄或會議記錄。

通過以上各關鍵控制環節的審計與檢查，查找縣供電公司物資管理的薄弱環節，促進縣級供電公司在物資管理方面建章立制、規范管理，防控風險。同時，良好的物資管理也能促進企業低成本采購，減少庫存與資金占用，加快資金周轉，保證生產及時供應，從而順利實現企業的經營目標。

（責任編輯：孫晴）